分“日常”和“特别”两种整理方式

东西多到满出来的人从“特别整理”开始

我们之前说的整理,实际作业时可分两种。

日常整理:每天做,保持整理状态

特别整理:东西多到满出来时才整理

对于现在东西已经多到满出来的人,首先需要“特别整理”。同时,一旦整理过后东西增加,或工作内容与环境改变的话,必须重新整理。

但过一阵子后,你就只需要日常整理了。同时,由于已经掌握“创造余裕”与“就定位”两大重点,日常整理变得非常简单,并不需要花费太多时间。

建议使用“分区整理法”

这里虽然介绍的是特别整理法,不过就工作效率而言,能一鼓作气的把四周环境整理好,当然最为理想。比如把抽屉里的东西都拿出来,把资料集中到某个地方排好。

这么做虽然花时间,却可以依照你对整理的构想进行。

只不过,办公室除了大扫除日,要进行大规模的作业,实际执行起来有困难。而且,整理只是你诸多的工作之一,花一整天整理,恐怕也无法获得其他同事的谅解吧。

这里建议你分“区”整理。也就是两个特别整理。

全部整理:全部一次搞定

分区整理:把四周环境分出几个区域,再依照区域来整理

坚持全部整理的话,要等整理的时机,非常不容易。除了大扫除日,可能一连几个月都在无法整理的环境工作,这样的效率可说是最糟的!

相对的,分区整理不必选时间,而且一次只要整理一小块区域。比如一天花一个小时整理,每周整理两三次,就可以完成。

全部整理完后,你就只需要做日常整理来维持了。

 

分区整理时的重点在于文具、资料不要用种类来分类。如前所述,那种“分类”法,效率最差。

与其思考分类,不如思考“如何使用”每个区域,然后按区域别进行整理。整理前先做出设计图,思考基本设计。

如此,你便不必拘泥于“大扫除日”或“有没有空”,明天就可以依照你的构想,分区整理了。

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