一次做很多事情可能会让你觉得自己像女超人般的神勇,不过先别急着称赞自己,最近美国犹他州立大学有个研究指出:那些习惯一次做很多事情的多工人,工作的产出远小于一次只专注做一件事的人。更令人沮丧的是,那些习惯多工觉得在每个工作之间转换游刃有余,坚信这样可以有更多产出的人们,常常高估了自己的能力!

在这个报告,研究人员询问了 310 位学生关于他们的多工能力,然后给他们一些测验去证明自己的看法,像是在他们记忆单字的同时问他们简单的数学问题。尽管有超过 70% 的参与者坚信自己有超乎平均值的多工技巧,但事实却是习惯专注在单一任务的学生测验分数会高于那些注意力被分散的参与者。(推荐阅读:早上3小时完成一天工作,超效率工作速成法

谈到对于专注力的看法,这研究的共同作者 David Sanbonmatsu 博士这么说:

假如我们没有一个明确的目标,将会有太多不相干的杂事让真正重要的事情失焦。

想要除掉想要多工的心态?用下面这些方法或许可以帮助你专心完成任务清单:

1. 关掉干扰

你的手机铃声,Email 的提醒视窗,What's app 或是 Line 的即时通讯软体的提醒,全都会干扰你专心工作,《What to Do When There’s Too Much to Do》的作者 Laura Stark 建议,只将提醒的干扰源留给真正重要的人,例如你的直属主管或老板(不包括你的男朋友)

2. 注意截止期限

你的老板可能一次就丢了五个不同的任务给你,不过你并不需要一次解决它们,人们倾向于选择自己喜欢做的有兴趣的任务先开始做,不过这是不好的习惯,拿到任务首先必须认清它们相对的重要程度,按照轻重缓急做个排序,如果不知道任务的死线是什么时候,接到任务时请马上问清楚!

3. 瞭解自己什么时候最有工作效率

你是早起的鸟儿还是习惯在夜深人静时思考人生最重要的事?你绝对不会想要在你脑袋乱成一团酱糊无法思考的时候去处理复杂的任务,瞭解什么时候的你最有活力,然后把需要耗掉许多能量的任务或最难缠的问题留在那个时候”Stark 这么说。并且把一些不需要脑力的小任务留给像通勤这种零碎的时间!

4. 当责,面对清单上的每项任务

在每晚工作之后,写下隔天你必须完成的主要目标,明确写下每个任务所需完成的步骤,并在完成时做注记,持续每天追踪清单的变化,这样你就知道哪一类型的任务必须排在前面先完成。工欲善其事,必先利其器,下载像 Clear 这类直观简单的 GTD 工具(手机和电脑都可以下载的云端同步服务),帮助你清楚知道还有哪些是未完成!而且看到完成的事项被划掉也可以带给你成就感呢。(推荐阅读:womany 营运秘技公开:必备辅助系统应用与专案管理工具

5. 任务缓冲区暂时记下任何想法

每个人都有无法做事的时候,会被其他的外在因素所影响变得心烦意乱,这时候最好的解决办法便是把想到的事都记在笔记本上(或是 Clear 这类 app 的其中一项清单),然后马上回到刚刚的任务上,一旦完成了眼前的任务,便可以将注意力放在刚刚新的任务或新的想法上。(同样的,网路资讯这么发达,如果你的工作必须开上网路在上面浏览,那么或许你也应该使用 Read it later 这类工具)

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