为什么把事情有效率地办妥还是如此困难呢?快来看看七个颠覆工作方法的观念,成为效率高手。

womany 编按:
你有这样的感觉吗?从一早进到公司,没完成几件事情,就要下班了!不管再怎么努力,待办清单上面永远有满满的工作,等着被完成,要提升生产力,必须先解决你的盲点,快来看看七个颠覆你工作方法的观念,让你可以每天准时下班,成为效率高手。(延伸阅读:11个有效提升工作效率的方法


提升生产力的App与工具何其多,看 Evernote、Mailbox、Remember the Milk、Any.do、Time Recording 等 app 的火热程度就知道提升生产力是人们亟欲到达的目标。

坊间有那么多提升生产力的书籍和工具,但为什么把事情有效率地办妥还是如此困难呢?许多人每天开始工作前,脑海中便规划好今日的待办事项:回覆完所有重要邮件、准备会议资料、完成至少 5 件待办事项。叮咚!下班时间到,预先规画的事项没有一件完成,您想着......这虚晃的 8 小时公司还要付我薪水。(同场加映:【现场直击】女人迷沙龙——她和他说说:善用小工具,提升大效率

问题不再于这些工具本身,很有可能是您使用的方式错误。下面七项为缺乏工作效率的通病。

1. 完成今日所有待办事项


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像 Remember the Milk 这般的 app 鼓励今日事今日毕,然而, Marissa Mayer 去年在 Saleforce.com 演讲中即强调:完成所有每日待办事项,恐怕是缺乏生产力的征兆(这也意味着您很有可能仅仅在享受完成事情的成就感)。真正高产能的人会排出事情的优先顺序,先将不重要的事情放一旁,高产能的人不是完成专家(completists)──他们是生产专家(productivists)。(延伸阅读:早上3小时完成一天工作,超效率工作速成法

2. 回覆每通电话


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有许多人每通电话都接,有一位经营保险代理的朋友告诉我他的理论:让电话进语音信箱就等同是告诉顾客说他/她没有那么重要。打电话的人希望接电话的是真人。这在某些情况也许很有效率──尤其是您专门处理业务订单的话。但这个理论极度缺乏效率。事实上,研究早已指出专注处理当下工作比分心多工更有效率。一通电话在大多数情况中都是干扰,打断原本的工作──这意味着您突然同时处理许多事情,而处理速度也会减慢。完成您的工作,接着回电。(原来如此:一定要学起来的工作心法:戒掉“马上处理”的习惯

3. 遵行“一次完成”原则

很多年前我学到一个工作技巧。显然当在管理文件、电子邮件、社群网站时,当一接触到事件就马上处理是否最有效率的方法。若某人递给您一份合约,最好就是在送到您手上时当场签名。否则,收到文件、归档、签名再送回去这个过程所花费的时间将会更多。但这个原则总是对的吗?在邮件与社交动态的处理上,我并不总是一次完成。事实上,我很少这么做。大部分从社群网站进来的讯息都不重要──大部分的文件,通常也都不重要。

更多你不知道的颠覆观念,下一页

 

 

4. 视沟通为“单行道”


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这是很严重的问题。您总是在想为什么任何事都无法处理好,或是为什么没办法激发他人的工作动机。这个问题的原因,很有可能出于您自己。在大多数情况中,糟糕的沟通都源自于一个不断说话的人,如果不倾听,就不能真正理解他人的需求。更糟的是,一个沟通单行道,也意味着他人将不倾向给予您协助。多一些倾听,您可能会增加一个帮助提高工作产能的盟军。(延伸阅读:“做事不难,做人比较难”职场必备的公关沟通术!

5. 避开所有干扰


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上面我曾提到,为什么每通电话都接会损害产能,因为您尚未完成手边的工作就被打断。然而,遵行严格避开所有干扰的原则同样缺乏效率。为什么呢?表面上看起来是打断工作的干扰,有时也可以成为大脑的能量。当您完成一个任务,接着──碰!──某着人来到您的办公室。谈话过后,那些您静的片刻将激发新的点子,同时,高产能也代表着,让“干扰”引导您到达一个全新、更好的工作方向。您只要确保有筛选过这些事情,并只允许那些能帮助您工作的事情打断您。(你不知道的事:六个名人告诉你:分心激发创造力

6. 为使事情成功,您事必躬亲

没有效率的人通常会寻求经手的每一件事情成功。Adam Grant 的书 《Give and Take: A Revolutionary Apporach to Success》 指出,若管理者总是涉入每一件工作会毫无效率,因为您没有认知到,在使个人成功的途中其他人所应该扮演的角色。高产能的人会将精力摆在如何使团队成功;而将自己缩小到整个团队合作的一环而已。高产能是团队集体都高产能运作之下的产物。(同场加映:主管别做员工的保姆!好的领导从相信开始

7. 整个心思都放在“达到高产能”


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是的,这一条很讽刺。您着重在高产能的精力越多,您就越没有效率。以我担任作家的工作为例,我通常会思考的目标即是:尽可能越有效率越好。在着重在我自身效率以及办妥待办事项的过程中,我早早就完成任务,不过这是在我尚未取得足够资讯的情况下;这样窄小的视野使我看不见故事全貌。在许多情况中,不要过于聚焦生产力,而是弹性地将思考焦点放在与同事间的人际关系、公司的目标与愿景,甚或准时回家吃晚餐......等等,都是能提高产能的方法。当以越全观的视野思考,最终,您将会掌握对工作真正重要的观点。(偷偷告诉你:别再燃烧你的小宇宙了!