当你写下新年新希望的同时,是否会担心它们又被你放置,无法实现?这里推荐“烧炉清单”给想贯彻始终的你!

文|杰克.纳普、约翰.泽拉斯基

策略之争:待办清单

请记得,并非所有策略都适用于所有人,我们两个也不例外。有时候,对于某种策略是否真的行得通,我们也会意见分歧(我更有活力是因为在午休时间补充咖啡因,还是纯粹因为午休?)。有时我们会有不同的客观成果。当意见不合时,我们不会给我们的意见打折扣,而会一并提出互相矛盾的建议,正面对决,让你自己实验、自己判定适合哪一种。

有件事情我们倒是很有共识:我们恨透了待办清单。给完成事项打勾的感觉很好,但这种浮光掠影般的成就掩盖了一个丑陋的真相:大部分的待办清单只是在回应他人的优先事项,不是你的。无论你完成多少任务,任务永远也做不完——永远有更多待办事项等着卡进来。待办清单只是在永久延续纠缠现代生活的“做不完”的感觉。

待办清单也可能遮掩真正重要的事。我们都很容易选择阻力较小的途径,特别是当我们疲倦、受到压力、头昏脑胀,或就只是忙的时候。待办清单会使情况恶化,因为它会把简单的任务和困难但重要的任务混在一起。当你使用待办清单,你是在诱惑自己拖延重要的任务,改而匆忙完成简单的事项。

但待办清单并非一无是处。它能帮你掌握要做的事,你就不必通通记在大脑里。待办清单让你在一个地方看到所有事情。它是必要之恶。

所以,尽管我们对待办清单深恶痛绝,我们仍须使用它。多年下来,我们两个对此都已发展出自己独特的技巧。当然,我们两个都认为自己的办法最好,所以我们都写出来,给你决定啰。推荐阅读:不被工作追着跑的人生,四个管理人生必备 APP

JZ:拟办清单

关于待办清单的问题,我的解决之道是把“决定要做的事”和“真正去做的事”分开。我管它叫“拟办清单”。顾名思义:那是一连串你可能会去做的事。计画会先待在拟办清单,直到你决定让它们成为“精华”,列在行事历上为止。三者像这样结合:


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当你没做计画时,会特别容易想走阻力最小的路径。但如果你从拟办清单选走一件要务,让它成为这天的“精华”并放上行事历时,你会知道你已经针对如何运用时间做了深思熟虑的决定,便能将心力投注于手边的任务。同场加映:17 款推荐生产力工具,提高你的工作效率!

拟办清单可以帮助你,避免在办公室里或个人计画方面陷入待办清单的无限回圈。2012 年,我和内人买了第一艘帆船。2016 年,我们卖掉了那艘,买了另外一艘。每一次,我们都不是只买一艘船,而是承担一项大计画。要让船做好出海的准备,有名副其实数百件待办事项要做,从琐碎的(装毛巾架)到紧要的(替给水管消毒,让饮水安全无虞)。如果我们直接用待办清单工作,一定会不知所措。所以我们改用拟办清单帮助我们更有条理(和没发疯!)、确保我们腾出时间做重要的工作,而不是避重就轻,一天一天浪费在简单的事情上。

拟办清单是这样运作的:在开启一天的船务工作前,我们会拿着拟办清单讨论我们可以做的每一件事。我们会用三种“精华”标准——急迫性、满足感和乐趣——来选择今天要做的重要工作,然后放到行事历上,尽可能准确估计需要的时间。具体指定的时刻一到,我们就会现身船上,工具与咖啡在手,还握着这一天的计画。这能协助我们保持刻意和专注,让我们在结束每一天时能有深深的满足感和成就感。

杰克:烧炉清单

我喜欢 JZ“拟办”架构的概念,但我需要比较详细的东西来帮助我选择和追踪重要的“精华”。我的方法叫“烧炉清单”。它不会追踪每一个案子的每一个细节,或帮助你同时进行一百万件任务。但那就是重点所在。烧炉清单是故意有所限制。那迫使你承认自己没办法承揽落到你头上的每一项计画或任务。就像时间和心力,烧炉清单是有限的,因此能强迫你在需要时说“不”,把注意力集中在第一优先事项。以下是烧炉清单的制作方法:

一、把一张纸分成两栏。

拿一张空白纸,在正中央画一条线,把它分成两栏。左边的栏位将是你的前炉,右栏则是你的后炉。

二、把你最重要的计画放在前炉。

你只能在前炉放唯一一项计画、活动或目标。不能放两项、不能放三项——只能放一项。

在左上角写下你最重要的计画名称,并画底线。然后列出那项最优先计画的待办事项。那应该包含你在未来几天内能做的推进计画的任务。


图片|天下文化出版 提供

三、预留一些台面空间。

第一栏的其他部分保持空白。你也许很想用你想得到的一切任务把空间塞满,但“烧炉清单”的用意不在有效地把这张纸填满,而在于妥善利用你的时间和心力。留白给予你空间,为第一优先计画增添更多冒出来的任务,但同样重要的是,额外的视觉空间让你更容易聚焦于重要的事情。

四、把你第二重要的计画放在后炉。

在右边栏位的顶端写下你次要计画的名称,并画底线,然后在底下列出相关的待办事项。

这个概念是比照你用火炉做菜的方式,来管理你的时间和注意力。你自然要将大部分的注意力集中在前炉。当然,你也知道后炉有东西,可能偶尔会伸手过去搅一搅锅里的汤或给煎饼翻面,但前炉才是火最旺的地方。

五、弄个厨房水槽

最后,在右边栏位的下半部,列出形形色色你需要去做但称不上第一或第二计画的任务。那些是属于第三计画、第四计画或完全随机都没有关系;把它们和其他东西一起倒进厨房水槽就是了。


图片|天下文化出版 提供

烧炉清单不会有容纳每一件事的空间,而那表示你必须放弃没那么重要的事情。但同样地,那就是重点所在。我发现我一次只能(或应该!)承受一项大计画、一项小计画和三、四项零碎的任务。不适合写在这张纸上的东西,就不适合进入我的人生。推荐阅读:我的生活,一直不是想要的?用这些方法,带你一步步找到原因

烧炉清单可以抛弃,每当我划掉一些已完成的待办事项,就会把它拿去“轧”掉。我的一张表通常只会“烧”个几天便重新创造,周而复始。重新创造的举动非常重要。那让我得以舍弃一些未完成而不再重要的任务,也让我能够重新考虑当下哪一项计画该放在前炉,哪一项该放后炉。得到最高顺位的有时是工作专案,有时是个人计画。我们可以更动项目,那是自然不过的事。重要的是,一次只能在前炉摆一项计画。

快动手吧!