你走进办公室的第一件事,是列下待办清单吗?如果大部分的工作者都会列清单,那为什么有些人可以 always on time,有些人就是被 deadline 追着跑?你确定自己为何要用清单,以及清单到底可以如何帮助我们吗?

你是不是也这样工作?

走进办公室坐下后,洋洋洒洒列下整排的今日待办事项,然后开始一项一项完成、划掉。当然,有些工作者总能如预期在下班前完成所有事物,但大部分的工作者,总会有一些做不完、来不及完成的项目。为什么?为什么有些人可以 always on time,有些人就是被 deadline 追着跑?

撇除工作量不一样的“短期内无法改善”因素以外,也许你该检视自己列下的清单是否有效。(推荐阅读:人生管理课:用三张纸、一支笔突破眼前阻碍

本文将从三个面向来讨论“清单工作术”,献给明明有在列清单,却总是做不完事情的你。

有这么多工作方法,为什么要用清单?

工作方法,某种程度上其实与信仰很相似,不同产业、不同工作习惯,都有适合的工作方法,但是“清单”却能适用于各种产业、工作,甚至连职场以外的日常生活都适用,例如超市采买清单、新年新希望清单、梦想清单等。我们看似与清单紧密而不可分离,但我们真的了解清单吗?我们知道自己为何要用清单吗?

美国知名电视制作人宝拉・里佐(Paula Rizzo)曾出版《为什么菁英都是清单控?》一书,她提到:“清单列得对,列得好,力量是核弹级的。目标一旦写成白纸黑字,你就必须负起责任。这目标可以小至去卖场把预订的有机鸡蛋给拿回来,也可以大到写一本书出来,其背后的精神都是一样的,那就是你要在生活中得到想要的东西,完成你设定的目标(然后在“待办事项”把那件事情划掉)。”

你想要某样东西,你希望完成某个目标,而清单是可以帮助你的最简单做法。

只要一张纸,一枝笔,你就有机会可以完成想做的事。还有什么方法比清单更简单让我们心想事成?


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心理学家:列清单能打通大脑的任督二脉

清单除了可以帮助增加工作效率以外,其实也有“疗愈作用”。宝拉・里佐在书中表示许多心理学家会建议个案列清单,来避免陷入无止尽的焦虑。而根据《阅读最前线》报导,亚特兰大的心理医师崔西.马克斯(Tracey Marks)更直接点出事实:“资讯的建档、储存与组织都是很伤神的,我想一般人都低估了这些过程所耗费的脑力有多大。”

马克斯认为列清单就像“打通一条路”,让大脑得以释放累积许久的疲倦,减少耗费脑力的过程。

如果你认为自己总是忙不过来、永远有做不完的事,不放试试列个清单吧!写下来,就能避免大脑一直花费力气惦记着这些事。只是,想要列一个能有效帮助自己的清单,个中也是有大学问的。听听专案管理 App 创办人怎么说!(推荐阅读:你该会的番茄钟工作法:要专注也要休息,才能高效率


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如果我想开始列清单,该注意什么?

专案管理 App“Nozbe”的创办人麦克.斯利温斯基(Michael Sliwinski)曾在他的着作《每个人都做得到的清单工作术》中提到,你可以利用清单建立一套自己的工作系统,大致方向如下:

用 1-3-5 原则,快速挑出最重要的工作

一天只列下一件、三件或五件“最重要、最应该被完成的事”,并且最优先处理,帮助自己快速从众多待办事项中挑出最重要的工作。

确实切分任务,把大事化成能够处理的小事

与其列下“写完一篇文章”的句子,不如列下“找资料”、“写完大纲”等“具体可做的”小项目。

以 30 分钟为基准,让你专心对付单项任务

列出大目标后,底下的细项目应该以 30 分钟作为拆解基准,让专注力集中在这 30 分钟,避免分心中途跳出去做其他事。

利用科技工具,轻松养成有组织的好习惯

除了手写清单以外,也能利用 todoist、Wunderlist 等生产力工具,帮助自己更有效地拼揍、组织各种项目。(当然,如果你习惯手写记录也完全没问题,这只是提供一个科技选择罢了)

如果你想,让大脑减轻负担,把时间花在更值得思考的地方,现在就开始用以上方法列出属于你的工作/生活清单吧。同时,也推荐你使用格式自由、有空白页、方格页、条状管理图表页的 2020 女人迷手帐,帮助你纪录每一天的待办事项,让每一天都比昨天更好!