过去很长一段时间,我都把时间管理看作技术问题,尝试过各种方法与工具。后来事实证明,时间照溜不误,我对浪费时间后的心虚和内疚感却很难减弱。想要学习把时间管理好,我们需要的可能不是越来越多的工具,而是问自己“我为什么需要时间管理?”

对于我这种讲求效率又非常容易察觉时光易逝的人来说,在我没有做正经事的每一秒(以及休息时的每一刻),都觉得自己是在对人生犯罪。也许正是因为抱有这样的观念,我才如此厌恶睡觉这件事,总幻想着某天能发明一种药水,可以让人一直醒着且不觉得劳累就好了。

说起睡眠,插个题外话。现在很流行“睡商”(睡眠商数)这个词,意思是指一个人的睡眠品质和其智力及健康状况的比例。我在网路上找了老半天也没查到这个概念源自何处,所谓“美国学者提出”究竟是谁也没说清楚,但暂且我们就先承认这个定义的合理性吧。

睡商和智商(IQ)、情商(EQ)一样,也有高低之分。睡商高的人,他们的特质是:身体健康、精神焕发、皮肤光亮、思维敏捷。而睡商低的人,则有以下五种类型:

第一种,轻视睡眠族:认为睡觉是浪费时间,该睡觉的时候,他们可以看书、工作、娱乐、喝酒︙︙总之就是不睡觉,穷极一生要与睡魔搏斗。

第二种,主动不眠族:生怕别人问“你怎么这么早就睡啦?”,所以说什么就是不睡觉,视深夜两点以前入睡为奇耻大辱。这类人士就怕自己睡得太好成为异类,搞到最后想睡好也办不到了。

第三种,恐慌失眠族:最担心和别人一样失眠,偶尔一次睡不好就情绪紧张,害怕失眠会让生活不顺,其结果可能由业余睡不好转为正式失眠一族。

第四种,挑剔睡眠族:任何原因都会害他们睡不好,有各种顽固的睡觉旧习,要他们适应新环境和任何动态的改变,都需要漫长的时间。

第五种,牺牲睡眠族:被动失眠的最佳表现。往往是陪着别人不睡,为了别人的利益,牺牲自己的睡眠时间。

关于我在时间管理上的各种努力

我个人有点接近第一种类型,但绝不会因为娱乐消遣、无所事事而牺牲睡眠。我只是单纯认为睡觉浪费时间,希望能把时间用来做更多正经事,例如工作、读书、提升技能、锻炼身体,可是有时候我也会质疑自己的判断:为什么只有这些事才能算是人生中的正事?

我很怀疑对高睡商的定义“身体健康、精神焕发、皮肤光亮、思维敏捷”,这类描述在华尔街、矽谷的成功人士和菁英们身上可以见到,但我很难相信他们大多数人会有足够的睡眠时间和良好睡眠品质。

还是说回正题吧,由于习惯性对时间感到敏感(甚至恐惧),我成了一个睡商比较低的人。但一味减少睡眠时间绝对不是好事,关键是要有效率地利用醒着的时间,这就得谈谈时间管理这个概念了。(推荐阅读:给事情老是做不完的工作者,你需要“拆解”的工夫

过去很长一段时间,我都把时间管理看作技术问题,尝试过各种方法。例如,我会用手机定时二十五分钟(番茄工作法),让自己专注在这个时间内把一件事情做好,不受其他事物的干扰;我列出每日待办事项列表,按“要事第一”的概念排序、努力完成;我记录自己做每一件事情的精确时间,然后每晚睡觉前盘点,看看哪些时间还能再被压缩、挤出来。

除此之外,我还热衷关注各种流行的、经典的时间管理工具。例如用“Left”这款App,来提醒自己的一生已经走过多少小格子、可能还剩多少小格子,以此提醒自己珍惜时间,不做无用的事;或者用“Forest 专注森林”这个App,来逼迫自己专心致志,不到自己设置好的三十分钟绝不去看手机;更不用说身为苹果手机的忠实粉丝,我把内建的一套完整的时间管理软体—日历、提醒事项、备忘录用得多么得心应手了。

事实证明,时间照溜不误,对浪费时间后的心虚和内疚感却很难减弱。为什么掌握了那么多时间管理方法、熟知那么多时间管理工具,我还是不会管理时间?很简单,因为时间管理根本与技术面无关。


图片|来源

你是在管理时间还是浪费时间?

