不论对员工还是对老板,如何远端作业都是令人头痛,但现在却非思考不可的问题。来看看 Hahow 采取了什么措施吧!

为了快速反应疫情逐渐扩散所带来的风险,Hahow 3 月 17 日试行了“全公司远端上班的政策”,尽管公司之前就已经为了“让夥伴有更舒适的环境工作,进而提升个人的工作效率”而开放了个人远端工作的选项,但现在是为了“保护所有 Hahower 的健康”而采取了远端政策,这对我们来讲也是一个全新的挑战。在目前实施两天后,透过内部的讨论与分享后,马上有一些实战心得我觉得可以赶紧整理成文章与大家分享,希望一起帮助大家度过远端的转换期!

关于远端工作,其实可以分成四个不同的的面向,分别为:个人、团队、会议、公司。这边分享了目前 Hahower 都是使用什么方法,使远端之路,效率不减速!(神来一笔的押韵 XD)


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远端工作——个人篇

Hahow 在过去曾经有两个夥伴是真的长期在国外远端工作,而这次远端的政策一施行后,他们马上分享了之前的痛点(像是独自一人的孤独感),以及如何应对远端所带来的一些不便。我觉得非常的受用,所以稍微调整一下不能公开讲的干话后,直接引用他们的建议了:

一、仪式感

Remote work 最忌讳工作和生活分不开,给自己一些仪式代表开工,例如换套衣服、坐在固定位置办公,切忌不要躺在床上直接开工。下班仪式感作法因人而异,我习惯绑定事件,例如六点准时吃饭,但一定要知道自己工作多久了。推荐阅读:“在家工作,更要仪式感”四个保持专注的远距工作法!

二、“请勿打扰”门牌

和同住者沟通好,自己什么时候开工,什么时候休息,门半掩着就代表开工,窗户关起来代表偷懒,不要让父母一直送水果送食物。

三、任务文件化、单元化

Full remote 最重要的就是协作,而任务如果有办法文件化,并按照每个人可以独立完成的范畴单元化最为理想。

四、会议形式

大部分人都很少进行“真远端会议”,所以会议很常会遇到一些状况或设备不够好浪费时间,多善用文字先把 context 和要讨论的点列好,如果可以在 paper 或 slack 讨论的没必要就不要再特别拉会议了。

五、适时的求救

在办公室卡关时可以很轻易的跟你身边的夥伴聊聊天脑袋就会通了,但是一个人工作很容易卡在那边然后又担心 slack 找人聊天会打扰到别人,如果真的发现卡太久还是必须适时的敲人聊聊,人还是需要社交的。

六、运动

去公司还会跟同事打架消耗体力,在家里真的很容易一天走不到几步,有空请去空旷地方走走,爬爬山骑骑车跑跑步,增强自己的免疫力继续抗疫。同场加映:待在家里肌肉也不会不见!防疫期间的居家运动守则

远端工作——团队篇

做好个人的准备以后,接着面临的挑战就是怎么让团队默契和气氛能够继续延续。这边就真的是实战,这两天我们自然而然发生的样貌,也分享给大家。

一、开工时,互道早安

这样的默契让人有种莫名的温暖,即使在这个疫情笼罩的阴霾下,仍然可以在一早感受到团队彼此的温度,我个人觉得很棒(笑)。


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二、个人动态设定

这个则是 Slack 的特有功能,就是可以类似像过去 MSN 一般设定自己目前的状态。原本 Hahow 没有任何限制,你就自己设定想要的昵称;但今天早上有一位夥伴发现其实可以在这边设定“自己目前的工作状态”,让彼此可以更快速了解彼此的状态,分享出来以后大受好评,很多夥伴发现这样更知道什么时候可以直接找对方而不用担心是否对方有在状态内!推荐阅读:你该会的番茄钟工作法:要专注也要休息,才能高效率


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设定完以后,效果会像这样:


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三、工程师 8hr 不中离干话群组

一个人在家工作难免寂寞难耐的时候,而在办公室工作有时最重要的乐趣就是干话不中断。昨天宣布远端时,大家最担心的都是从此以后听不到干话了,所以我们马上开了一个超浪费 Google 频宽的干话群组,就一直开着、然后随时有干话要讲,就随时有人当你的听众。体验了两天,虽然还没真的讲到太多,但光是有一个管道可以疏通就至少是个慰藉了!


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四、每日喊声

为了保持夥伴之间的顺畅沟通,每日第一个上班的人在 channel 中喊个声,其余夥伴在该则 thread 回应,包括中离、下班,都集中在一个 thread,建立一种“啊大家都在工作了”的感觉。而且可能是因为大家都在同一个 thread 喊,会收到通知,就有一种“阿这个人还在”的感觉(是有多怕孤单!!)。

远端工作——会议篇

相信大家都知道会议在公司内部、外部合作讨论,都占有一席之地,会议该如何以远端的方式进行呢?以下我们分成三种会议说明。

一、例行会议

通常是资讯同步,不会太需要深度讨论,所以远端会议不会影响资讯的交流,我们将采直接采取远端会议。

二、外部会议、面试

外部会议通常是需要大量资讯交换,因此采取全口罩实体会议、或是邀请对方改用线上的会议形式。

三、讨论会议

通常是需要资讯交换,这是我们目前需要挑战的,下述会提供更多分享。

远端大魔王:讨论会议

相信大家都会觉得远端中最困难的会议就是需要大量交换意见、讨论的那种会议。我们也还没有完全克服,但仍有几个我们认为是有帮助的部分,赶紧先分享给大家:

1、互动感

是这种会议中最重要的一件事。所以我们要求讨论会议时,每个人的“视讯镜头”一定要开,让大家都有身历其境的感觉,就好像我们彼此就在对方身旁!除此之外,每个人的表达都会其实都包含了语言、语气和肢体语言。打开镜头,可以增加更多的资讯交流,也避免掉一些不必要的误会!

