成堆的文件不知道要如何处理?甚么样的整理法才能一劳永逸?让李奥.巴伯塔教你如何打造简单的存档系统!

文|李奥.巴伯塔 

我在很多办公室里都见过,不少桌子上的文件夹堆积如山。有些同事表示,这就是他们处理文件的方式。不过,我也见过他们翻遍每个纸堆,只为了找一份“一定是放在这里”的文件。他们浪费了无数时间在文件堆里翻找,我真纳闷他们为什么不想个更好的方法。

“文件堆”可能适合一些人,但对其他人来说,那只是个乱七八糟的烂摊子,只会让人压力倍增,头痛不已,还会浪费时间。简单来说,文件堆究竟是什么呢?它意味着我们有两件事失败了。

1.打造一套简单的存档系统。

2.养成定期使用这个系统的习惯。

我的办公桌上非常整洁,只放着电话、苹果电脑和小笔记本,因为我学会了做这两件事。接下来,将逐一讨论这两点。(你会喜欢:让工作更专注!3 个方法打造干净整洁办公桌

打造简单的存档系统

打造简单的存档系统,关键在于保持精简。如果系统太过复杂,难以使用,过段时间,你就不想用它了。那么,要如何打造适合你的系统?

1.整理之前先删减。

组织管理的首要原则就是,在整理之前先把无关紧要的东西统统删掉。如果你放文件的抽屉已经满得快溢出来了,或者有一大堆乱糟糟的文件需要整理,你可能永远都弄不完。即使勉强整理好了,你也很难找到自己想要的东西。简化文件的步骤如下:

.把所有东西积成一堆。如果实在积不成一堆,那就多积几堆,但要把它们视为第一堆的延续。如果你有很多乱七八糟的资料夹,就把它们全积成一堆。我最近就是如此整理家中的文件,结果,我只花了一个小时,就把文件减少了三分之二。

.逐一浏览,一次一份。逐一取阅每份文件、每个资料夹,想想要怎么办。如果你觉得几个月都用不到,那就把它丢了吧。尽量选择扔掉(或者碎纸、回收利用),能扔多少就扔多少,我从来没有因为扔掉哪份文件而后悔过。

.转交。如果你不能丢掉某份文件,那就把它交给最适合处理的人,不要留在你的办公桌上。

.存档。如果某份文件非常重要,你确信日后会用到,那就存档吧。接下来,我们会看一看怎么打造简单的存档系统。(推荐阅读:总是找不到东西?五秒归物原则,让房间好清爽

2.简化存档。

你需要一个按字母或注音顺序排列的存档系统。

你可以用附标签的普通牛皮纸文件袋,也可以买个标签印表机,为每个客户、每个供应商、每个专案创建一个资料夹。

我相信,大多数人只需要一个抽屉就能装下所有文件。有些工作用到的文件比较多,但对于普通员工(或自由工作者)来说,一个抽屉就够了。如果你规定自己只能用一个抽屉,等抽屉装满了,你就会被迫丢掉无关紧要的文件。不要想得太复杂,你只需要建立资料夹,依顺序排列,保持简单明瞭就行了。


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3.即刻存档。

避免存档系统过时的关键就在于即刻存档,如果你在整理收件匣的时候发现了一份不需要采取行动,但日后可能会用到的档案,千万不要把它搁在一边,想着等一下再存档,也不要把它放在命名为“待存档”或“杂项”的资料夹中。

打开你存档的抽屉(应该就在你手边),抽出相应的资料夹,把文件塞进去,存档完毕,只需要花五秒钟,就大功告成了。如果你现在不做,文件就会慢慢堆积起来,那可就糟了。

为什么说“文件堆”行不通呢?因为文件会渐渐累积起来,变得越来越吓人,很快,你就会有一大堆永远也不想去看的文件。接下来,你就会找不到自己想要的东西,更别提打造存档系统了。

我知道,有些人觉得自己的文件堆很有条理,可以算是一种存档系统,但文件堆会降低你的工作效率,因为你必须不断思考哪一堆文件是做什么的,每一堆里分别有哪些文件;当你需要某份文件的时候,还得花上很多时间去找。此外,文件堆还会让你的办公桌显得杂乱不堪,让你在工作的时候更容易分心。(推荐阅读:善用一分钟、列清单:三个方法改善你的拖延焦虑

