容易拿取,容易找到

 

说到“整理”,会直接想到把文具放到上层抽屉、资料放桌上等“如何收纳”较好。

 

但提到为何收纳,当然是为了工作。因此不论收得多好,倘使很难取出,或很难使用都不成。也就是说,重点在“如何使用”,不在“如何收纳”。当你想整理东西时,如不提醒自己这一点,恐结果会徒劳无功。为了便于使用,首先要考虑的是“容易取得”。

 

当然,现实情况不容许你把所有东西和资料都放在容易取用的地方,势必有些东西会比较难拿。这时,请重视下一阶段的“寻找”。“收纳”则是最后才要思考的。

 

 

依“使用频率”改变整理

 

依照这个逻辑来思考,你将会明白:不必平等对待所有东西和资料。我们在序章讨论到,考虑发挥工作效能,整理东西时“使用频率”是一个基准。用下面的方针整理,比较便于使用。

 

经常使用的东西:放在容易取得的位置

偶尔使用的东西:放在容易找到的位置

很少使用的东西:方便收纳即可,平常不必整理

 

以抽屉为例,常用的东西放在手边,最好连闭着眼睛都可以拿到。偶尔使用的东西可以放在中央,要找的时候容易找到。另一方面,很少使用的东西若放在抽屉深处,那些不容易拿到、也不容易找到的位置亦无妨。搞不好几年才用一次,对你不会有什么妨碍。

 

 

 

 

“ 分类”不等于整理

 

有时因分类方式错误,会产生愈整理愈糟的情况。事实上,“分类”并非唯一的整理方法。如野口悠纪雄先生有名的《“超”整理法》,并非按类别整理资料或文件,而是按时间的前后顺序(时间轴),来做整理(见《“超”整理法》)。山根一真先生《超书房工作术》(スーパー书斎の仕事术)提出的“山根式袋装档案”也不是按种类区分,袋子上写的标题(可做目录)是按音标分类的。

 

做分类时,重要的是你想要找到什么──也就是便于检索。因此假如有便于寻找的检索方式,是不需要分类的。

整理资料的基本方法有:一般使用的按照范畴分类法、按照时间分类法与按照音标分类法等。

 

选择适合自己工作的分类

 

不过,哪一种分类可以提高工作效率呢?那将视工作内容而定,无法一言以蔽之。

 

1. 依照类别

适合工作内容有体系、有组织的人。

例如公司里负责申报税金的人,如把税金按照种类,分成“营业税”、“综所税”、“消费税”,计算起来就会方便许多。消费税也可细分“花费”或“收入”。

 

2. 依照时间顺序

在《“超”整理法》中,刚使用过的文件一定要放在最前端。如此愈是近日使用的资料愈在最前面,便是以时间的顺序来排列。这样排完之后,就变成是以使用频率的高低做排列。有很多资料时,比较容易寻找、拿取。

 

对同时进行许多工作的人来说──例如企画部门的经理,有同时掌管许多部下工作的效果。

 

3. 依照音标顺序

 

由于按照音标分类浅显易懂,对于要找资料的人说,应该是最快速的分类法。倘使你负责通路业务,把客户的名字按音标来分类,使用起来十分方便。如客户有事要询问,也可以立刻取出对方的资料。

 

总之,请各位了解,“分类”不是唯一的整理方法,使用适合自己工作的排列方式最重要。




 

 

更多整理技巧,请看《只要三分钟!聪明整理术》

整理心法大公开

〉〉《零杂物》让生活轻盈,让心更自由

〉〉改变人生的1分钟整理术

〉〉《怦然心动的人生整理魔法》破除整理迷思

 

 

图片来源:来源