这篇找了一个 Mr.“亚伯特”来表演给大家看:番茄钟的设定流程,与不小心被打断的话,要怎么办?

本篇第一集:风靡职场的“番茄工作法”,简单步骤跟着做

本篇第二集:容易分神、工作效率差?番茄工作法五秘诀公开

基于数个理由,你绝对不该低估时间表的重要性:

1. 设下期限

期限有助于好好工作,全力以赴,力求在时限前完工,就如番茄钟的钟响(前提是我们真正体认到期限不得违背)。

2. 分隔工作时间与休息时间

休息时间最好是拿来做非工作事项或临时事项,如同燃料的作用,替头脑加油。

若无休息时间,创意、热情与好奇心会下降,人会愈趋疲乏没劲。就像若无汽油,引擎无法运转。

3. 供我们衡量工作成果

写下今日工作表之后,目标就是在期限内尽力做好。如果工作无法如期完成,就设法了解问题所在。而且我们还得到一个宝贵资讯:这一天完成了几个番茄钟。

番茄工作法的重点不是浪费了多少时间,而是达成了多少番茄钟。隔天你要记取数目,衡量当天有几个番茄钟,再依个数填入待做事项。

谈到时间表,最大的问题是不够重视,未加妥善遵守。

假设现在是下午 3:00,你进度落后,不如预期,所以跟自己说:“今晚我加个班来弥补。”

你既逞强又愧疚,结果今晚效率不彰,然后明晚效率不彰,后天晚上继续不彰。愈是一再延误,整体成果愈差。罪恶感像雪球愈滚愈大,但为什么?亡羊补牢不行吗?难道加班无法减轻罪恶感吗?

其实,这容易陷入恶性循环:时程打破,疲惫堆积,效能下降,之后的期限继续耽误。

重点在于,妥切的时间表必须好好遵守。时间表有各个时段,安排各种事项,善加遵守意谓着摆脱“再 5 分钟就好”的症头。

期限一到,就像番茄钟一响,所有动作就此暂停。无论番茄钟还有多少时间,你务必遵守一条基本原则:时间表永远高于番茄钟。另外,妥切的时间表得包括休息时间。

高效诀窍

如果重要事情的期限到了,你却还没做好,不得不赶工,这时,可以把加班时间加进时间表,以暂时刺激工作效率。

一般来说,为了避免上述恶性循环,获致正向结果,加班不该超过连续 5 天。你替这期间另订特例时间表,并预留一段恢复期,用来因应必不可免的效率下降。


图片|PIXTA

理想状况的例子:

我们以“上午 8:30 至下午 1:00”和“下午 2:00 至 5:30”两个时段的时间表为例。

现在是 8:30,亚伯特设定今天的第 1 个番茄钟,准备从头到尾回顾昨天做的事,迅速浏览事项盘点表,填进今日工作表,而工作表上会包括这个设定计画的时段。

此外,亚伯特也用这个番茄钟时段检视办公桌上的东西是否就定位,顺手整理。当番茄钟响起,划记“×”,休息一下。

下一个番茄钟开始:第 1 个正式开工的番茄钟。再来 2 个番茄钟也拿来处理同一事项。整组 4 个番茄钟结束,进行一次较长的休息。

亚伯特虽想继续工作,但接下来的工作负担满重,所以他决定休息久一点,不是休息最低时数的 15 分钟,而是休息 20 分钟。

接着,他设定新的番茄钟,一连完成整组 4 个番茄钟,然后查看手表,现在是 12:53,时间刚好够再次整理桌面,把需要归档的资料搁在一边,检查今日工作表是否清楚填妥,然后再去吃午餐。下午 2:00,亚伯特在办公桌就位,设定番茄钟,重新展开工作。在各番茄钟之间,他没做多少休息。

然而,4 个番茄钟之后,亚伯特开始疲惫,想好好休息,于是出去散步,尽量斩断工作的事。

30 分钟后,亚伯特设定新的番茄钟。钟响,划记“×”,休息一下。他把最后一个番茄钟用来回顾今天,填纪录表,注明待改进处,划记明天的工作表,整理办公桌。

番茄钟响,短暂休息,查看手表,时间是下午 5:27。他整理四散的纸张,排好盘点表。下午 5:30,自由时间开始

有关这个例子,在此提出两点:

1. 时间绝少能都用来工作/读书

依总时间 8 小时来说,2 个番茄钟用来处理组织事项(1 小时),12 个番茄钟(6 小时)用来工作或读书。

2. 基于番茄工作法,流逝的时间并非第一重点

除非有干扰未妥善处理,否则在上午或下午结束之际,只须看完成了几个番茄钟即可。时间表由各组番茄钟巩固。几分几秒不重要,重点是按番茄钟工作与休息。

遭到打断的例子:

假设前述例子第 2 组里的第 2 个番茄钟被干扰。

亚伯特工作中断,无法继续。这种事可能发生,番茄钟面临作废。最后,亚伯特终于能再度回头工作,查看时间,中午 12:20。

他花一点时间重新规划其余时间,现在,只剩 1 个番茄钟。不过,他仍决定先短暂休息再重新开工,设法趁机集中精神,等准备就绪,才动手设定,展开这组里的第 2 个番茄钟(上一个中断了)。

下午,在第 3 个番茄钟结束之际,亚伯特觉得需要不只 3 至 5 分钟的休息,决定散步半小时,在出去前,迅速调整现在这组番茄钟,原本剩 2 个番茄钟,改为 1 个处理组织事项的番茄钟,届时若有额外时间,再拿来整理桌面和查看信箱。下午 4:47,亚伯特散完步回来,设定番茄钟,钟响,划记“×”,休息一下,自由时间开始。

让时间表更完善

一个工作日包含数个番茄钟,如何安排才能发挥最大效能?完善的工作计画来自持续观察检讨,目标是尽量使事项一个接一个完成。

如果有一整天能读书,起先时间表可能订为“上午 8:30 至中午 12:30”和“下午 1:30 至 5:30”两大时段,上午有两组各 4 个和 3 个番茄钟,下午也有两组各 4 个和 3 个番茄钟。

各组番茄钟决定休息时间。各组里的番茄钟甚至能进一步做安排。

比方说,你可以用第 1 组里的首个番茄钟替当天做规划,之后 3 个番茄钟研读新科目;下一组的前两个番茄钟继续研读,最后一个番茄钟用来看电子邮件和听语音信箱,若需要打给同学也是用这时段;

第 3 组的第 1 个番茄钟用来回顾上午,再来 3 个番茄钟用来读书,这安排能有效处理上午冒出的干扰;第 4 组的前两个番茄钟,用来复习今天与前几天的所学,至于今天最后一个番茄钟用来追踪与分析资料。

这个读书计画的基本假设在于,早上的效率通常较好,刚用完午餐则效率不彰。这假设显属主观。

为什么我们要检视最初的时间表?原因是我们能了解成效,追踪每天的各个番茄钟与表现,从而明白哪组番茄钟最有读书效率、哪组番茄钟最能发挥创意?据此调整读书计画,挪前移后,知道哪几组番茄钟要延长、哪几组番茄钟要缩减?更清楚自己的学习状况。

规划时间表的关键是:有意识的决定如何安排。

目前以 4 个番茄钟为一组的原因在于,这数目通常最能发挥效率。然而你也可以加长或缩短,以 3 个或 5 个番茄钟为一组,每组之后休息 15 至 30 分钟。时间表若欲有助效能,必得持续调整,每组番茄钟的数目可以不同,因人因时而异,但以 4 个一组为优先考量。

高效诀窍

根据经验,当时日变换,时间表也需变换。