明明忙到不行,还是要放下手边工作去开一场没有效率的会?如果你也有过这样的经验,来试试这个高效的秘诀!

“讨论一直在绕圈子,到最后都没有结论。”

“叫年轻同事发表意见,总得不到有用的回答。”

“话题一直偏离主题,会议结束也没有任何收获。”

“评论部属报告时的语气稍微重了一点,气氛就凝重得像守灵一样。”

想要减少会议上的焦躁情形,请先尝试以下三件事:

一、把当天会议的主题与目标写出来

为了避免耗费时间也得不出结论,或话题东拉西扯,最重要的是让所有参加者具体了解“会议的主题”与“当天会议的达成目标”。

会议主题

例:筹备新产品发表会

本日目标

例:决定当天的节目/决定邀请名单与邀请函文案/确认租借的器材/开场影片二选一

如果是长期企画的中间阶段,就要设定最终期限

例:发表会举办日=11 月 15 日

建议各位如以上所示,先以具体的表达方式写在白板上,让所有参加者开会时,视线随时都能看到这些文字。

二、决定时间分配

迎新仪式或誓师大会等公司的活动、研修会或研究发表会、为顾客举办的聚会等,有人潮聚集的活动,一定会做好时间分配。因为时间有限,在这段时间内想要执行几项内容,当然要针对各项内容分配时间,例如“这一项十分钟”、“这里二十分钟”。

不过,不知道为什么有那么多公司平时开会时,却不会分配时间?导致以下情况不时上演:“今天的会议希望能做出四项决定,到最后却一个也没决定。”

  • 课长布达:三分钟
  • 业务部报告:二十分钟(四分钟×五人)
  • Q&A:十分钟
  • 讨论新产品名称:二十五分钟
  • 总务布达:两分钟

例如时间分配如上,像“一”的会议主题和目标一样,清楚写在白板上,提醒所有成员在规定时间内讨论,会议就能顺利进行。

分配时间时,如果无法在规定时间内讨论完所有事项,表示会议时间对于议事内容而言并不足够,可以考虑采用具体的解决方案,例如“部分内容留到下次开会再讨论”、“延长会议时间”等等。(推荐你看:会议记录麻烦?跨国总监的策略思维靠会议记录训练


来源|unsplash

三、不开不必要的会议。

想要与所有成员共享资讯及交换意见,唯一的方法就是决定好时间与地点,将所有人聚集在一起。过去的时代确实如此,不过,现在已不同以往。只要使用企业内部网路或“商务聊天”(Business Chat)等工具,就能达到以下目的:

  • 上司一次对所有成员下达指令。
  • 所有人可以读取成员的意见。
  • 针对各项课题建立群组,分组讨论意见。
  • 可以共享 Word、Excel、图片与 PDF 等各种资料与档案。

这类工具除了电脑以外,也能在平版电脑或智慧型手机上使用。因此,没必要仅仅为了“每星期三召开例行会议”等理由,让所有人在百忙之中抽出时间集合。当然也有“必须面对面直接沟通的会议”,在这种场合里,请采用前面提到的“一”和“二”,与成员密切讨论。(推荐你看:【古里奥专栏】沟通断层、会议太多、没有共识!大公司的 11 个毛病

如果例行会议的内容可以在网路上进行,就应该考虑取消这场会议。如此一来,即可确实减少造成焦躁的因素。


来源|天下文化提供