同时处理很多事,乍看之下很有效率,但其实你的脑袋是无法负荷来回切换的!到头来,可能消耗你更多时间。

文|柚子甜

从心灵的角度去剖析“为什么无法抗拒多工”后,有段时间,我都会劝身边的家人朋友戒掉多工。

“为什么要戒?事情就是做不完啊!”、“一次做这么多件事都来不及了,怎么可能一件一件来?”他们感到相当不解。甚至一些坚持自己“有效率”的朋友,很得意他一次能处理八件事,却对其中至少有五件被草草了事,事后又花了无数时间收拾烂摊子的事实,完全视而不见。(延伸阅读:妈妈天生能身兼多职?研究:没有任何性别擅长多工任务

对于缺少觉察经验的人,确实很难说服他“多工”的精神耗损,而内心没有感觉的事情,自然没有办法产生共鸣。为此我开始进一步思考:有没有可能从更客观的角度,找出其他多工的耗损,是一般人眼睛看得见,也确实可以感觉到的?

我想起以前当上班族的情境。为了模拟场景,请各位先想像一下,这是一个上班族今天的工作:例行晨间会议、交出差报告、回覆十几封电子邮件、审核别部门送来的核销文件。

看起来没有很多对吧?那我们来看看这位“多工者”是怎么开始一天的。


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走进办公室以后,她先打开电子邮件信箱,这时候还很有效率地利用空档,拿便当去蒸、泡杯咖啡,接着从包包翻出早餐,边吃边看刚刚收进来的信件。

主管这时候走过来:“艾咪你出差报告今天是最后一天交哦!下午四点以前送过来,不然我没办法帮你签核。”她连忙说好,动滑鼠点开还剩一半的报告,正要敲键盘时,猛然想到会计说要附上交通收据,她又赶快打开手机,一边暗忖高铁电子票券要怎么转成实体收据。

滑开手机萤幕之后,她看到昨天已读不回的朋友传来讯息:“抱歉!昨晚太累了没回,我是觉得⋯⋯”她马上忘记要查高铁票的事,急着想看朋友回什么,于是顺手点开,接续昨天的话题:“没事啦!我只是想跟你说⋯⋯”

到这边为止,我已经打了将近三百字了,她看起来好像很忙,却还是什么正事都没有做。照正常情况发展下去,等一下会接到别部门同事的电话,问什么时候要回他的信,挂掉电话后,她匆匆忙忙地跑去开晨间会议,脑中又猛然想起刚刚的高铁票,还有担心报告四点要交,整个人又焦虑了起来,喔对了,早餐也还有一半没吃呢!

下午为了赶时间,她开一个视窗打报告,三个视窗回邮件,一边夹着电话问公事,四点整到了,报告还差一页,主管又来催,前一封手忙脚乱回的邮件忘了附档案,厂商打了三通电话来要,这时候已经濒临崩溃的她,终于对着电话吼:“不要再打了!你不知道我今天很忙吗!”

这就是台湾大半“多工上班族”的每日写照,也是过去的我。

但为什么已经这么“忙”,却还是没办法把事情好好“做完”呢?因为我们都忽略了,多工会产生三种“隐形耗损”。


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多工导致的“隐形耗损”之一:不连续动作的“时间耗损”与“效率耗损”

以前我的职务之一是管理工厂,而工厂的人都熟悉一个道理:“做六千件产品,不会是两千件的三倍时间,而是更少。”

因为产线不断运作时,时间是紧密连贯的,当长时间制作同一个产品,工人熟练度提高后,效率自然也会提高。所以六千件可能只要两千件的二点五倍、甚至两倍的时间。

但如果我们要求产线做五百件就拉下来,先去忙其他产品,过一阵子再拉下来,换做原本的产品,那么拉上拉下的“切换时间”,以及工人“无法熟练”导致的效率低落,就会造成产能严重下滑,所以实务上根本不可能这样进行,工厂绝对会第一个先宰了你。

换作人脑也是同样的道理,科学研究证实,人不可能真的同时做两件事,只能在任务间高速切换。换句话说,当我们以为自己“面面俱到”,多工切换任务时,其实正处于“产线拉上拉下”的模式,而切换的过程中,势必不断地折损隐形的“时间”与“效率”,实际产能反而更差。(推荐阅读:聪明工作者爱用的高密度思维,把力量集中在两成的关键工作


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多工导致的“隐形耗损”之二:任务切换产生的“遗忘耗损”

在任务切换的过程中,人脑还会产生另一个问题:遗忘。

想想看,你是不是也常在多种任务切换的时候,忽然忘记刚刚做到哪里了?甚至根本忘记有这回事,直到别人催促才猛然想起来?

因为人脑不是电脑,重新投入需要回想、“重开机”—而这些“回想”需要时间,也会降低效率。只要来回几次,原本已经很拮据的时间与精力,又再度大打折扣,这就是所谓的“遗忘耗损”。(你会喜欢:实用大脑记忆练习:创造一个“忘不掉的提示”给自己


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多工导致的“隐形耗损”之三:无头苍蝇的混乱, 导致“情绪耗损”

以上两种消耗都还算小事,其实最大的消耗是心里的“内耗”,也就是“情绪耗损”。

事情一多觉得做不完、被人催了无名火起、想不起来刚刚做到哪的焦躁、觉得为什么事情都丢给我的愤怒,都是“多工切换”时常见的负面情绪。

这些情绪,不但会让做事的水准低落,也会让办事效率变差,变差之后招来的更多失误、责备,而心一急又更容易敷衍了事,也会导致更多差错,犯错招来的责骂,又会再度加重负面情绪,启动一连串的负面循环—这就是“情绪耗损”的代价。

“时间/效率耗损”、“遗忘耗损”以及“情绪耗损”,这三种隐藏耗损,是只要人脑开始多工,就无法避免的代价。(延伸阅读:给事情老是做不完的工作者,你需要“拆解”的工夫

下次当我们又手忙脚乱,想开启多工模式“快点做完”、“早点轻松”时,不妨谨慎地问问自己:考虑过这三种耗损之后,做事真的有比较快吗?