什么事情该花大块时间去处理,什么事情又该放在精神比较不集中的时候消化?

文|少毅

我在招聘时,经常问很多面试者在特定的场景中一些关于时间管理方面的问题,有意思的是很多人给的答案令人摸不着脑袋。

我假设了一个状况:

明天要开销售会,你作为主讲人需要准备资料,而且需要对这些内容非常了解。恰巧在今天老板想要一份上个月的销售报告,他准备第二天在出差路上看。而同事临时有事请假,请你代劳帮忙接待一下他的客户。老婆有事,下午四点半以后,要你去学校接孩子放学。

请问如果你是这个销售员,怎么安排这一天的时间?

面试者中,回答先准备老板要的报告占多数,他们一般的逻辑认为老板安排的事比较重要,对其他几项的排序则各不相同。

虽然他们给出的理由看似成立,但是身为一个职场“老鸟”,但我认为他们还是没有抓住事情的本质。

正确的时间安排应该是:上班后先花十分钟交代同事,请他的客户下午三点半到公司,预计用半个小时接待客户。然后集中上午的时间,准备第二天会议的资料,在下午两点半前完成资料的准备并熟悉。接下来花半小时调取上个月的销售报告,列印装订,送到老板办公室。接着接待同事客户,最后去学校接孩子放学。

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其实身为一个销售员最重要的工作,就是准备第二天的会议报告的资料。这个资料不单单只是准备出来,还需要对资料有充分的了解。

上述例子,并不是一个时间分配的范例,而只是为了说明时间管理的一个理念:在相对集中的时间里完成最重要的事情,才会是职场人士对时间最好的管理。

针对上述的场景,面试者的答案各不相同,也就是每一个人的时间分配各不相同,他们如何分配时间,取决于他们对时间管理的认知。

要想获得最大的成就,一定要在最有价值的时间做最有价值的事。

一个人的时间用在哪里,是能看见的。

一天中精力最旺盛、注意力最集中的时间要分配给最需要专心的工作,比如那些需要逻辑思考的事情。而其他的机械运动,不需要大脑高度配合的工作,就可以放在精力不太充沛、注意力不是太集中的时候进行。

就像是在此前的场景中提到的调取和列印销售报告,这些工作都属于机械运动,不需要大脑的高度配合。而需要逻辑思考,深入理解的工作,比如场景中提到的整理和吃透演讲材料,这些需要大脑深度思考的工作,则要在一天中精力最好的时候去做。

说到这里,很多人肯定又会迷茫,我只是一个职场菜鸟,我怎么知道我应该做什么、不应该做什么呢?更重要的是,我并不知道哪些是对我有用,应该优先分配时间的事情。

很多时候,我们并不是因为想做却做不好而痛苦,而是因为找不到处理问题的捷径而痛苦。

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当我们为自己必须要完成的事情排序时,你会发现,即使这些事情都很重要,但是也有轻重缓急。

如果对如何分配时间感到一筹莫展时,可以尝试从以下几个方面来解决:

首先,要学会列出自己的时间清单。这个时间清单并不需要规定自己在什么时间点一定要做完什么,严格卡着时间表进行;而是我们需要把我们在某个时间段内必须做完的事情列出来,排列出主次,同时观察自己完成这些事情的效率。

如果一件事做起来很简单,随手就能完成,我们也可以先把它做完,让自己从完成度中获得信心。

如果一件事情做起来很难,但是我们还能攻克,先做起来总比等待要好。

如果一件事情我们确实需要别人的帮助,我们可以先筹备,待时机成熟再解决。

在处理这些事情的实践中,我们可以慢慢总结哪些部分是需要学习补充的。然后,带着目标去学习实践,就会事半功倍。

其次,利用碎片时间来做一些简单的事情。譬如等车、排队时,我们可以回覆邮件、客户的讯息、构思会议发言的内容等等。

再次,每天早上上班或者预备进入学习状态时,不妨花一点时间,把一天该做的事情排好优先次序,并要求自己把当天最重要的三件事做完。

我们每天都会面对各种各样的突发状况,也常常需要紧急处理一些琐事。但要记住,这些琐事不能成为我们生活的主流,我们需要厘清自己最重要的事情是什么,应该将它进行到哪种程度。

最后,运用二八原则,分清自己的高效率和低效率的时间,然后分配自己要做的事。利用最高效率的时间,20% 的时间投入就能产生80% 的回报;而低效率的时间,80% 的时间投入只能带来 20% 的回报。


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除此之外,我再提供一个方法,就是提升我们的“时间颗粒度”。

什么是时间的颗粒度?时间颗粒度,就是一个人安排时间的基本单位。

2016 年,网路上流传了一张大企业家王健林的日程表,上面有一栏:“12:45-13:00 海南上司会见。”他的时间颗粒度是按照分钟来计算的,和海南省上司会见很重要,因此他给这次会见留十五分钟。

我们都知道特斯拉的创始人伊隆.马斯克是世界级的大忙人。他管理好几家公司,不但造汽车,还要发射火箭。他最关键的时间技巧就在于:他把一天的时间分成一系列的五分钟来使用。譬如他经常在开会中吃午饭,一般吃午饭的时间控制在五分钟或以内。一般人不怎么关注短短的五分钟时间,过去就过去了,而马斯克以五分钟为单位的工作法则让他基本不浪费任何时间。

如果你想提升你的时间颗粒度,我建议以半小时为一个颗粒,半小时后就适当切换任务。

以上时间分配的方法能够使我们可以找出自己的高效率时间和低效率时间,在最高效率的时间里完成回报率最高的事情。在相对低效率的时间里完成不太重要的事情。相信你一定能够掌握什么时候该做什么事。