4.建档素材放手边。

我们一般会在伸手可及的地方放上一些牛皮纸袋和标签。如果有一份你觉得日后需要参考的文件,却没有适合归档的资料夹,手边也没有建档用的材料,你就会把它搁在一边。如果每次需要把某个东西存档的时候,都需要站起来找牛皮纸袋和标签,你一定会觉得麻烦。然后,你就会把它们丢在一边,文件堆就是这样一点一点累积而成的。

因此,请把建档用的材料放在方便取用的抽屉里。如果你想做新的资料夹,只需给文件袋贴上标签,把文件塞进去,然后按顺序排列就行了。

5.逐渐减少存档需求。

在过去的一年中,我有意识地减少了存档需求,现在几乎已经用不到存档的抽屉了。当然,我每个星期都会拉开抽屉查找几份文件,但我存的东西已经比过去少很多。我建议你也这么做,有意识地逐渐减少存档需求。有几个诀窍可供参考:

.云端储存参考资料。现在,每当需要查找资料的时候,我都会按下快速键(我用 AutoHotkey 软体打开网站和文档),相关的文件就会打开,提供给我需要的资讯。我把联络人、预算表、好点子和日志都存在网路,所以不需要纸本,也不需要存档了。

.减少收到的纸本。请大家发电子邮件给你,而不是传真或邮寄文件。如今,所有的东西都是电脑打字出来的,发送纸本已经过时了。你应该坚持数位化,抵制纸本报纸、杂志。

.不再列印。很多人还是会把电子邮件、收到的档案或自己的文件列印出来。但这样一来,同一份资料就有两个版本了,这么做不但浪费造纸的木材,还增加了存档的工作量,因为纸本和电子版都需要存档。需要查资料的时候,搜索电子版其实更方便。

.分析其他收到的文件。每次整理文件的时候,都请扪心自问:“我是不是真的需要纸本?我能在网路找到它吗?我真的需要别人寄过来吗?扫描成电子版是不是更好?有没有办法减少对它的需求?”就这样,慢慢减少你对这些档案的需求。


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管理家中文件的小诀窍

上述五个步骤既适用于办公室,也适用于家庭。针对管理私人文件,下面还有一些具体建议。

1.在家里设立“信件中心”,集中处理邮件和文件。

“信件中心”应该包括一个收件匣(把所有收到的文件都放进去)、一个废纸篓(精简主义者最重要的工具)、一个小型存档系统(只需要装在抽屉或纸箱里的一些牛皮纸袋就够了),还有一个用来装信封、邮票、支票簿、钢笔和其他小文具的容器。

2.家用收件匣。

把收到的信件、学校寄来的通知和其他文件直接丢进收件匣。不要把它们丢在茶几、餐桌或办公桌上,只放在一个地方——收件匣里。最好马上把信件拆开,把信封、垃圾传单和商品 DM 扔进废纸篓。即使不如此执行,至少也要把东西统统丢进收件匣。

3.立刻支付帐单。

处理信件和文件的时候,把付款日期相同的帐单放进同一个资料夹(例如,你可以每月缴费两次,或者每个星期缴费一次)。当然,你也可以整理完收件匣后马上付款:可以将费用和帐单一起塞进信封,第二天去缴费;或是打开电脑,在网路支付帐单。无论用哪种方式,赶紧把帐单付清,你就不用总是想着它。

4.把事情记在待办事项清单或日历上。

对于那些包含任务、约会或时间安排的文件,你可以把事情记在待办事项清单上,或者把日期标在日历(我用的是 Google 日历)。我甚至把孩子们的足球比赛和学校的其他活动都输入了 Google 日历,然后把学校寄来的东西统统放进命名为“学校通知”的资料夹里,以便日后查看。(你会喜欢: 待办清单一直列,但事情永远做不完?你需要用这四点厘清问题!

5.即刻存档。

付完帐单或完成文件上交代的任务后,赶紧把它存档(除非它可以直接丢掉)。不要留在茶几上,不要塞进“待存档”资料夹,也不要丢回收匣,一定要马上存档。打造一个简单的存档系统,里面包含牛皮纸袋、写着结算公司或组织名称的标签,还有存放其他重要文件的资料夹。把东西按字母排序排,找起来会更方便。把一些牛皮纸袋和标签(有人建议买一台标签印表机)放在手边,必要的时候能迅速创建新资料夹。存档的诀窍是马上动手,不要等东西堆积起来。

就是这样,每份文件都应该待在收件匣或存档系统中,这么做既简单又高效。关键就在于养成习惯,变成例行活动。每天或每个星期找个固定时间整理收件匣,付清帐单。打造一个像这样的简单存档系统,不但能清除杂物,还能减少烦恼。