办公桌凌乱影响你的工作效率吗?来看断舍离整理法,你多桌上其实拥有太多舍不得与无用物。


Sharon(左)指香港人的办公桌一旦乱起来就乱得像战场般:纸张、零食、护肤品和装饰品等杂物四散,桌面下方则放满快递、用不到的书本和其他与工作无关的杂物。(黄舒慧摄)

一切源于断舍离

就办公室搬迁作准备,领展早前邀请 Home Therapy 创办人、收纳师林翠君(Sharon)举办工作坊,教导员工收拾及整理办公室桌面的技巧。Sharon 指,其实任何整理收纳术都离不开“断舍离”三个字,而凭她的经验所得,香港打工仔的工作枱之所以如此混乱,主要是源于三大坏习惯。

三大造成工作枱凌乱的坏习惯:


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1. 物品重复

同类物品会有数件。最常见例子有笔、餐具,Sharon指很多人觉得这些物品总有用得着的机会,留在身旁备用也不坏。


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2. 以为总会有用

很多人抱着“屋企无用拎返公司用”的心态把物品由家中带回公司,相信“将来”在公司总会用得上。


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3. 习惯填满空间

很多喜欢“有位就塞”,例如把所有东西塞进柜桶中,觉得眼不见为净,却忘记抽柜因此变得杂乱、缺乏分类,导致日后需要时浪费大量时间寻找物品。延伸阅读:懒人打扫法:养成五个习惯,不用二次整理房间

解求方案:掌握三个步骤

Sharon 表示,要为办公室的枱面来一次断舍离,可跟随三个步骤的做:

1. 【设立目标】想像自己理想的工作空间是怎么样,例如,你是喜欢简约、零杂物的环境?还是有创意的工作枱?

2. 【将所有物品分类】虽然把所有东西拿出来的压力非常大,但只有这样做,才能知道物品的数目,提醒自己勿再过度消费。然后,按照“纸张 > 零食 > 其他杂物 > 有纪念性物品”这次序进行分类

3. 【按照上述次序舍弃物品】根据 80/20 法则,把 80% 的东西弃掉,只留下 20% 真正需要的物品

个案示范:领展员工Julianna

单凭上述的概念解说,读者也许不易明白个中道理,因此 Sharon 便尝试为领展市场部的员工 Julianna 收拾工作枱。

Julianna 指,她其实搬到这座位只仅仅一年,然而它的混乱程度却实在吓人:桌桌上全是密密麻麻的纸山,“山堆”细缝中还夹杂着饮品和零食,桌下则堆放着无数纸袋、包装盒⋯⋯Sharon 甚至还找到一个全新未拆的烧烤炉!显而易见,上述所提及的三大坏习惯都可在这桌面呈现。Sharon 不禁叹道:“以十分制来说,这已经有七分(混乱)了。”


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在 Sharon 眼中,Julianna 的办公桌之混乱程度达到七分,但这种混乱程度,在很多办公室都不难找到吧!


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Sharon 甚至还找到一个全新未拆的烧烤炉,身经百战的她也不禁笑指这实在太经典。Julianna 也笑言,曾被同事问及这个炉有什么用,她就回答总有一天会用到吧⋯⋯。

评过分后,Sharon 便开始动手清理。见她先把 Julianna 所有物品都拿出来,并分成纸张、零食、其他杂物及纪念品四大类别,然后按照这一次序决定哪些物品丢弃、哪些留下。延伸阅读:从整理冰箱,开始你的幸福生活:实用冰箱减法哲学

Sharon 指,之所以由删除纸张开始,纪念品放最后,是因为后者多附带回忆和感情,较难舍弃,因此必须放到最后。那么要一时间丢弃这么多东西,会否造成过多垃圾呢?Sharon 指,“丢弃”其实不一定指要丢到垃圾筒,捐赠、卖出亦是一种方法。

纸张、零食、杂物及纪念品的丢弃心得:


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1. 纸张

因工作需要,Julianna 的工作空间放满了纸张,甚至还得把它们另放在座位旁的小圆桌上。Sharon 指纸张一般占去办公桌的 40% 空间,不过 Julianna 的状况却格外严重。其实这也不能全怪 Julianna,因为作为 Marketing 一分子,她需要储起很多报纸、广告、小册子等来日后参考,于是她便抱着“将来会有用”的想法储起各类纸张,慢慢形成这纸山。


