整理“会议记录”你曾经耗费长时间,还是没记到重点吗?掌握“三观点”,让你做出宏观有策略性的会议记录,到哪工作都吃得开!

将会议纪录做得又快又好,就能成为你的武器。只要是与会人员,任谁都能做会议纪录,而且单凭一点小技巧,就能大幅提高你的价值。与其在会议室角落坐着发呆,建议各位不如做会议纪录。延伸阅读:会议记录麻烦?跨国总监的策略思维靠会议记录训练

说到会议纪录的优点,莫过于“遇到不懂的地方能直接发问”。会议纪录是要记录给大家看的,你当然能名正言顺地说:“不好意思,这部分我听不清楚,能不能解释一下?”无论你多么年轻,对方都乐于回答,而且只要善加利用,还能积极引导开会方向呢(即使你不是会议主持人)。

我打会议纪录时,会用电脑的 Evernote 同时记录“三种类型的会议纪录”。

第一种,是由“现场观点”所检视的“会议纪录本文”,简单扼要地统整了当下的会议重点发言。我边听边输入,因此各议题的时间轴一目了然,方便大家事后回顾会议流程。

第二种,是由“导演观点”所检视的“会议表演备忘录”。将自己当成幕后策划会议的导演,深层解读发言人的用意、观察与会者的一举一动,用自己的方式写下表演备忘录。

例如,当你听别人演讲时,如果演讲人后退一步,在白板写字,你就知道“他想要我们注意那里”;若演讲人忽然慢慢低声说话,你就知道“这几句很重要”。换句话说,这就像剧本的舞台指示,你只要将台词以外的叙述性文字说明,以自己的方式写下来就好。

像这种开会情况以外的后设资讯,并不是要写给别人看的,而是用来磨练自己的技巧。将听过一遍的话消化重整,算得上是我的隐藏技能,为什么我办得到?因为我有表演备忘录。光看着那些写满台面上对话的会议纪录,是不可能重现开会过程的。但只要留着表演备忘录,就能完美重现那些成功的简报资料与会议主持人的举动。藉此,还能提高自己的简报能力与会议主持功力。


图片|来源

第三点,就是由“制作人观点”所检视的“开会重点”。这场会议的重点是什么?那场研习会的主题又是什么?站在主办人的立场一想,“其实主管根本只是想捧红这个人而已嘛”!再多思索一下,你就能发现“其实这场会议只是想暗示某人某件事”而已。想到什么,就粗略记录下来。

除了一般的会议纪录之外,你再以导演与制作人的观点写下自己的备忘录,有助于学习会议主持技巧。如果用制作人的观点想着:“这次我想让 ○○ 先生磨练这些技巧。”再用导演的观点故意引导 ○○ 先生发言、称赞他,甚至不着痕迹地吹捧他(这可是高难度技巧)。平常藉此机会多多锻炼,一旦自己成了会议主持人或简报发表人,就能从容应对了。

会议结束时,一定会列出“行动项目”的清单,指名谁(负责)做什么(行动),何时实行(截止日期)。

如果不想让会议沦为空谈,就必须决定接下来的行动,想不到很多公司都没做到这点。为了让决策确实执行、厘清责任义务,“谁”、“做什么”、“何时做”,这三点必须在会议中列出来,然后分享给所有人,届时员工就不能找藉口说“对不起,我没做”了。延伸阅读:终结冗长会议!七个企业高效开会的方法

不要只是看到什么就写什么,若能拉开距离,想想后设资讯,就能成功学会其他人的优点。利用导演与制作人的观点,多多偷走那些主持高手与简报好手的技巧,据为己有吧。

等到把撰写会议纪录的技巧练得炉火纯青,发现会议中缺乏视觉要素?没问题,当场搜寻,加上去!若找到影片与连结,也贴上去。你不必等到会议后才统整,而是开会时就能整理出一手高品质会议纪录,这种人才,每家公司都想挖角。不妨利用会议纪录,让你在公司内高人一等吧!一定很有趣!