2、资讯同级

是其次重要的。所谓资讯同级,就是每个人在会议中得到的资讯是同等的多。而如果有些会议是 3 个人在一间会议室、同时有 2 个人远端,我相信远端的那 2 位所能获取的资讯一定会比 3 个可以直接面对面沟通的人少或是慢。因此,我们也规定,在这段期间如果有人是远端,则全部与会人员都应该以远端方式进行,确保资讯流通是同等的!(所以也出现了 3 个人同时在办公室的 3 个角落,参与同一场会议的诡异情境⋯⋯但资讯同级绝对是重要的一件事!)

3、顺畅感

也是相当重要的。投资相关的网路环境和设备是必须,但这点比较简单,我就不多说了。硬要说一些经验分享,我们最近用两个软体:zoom 和 google meet。

  • Zoom:工具体验很不错,但近期不知道是否因为疫情影响,反而是我们使用中最常 lag 的工具。
  • Google Meet 的功能没有 Zoom 多,但使用起来却是最顺畅的。

工具的部分当然会因人而异、也因网路、时间等环境而异,所以参考就好。

远端工作——公司篇

最后,是我以一个公司的营运者(Hahow Co-Founder)的身份,分享一下我们怎么进行这一系列的规划与执行。中间有很多 Learning,也希望真的能够帮助到每一个企业夥伴!同场加映:好的领导者要思考的事:人对了,事情才会对

首先,这一次的远端政策是“超前部署”,毕竟我们小公司,最担心的就是有任何夥伴因为疫情关系而被迫隔离,甚至是整间公司的人都被隔离(毕竟大家进出都在这些小地方,一个人隔离就几乎代表全部人都要被隔了)。超前部署下,大家会比较没有心理准备,所以我们也做了几个措施:

一、让每一个夥伴能够有最舒适的工作环境

我们透过开放防疫补助金申请的方式,让夥伴可以安心的申请自己工作环境的网路升级、甚至是把公司电脑和萤幕搬回家使用的交通补助。这是整个专案里面最简单的事(靠预算就能解决),但也是最直接能够帮助大家的事。

二、调整考勤机制

改以远端为主的导向去重新调整考勤制度。这部分不说太多,每一间公司的考勤制度都不同,但重点是以前的考勤设计原则都是以到办公室为主,接下来应该要改到以远端为主去进行设计与调整,例如像不需再以系统进行请假作业申请远端,直接用系统照常打上下班卡即可等等。

三、确保远端时的资安环境

科技公司最大的风险就是资安。我也不说太多(毕竟说太多也算是敝公司资安的风险 XD),但推荐大家阅读这篇文章《远距工作的资安注意事项》。

四、确保行政事务继续运作

尽管全面远端,但办公室仍需要派有行政夥伴协助运作:

  • 邮件收发流程:由行政夥伴值班到办公室处理,夥伴寄件只限定每周固定时段到办公室、或由行政代为处理;收到外部来信则以网路通知夥伴
  • 电话转接制度:设立通讯录,由行政夥伴统一转接


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五、学习充电不间断

我们是一间教育科技公司,远端时期当然也应该要有远端学习充电的方式。这部分只能自肥一下了,因为除了我们原有可以上课的福利以外,我们现在也有企业专属的线上学习平台 Hahow for Business 可以用。

六、安定军心

最后,身为 Co-Founder,在整个政策布达的同时,我也希望能够确保任何因远端所产生的问题可以被讨论、追踪并解决,以及大家针对疫情的部分能够有所依赖,进而可以专注在自己的工作上。因此马上设立了讨论群组,以及指定我自己为这次的指挥官,用 top-down 的方式带领大家尽速调整到位。虽然有点丢脸,但还是分享一下我们内部这次的沟通公告。

注:下段标题的“AA”指的是 Hahow 的 Co-Founder Arnold 和 Austin

AA Talk

这波疫情对全世界都带来很大的影响,即使对我们这一代如此熟悉网路科技的团队来说,也是一个很大的挑战。我们会逐渐开始感受到因为远端工作而带来的距离感、没有见面以后所带来的陌生感等等。我们不会说我们不担心这个政策可能带来的影响,但我们相信这五年来 Hahow 培育出来的强韧却富有弹性的文化与信任,会是协助我们度过这次难关最重要的关键。

我们开了 #remote-work 版,如果在远端的途中遭遇到了困难或问题,这个版就是你的 1922。当然如果你的团队在远端过程中发现了能够帮助彼此更有效率的方式或心得,也请不吝到这个版分享,把它当作你个版。

我们也开放了防疫补助的申请,希望能够来帮助大家、帮助 Hahow 一起度过这个困难。如果你有因为疫情或远端而产生的需求,请随时跟 AA 或是 Operation Team 联系,我们希望 Hahower 还是一样能够在各自的岗位上发挥最大的效率。

这个疫情没有人遇见过,更没有人能够准确预估未来的走向。我们一定会需要对彼此有更多的包容与耐心来面对一切的困难,但我们也相信以 Hahower 的适应力和学习能力,绝对能够迅速动态调整并坚持下去,在现在这个百年来的巨变中,继续推动 Hahow 往愿景前进!

结论

疫情不知道什么时候结束,接下来这段期间想必会非常艰辛,对企业也是一大挑战。Hahow 很庆幸有非常灵活(?)且适应力高的夥伴们一起想方设法继续维持高效率的营运,但我们也希望整个社会、产业都能在这次的影响下继续维持强韧的生命力,所以赶紧分享我们的 Learning,也欢迎大家多分享彼此遇到的困难和解决方案,让我们一起度过难关!