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Sharon 指,无纸化是整理办公室纸张过多的最终目标。员工应只保留重要文件(例如客户合约),其他文件则全都电子化,至于信件则要马上拆开并丢弃信封。


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2.零食

Sharon 指清理零食十分简单,凡是过期、不符合生活习惯(例如因减肥要戒口)的全都扔掉,而剩下来的,可以放在柜桶中的小角落,整齐又悭位。


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此外,打工仔都会像 Juliana 般留下精美的食物包装盒作收纳之用,Sharon 不反对这做法,但建议使用方形、长方形盒子便好,因圆形的较浪费空间。(黄舒慧摄)


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Sharon 找到一个过了期三年的零食。问起 Juliana 的座位为何会放如此多的零食,她笑说:“看到饱就不会吃了。”


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3.其他杂物

这类物最常见的有文具和餐具。针对文具,Sharon 表示没有墨水的笔就要丢掉,同一种笔的数量也不要超过三支,尚可使用但已有三支的话,可给予他人使用。


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很多人习惯把外卖餐具留下以备日后使用。Sharon 指这心态便犯上“将来有用”的毛病,因为现实中往往总是用不上。Julianna 存下的环保饮管和餐具亦是如此,从没用过,遂可即时丢弃。


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一心想着即弃餐具用过一次便可弃掉,其实如在可见将来见不到会用得上的话,直接“即弃”会更好。


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4.纪念品

Sharon 指纪念品都带着情感寄托,是整个收拾过程中最难处理的部分,所以要留到最后才收拾。


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Julianna 十分喜欢 Keroppi,于是放了一排公仔在桌上。Sharon 就要她选出最喜欢的3至5个出来作保留,其余的则带回家中。

整理完毕 焕然一新


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整理完毕后,Julianna 认同丢弃纪念品最为困难,但为了工作开心些,唯有取舍,亦发现其实有很多东西可以丢弃。

Sharon 是次约花了一小时去收拾 Julianna 的枱面,可见这“七级凌乱”的工作枱在断舍离一次后立即变得非常“企理”,焕然一新,成果惊人。Julianna 总共丢掉的三大盒的杂物,但断舍理完后,留下的物品必须再度归位,整个办公桌整理术才算大功告成。

为了避免办公桌愈用愈乱,Sharon 强调日常的收纳十分重要,并给予以下建议。

日常收纳技巧:


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Julianna丢掉的杂物总共三大盒。


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1.零食空间

抽屉上格或中格可设立一个小角落,专门摆放零食,最好善用方形包装盒作收纳之用。


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2.使用直立式文件夹

留下的重要文件可放在同色的直立式文件夹,这便可营造整齐美观的感觉。文件夹亦可分成两类,一种是已处理的文件,另一种是有待/正在处理的文件。


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3.枱面分成三部份

办公桌可分成左、中、右三个空间。左边是待处理文件,中间是正在处理的文件,右边是已完成的文件。桌面上应全是最常用的物品。


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4.文具收纳习惯

最常用的文具可放在桌面上,用笔筒装住。较少用的装在抽屉上格最外处,方便拿取。

以下两点亦是值得学习的技巧:

1. 纸张的最终目标是无纸化,所以清理时可以顺便把它们电子化,平时收到文件最好马上留下数码版本,卡片则立即输入到电话

2. 物品可根据使用频率由多至少分别放到抽屉上、中、下格中。换言之,最常用的放最顶层,最少用的摆最低层

整理办公桌有助提升工作表现

把枱面收拾得整洁,好处不仅能节省寻找物品的时间,而且还有利于打工仔的精神健康。Sharon 说:“人体接受讯息的方法,80% 来自视觉,因此杂乱的外在工作环境会影响内在的心灵空间。然而,很多时候,香港人会忽略办公桌上的杂物所营造出来的负能量,结果引起压力和负面情绪。清理杂物有助厘清工作上真正所需物品,从而理出具逻辑和理情的思绪,提升工作决策能力。”


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Sharon 提及,整理有助人们认识自我及得到自由。藉此了解个人好恶,并整理人生,摆脱物质、名利、形象、他人看法等束缚。“真正的自由就是没有物欲,加上事物都是自己 100% 喜欢和用到的。”