时间管理当然有捷径可循,书店里兜售那么多方法论,总会有一些用处。每个人都可以摸索出一套自己的时间管理法。不过在我尝试过诸多管理技巧和工具后,最终还是全部放弃了,原因有二:

第一,那些方法让我很难坚持下去,也许对部分人很奏效,对我却是负担大于效果。就拿经典的番茄工作法来说吧,每回设定二十五分钟专注工作,对我来说根本不够用,见客户、开会、团队讨论时,我哪有可能突然喊停说:“我定时的二十五分钟到了,现在我得休息三至五分钟。”

第二,使用时间管理工具往往会浪费更多的时间。本来随手一记就可以解决的事,现在却要打开手机、进入 App、输入待办事项、设置好截止日期,完成后还要记得点一下“已完成”,整套流程走下来,感觉形式大于实际意义。(推荐阅读:【如果你想】省下时间过好生活,五款 APP 让你拥有高效人生

最好的时间管理技巧,用起来一定是得心应手、不费力、不耗费额外精力的,所以我放弃了那些理论、工具,找出了属于普通人的时间管理之道,主要有三点:

第一,追求记录的便捷性而非工具

我有一个随身、随处携带的小本子,比手掌略大一些,然后把待办事项(例如十点开会、下午两点打电话给客户 A)、重要事情(今天一定要提交年终总结、约了十一点去医院检查)、容易忘记的事(取快递、上网缴电费)一股脑儿全记在上头,每页只写一件事,而非把事情都罗列在一张纸上。这么做有一个好处,就是如果突然发生意外,可以在那页纸张的空白处继续追加处理方式及进度更新。当该事完成后,我会把这页的一角折起来,提醒自己不用去翻看了。

当然,我不可能时时刻刻和这个小本子形影不离,当它不在手边而又发生了一件需要记录的事情时,我会用手机写下来(毕竟手机几乎已是现代人的贴身装备),提醒自己把这件事登记在案,确保不会遗漏。

第二,小事必须多工处理

我有一个原则是:做正经事、大事时尽量留出完整时间,争取一口气完成,无论是三小时、半天还是一天,如果这件事需要你花时间、耗费脑力和精力才能完成,那就一定要尽可能为它多留时间;而不需要操心、无须花费太多脑细胞的小事,则要秉持多工原则做完。

工作和生活中有很多这类小事可以搭配组合去完成,例如:一边整理提案资料,一边浏览邮件(不是回覆邮件);开形式主义的会议时,在脑海构想专案的PPT架构;洗衣服的时候一边听电子书。关于小事,它应该符合这样两个条件:你做起来不费力;短时间(十分钟以内)能搞定。

第三,从自己最想做的事开始

虽然“要事优先”这个原则已经被尊为神旨,但对于很多人来说,执行起来真的很困难。如果能坚持完成还好,若是半途而废,你还会因为浪费了大量时间却没有完成而沮丧、生气,连带也影响其他事情的进度。而且“要事”本来就是主观性很强的概念,有些要事可能悲壮色彩略重,让人一想到就觉得压力很大;有些要事也许因为你当天心情很好,或者别人夸奖了你、突然自信爆棚,而使艰钜的要事成了“易事”。

所以,在众多待办事项中,不妨先从自己想做的事情开始处理,让自己渐入佳境,一件接一件地完成手头所有的事情。

时间管理说到底,是人生观的问题

以上三点说穿了还是偏技术面,但如果你不弄清楚“究竟什么事对自己是最重要的”、“自己的目标是什么”、“究竟想成为什么人”这类问题,可能再多方法也是枉然。

时间管理说到底是人生观问题。我相信每个热衷时间管理的人,都非常在乎自己有没有浪费时间,但你一定得先问问自己:我如此高效地想完成一件事是为了什么? 经过管理后多出来的时间,我想做些什么?而当我为了追求效率,必须让一件事情的效果打折扣时,我又有多高的容忍度?如果上述问题你没先思考过,那么所谓的时间管理,就只是流于形式罢了。

对我个人来说,我会想各种办法让自己在做事时动作更快、完成度更高,例如同时处理好几件小事,行动时永远风风火火,在任何等待的时刻。例如排队等车、等候就医,一定要同时做些其他事,比方说看书、写大纲、重整各项素材,绝不允许自己干等,或四处晃悠,这些行为都是为了能挤出更多的时间让自己写书稿、写专栏。

写作在我人生中是一件正经事,不像写日记记录心情那样随意,所以我必须尽可能地调度完整时间给它。和很多写作者不同,我无法在机场候机、或在咖啡馆闲坐时拿出电脑写稿,这对我来说太过仓促和紧迫。我写稿子时一定要端坐在书桌前,留出至少三个小时的时间。

因为有了“要写稿”这个目标,我才有动力想方设法地偷时间,明白哪些行为可以缓,哪些行为必须紧迫,或者根本无法达成。在这个思考的过程中,所谓“时间管理”也就自然而然执行起来了。

很多事情表面上看来是行为方式的问题,其实都与我们的终极目标“你想追求什么样的生活、想成为什么样的人”有关,时间管理也不例外,而所谓的技术、方法,不过是让我们在实现目标的道路上能走得更顺畅一些。