在职场上特别重要的一件事,就是“学会把事情说清楚”。不论你是刚进公司畏畏缩缩的菜鸟,还是已经开始进入领导阶层的老鸟,有些话你就该说清楚!当你的语意没有完整被表达的时候,就很容易产生误解或是没有确实传达的沟通障碍。一起来学学“说出背后的原因”吧!(让你更加闪闪发光:CEO 专栏:身为一个领导者,最重要的特质是?

大部份主管都只记得下指令,却忘了告诉部属“为什么”。

“不过是装订资料把顺序弄反,老板就把我骂得狗血淋头!”、“才报到两天就丢来这么大的案子,是看菜鸟好欺负吗?”浏览 PTT 职场版,诉说新鲜人委屈的讨论串,几乎随处可见。尽管故事各有不同,重点却都指向同一件事──觉得遭受不合理的待遇。

“合理的要求叫训练,不合理的要求叫磨练”这句话,对五、六年级生无比熟悉,但要在新世代身上复制,可难上加难。最常见的状况是,“训练”、“磨练”搞不清楚,“合理”、“不合理”间认知有落差,结果不是双方沟通频生障碍,就是最后新人悻悻求去。(撑久了就是你的:在伦敦的地狱厨房磨练,以所有熬过来的厨师为荣

3种磨练最易引起新人抱怨

什么样的要求,常被新人认为是“不合理的磨练”?状况可略分为下列3种:

  1. 小事:如维持桌面整洁、文件装订须在同一侧、影印时边缘不可出现阴影……明明都是鸡毛蒜皮,老板到底在意什么?
  2. 不断重复的事:一份5页的企画案,可以反覆修改10几次才过关。老板是故意整人吗?
  3. 不简单的事:突然被交付意料之外的重要任务。

从年轻人的角度理解,确实容易觉得不合理,但主管之所以这么做,背后当然有理由。问题是,大部份主管都只记得下指令,却忘了告诉部属“为什么”。(沟通从说出来开始:一流人才的说话方式:“面对面”是沟通的第一步

下指令后,记得告诉员工“为什么”

知名彩妆师游丝棋,自己也曾是“被磨练”的过来人。她的第一份工作是服装目录造型助理,平均每天得拍完200~300套衣服,工时动辄20个小时起跳,被老鸟呼来唤去甚至欺负,更是家常便饭。

然而,在完成繁琐工作的同时,她留心观察摄影、服装、模特儿等各种“看似与自己无关”的细节,果然让成长速度远快于同侪,半年后即转型为自由接案。2007年成立雅德尔造型公司后,又多了老板的身分,开始带领团队,指导新进彩妆师。


(图片来源:来源

“彩妆这行总给人光鲜亮丽的印象,很多人进来后,马上觉得想像跟现实落差太多,”游丝棋坦言,自己就遇过自称满腔热情、拼命拜托才终于入行的小朋友,不到2星期就跑掉了。如何避免类似状况一再发生?她的答案是──完整而诚实的沟通。

初期沟通会发生在入行前。由于彩妆工作技术含量极高,势必得经过长时间练习,才有机会“出师”。每当新人报到,她一定如实描述这份工作最辛苦的面向,包括压力大、工时长、休假不定时等等,更鼓励家长一块来旁听,“不要让他们直到上工那天,才了解真实世界的样子。”

正式成为团队一员后,随着训练展开,沟通重点就变成“为什么要这样做”。游丝棋分析,年轻人并非不愿承担责任,只是相对缺乏耐心,面对任何指令,都想知道背后目的。

她举例,若要求新人主动和顾客沟通,不妨加一句“因为彩妆不只讲究技术,能听懂客人的需求,对以后独当一面更有帮助!”简单一句话,内容即涵盖2个层次:为什么要求你做这件事,以及做完它能带给你什么价值。(推荐给你:为什么做热爱的工作还是不快乐?在工作找到自我实现的价值

一对一密集交流,有助掌握新人工作状况

保圣那管理顾问公司总经理许书扬也给主管同样的建议。他指出,一般企业的绩效考核多为每年1~2次,但如果手边正带领新人,在到职前半年期间,最好每周都拨出一段短短的时间,与他进行一对一的“辟室密谈”,半年后再调整为每月一谈。频率密集的私下谈话,目的在于“随时掌握对方工作上的困扰,并导正缺失”。


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若主管自己已经忙得分身乏术,根本腾不出空来,云朗观光集团采用的“以同辈教导同辈”,也值得参考。举凡在云朗服务满一年的优秀员工,都能获选参与为期3天的“训练训练员”课程,并在结训后成为小团队领导。之后,更可自己设计教案,同时以“平辈”和“过来人”之姿训练新人。当双方拥有同样的世代语言,沟通起来更加事半功倍。

“磨练”的出发点,应该是让新人快速成长、学习承担责任并提升技能。身为主管,如果因一时疏忽,省略了最重要的环节而让美意付诸流水,甚至让尚未琢磨的原石来不及成为美钻,不是太可惜了吗?