明明忙到不行，还是要放下手边工作去开一场没有效率的会？如果你也有过这样的经验，来试试这个高效的秘诀！
“讨论一直在绕圈子，到最后都没有结论。”
“叫年轻同事发表意见，总得不到有用的回答。”
“话题一直偏离主题，会议结束也没有任何收获。”
“评论部属报告时的语气稍微重了一点，气氛就凝重得像守灵一样。”
想要减少会议上的焦躁情形，请先尝试以下三件事：
一、把当天会议的主题与目标写出来
为了避免耗费时间也得不出结论，或话题东拉西扯，最重要的是让所有参加者具体了解“会议的主题”与“当天会议的达成目标”。
会议主题
例：筹备新产品发表会
本日目标
例：决定当天的节目／决定邀请名单与邀请函文案／确认租借的器材／开场影片二选一
如果是长期企画的中间阶段，就要设定最终期限
例：发表会举办日＝11 月 15 日
建议各位如以上所示，先以具体的表达方式写在白板上，让所有参加者开会时，视线随时都能看到这些文字。
二、决定时间分配
迎新仪式或誓师大会等公司的活动、研修会或研究发表会、为顾客举办的聚会等，有人潮聚集的活动，一定会做好时间分配。因为时间有限，在这段时间内想要执行几项内容，当然要针对各项内容分配时间，例如“这一项十分钟”、“这里二十分钟”。
不过，不知道为什么有那么多公司平时开会时，却不会分配时间？导致以下情况不时上演：“今天的会议希望能做出四项决定，到最后却一个也没决定。”
- 课长布达：三分钟
- 业务部报告：二十分钟（四分钟×五人）
- Q&A：十分钟
- 讨论新产品名称：二十五分钟
- 总务布达：两分钟
例如时间分配如上，像“一”的会议主题和目标一样，清楚写在白板上，提醒所有成员在规定时间内讨论，会议就能顺利进行。
分配时间时，如果无法在规定时间内讨论完所有事项，表示会议时间对于议事内容而言并不足够，可以考虑采用具体的解决方案，例如“部分内容留到下次开会再讨论”、“延长会议时间”等等。
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三、不开不必要的会议。
想要与所有成员共享资讯及交换意见，唯一的方法就是决定好时间与地点，将所有人聚集在一起。过去的时代确实如此，不过，现在已不同以往。只要使用企业内部网路或“商务聊天”（Business Chat）等工具，就能达到以下目的：
- 上司一次对所有成员下达指令。
- 所有人可以读取成员的意见。
- 针对各项课题建立群组，分组讨论意见。
- 可以共享 Word、Excel、图片与 PDF 等各种资料与档案。
这类工具除了电脑以外，也能在平版电脑或智慧型手机上使用。因此，没必要仅仅为了“每星期三召开例行会议”等理由，让所有人在百忙之中抽出时间集合。当然也有“必须面对面直接沟通的会议”，在这种场合里，请采用前面提到的“一”和“二”，与成员密切讨论。
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如果例行会议的内容可以在网路上进行，就应该考虑取消这场会议。如此一来，即可确实减少造成焦躁的因素。
来源｜天下文化提供