Womany 编按:
为了明天要举行的英语会议,妳心中还是揣揣不安吗?先看看我们帮你准备的几个小祕诀吧!我们会陪你从会议的开始前准备,一路到最后要完成记录为止。所以,亲爱的,不要再害怕了,开心带着我们一起迈向明天的挑战吧!(推荐阅读:做甜点也能学英文!简单五步骤做出可爱拉拉熊松饼


你是不是也有过这样的经验,跟外国老板或外国客户开会时,发现自己的英文程度不够好,但还是得硬着头皮写英文会议纪录呢?其实,写好英文会议记录,只要掌握以下几个技巧,可以轻松完成,也让你的老板刮目相看喔!(舒缓紧张感:《暖活》帮助腹部放松温暖的呼吸法

会议记录 minutes

首先,会议的英文这个单字该怎么说? 会议记录的英文写法是:meeting minutes/minutes of meeting。但是很多老外会直接用 minutes,当老外说 Do you take minutes, please ?意思是请你帮忙写会议记录。(另外,如果你是简报者:掌握五大原则,做出吸睛简报

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会议开始前

会议开始之前,多半会先追踪上一次的会议纪录内容是否有如期完成,这时候你可以说: To begin, let's quickly go over the minutes from our last meeting. (本次会议开始前,我们先检视上次的会议内容。)(抛开害羞的好方法可以参考:抛开“不懂”的羞耻心,练习厚脸皮学习

会议记录重点

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开会的目的就是为了进行讨论及取得结论,因此进行会议记录的成员必须注意下列几个一定要写的地方: 

  1. discussion/topics:讨论事项与会议主题
  2. resolution:决议事项。
  3. actions by whom:列出谁应该负责哪一件事
  4. bullet points:摘要式的重点记录,内容要简洁清楚。

(小提醒:在会议上通过决议的固定说法是 resolution,这个字和“决心”有关,不可以用 conclusion 或 decision 这两个字,意思不太相同。

会议记录须包含内容

在一篇英文会议记录中,应包含的内容及顺序如下: 

  1. Date:开会日期。
  2. scheduled starting time:预计开始时间。
  3. actions by whom:每一件会议上讨论的事情都应该列出负责人。
  4. bullet points:摘要式的重点记录,内容要简洁清楚。
  5. place:开会地点。
  6. minutes:会议纪录。
  7. present:出席者:或是用members in attendance。
  8. apologies:无法出席或者请假者。也可以说Absent with apologies或用regrets,但不要说"take leave" (请假)。
  9. discussion/ topics:讨论主题。此项目视会议情况也可用announcements报告事项。
  10. resolution:(针对上述讨论主题) 通过的决议。
  11. date of next meeting:下次会议日。
  12. approval of previous meeting minutes:请大家确认上次的会议记录内容。

相关范例:

  • CEO recommends: The organization stays where in the current location over the winter if not being able to find new facility by the end of this month.(营运长建议:月底前找不到新设施,本季继续待在公司原址。)
  • Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 6/20.(员工需在周五前缴交报告。准备6/20的记者会。)
  • After discussion, members agreed.(讨论后,全体出席者同意。)

 

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文章来源:巨匠美语