如何开个好会？会议的价值，等于结论价值扣掉时间成本

作为一种沟通方式，“开会”跟演讲、写作相比，给人的印象却不怎么好。网络上有铺天盖地的“开会指南”，但为什么看了很多，却依然开不好一个会呢？

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每当遇到方法论层面的困惑，我的习惯是回到这件事的底层逻辑，寻求“第一性原理”。理解到底什么叫开会（What），为什么要开会（Why），然后再去思考怎么才能开好会（How）。

那到底什么叫开会？召开员工大会，是开会吗？一群人开展脑力激荡，是开会吗？向领导汇报工作、销售团队每天早上的晨会、大领导组织的部门协调会、和员工的定期沟通呢？开会的本质是一个商业模式，和一切商业活动一样，是一个有投入、有产出的经济学游戏。开会的投入，是所有与会者的时间成本；开会的产出，是一组结论，比如所有人的共识，或者与会者的共创。开会，是一个用时间换结论的商业模式。

为什么要开会？为了赚钱！用有效的会议， 创造出比时间成本更大的结论价值。会议价值＝结论价值－时间成本。

理解了 What──什么叫开会，和 Why──为什么要开会之后，剩下的 How──怎么开会，就变得自然而然了：增加结论价值，减小时间成本。

第一，增加结论价值

开会的第一个结论价值，是共识。领导想统一所有人的思想，这叫员工大会；几个部门在一起各自报告工作进展，这叫跨部门会议；每天早上沟通当天的价格政策，这叫晨会。这些会议都是为了达成共识。

增加“共识会”的结论价值，方法是：能不开就不开。开会是一个成本极高的同步沟通方式。试试看，能不能用异步沟通方式，比如邮件、简讯、微信等达成共识？如果可以，用异步沟通取代开会。

开会的第二个结论价值，是共创。一起研究客户方案应该怎么做，这叫研讨会；公司高阶主管闭门几天讨论明年规画，这叫策略会；技术部、市场部激烈碰撞，发散思考下个产品应该如何设计，这叫脑力激荡会。这些会议都是为了促成共创。

增加“共创会”的结论价值，方法是：用专业的方法开会。比如，KJ 法（由日本川喜田二郎提出的一种质量管理工具）、六顶思考帽、罗伯特议事规则等，而不是大家坐在一起开聊。前面我们已经介绍过六顶思考帽，在《5 分钟商学院．工具篇》中，会讲到罗伯特议事规则。

此外，不管是共识会，还是共创会，有一个共同的原则：跟进。

会议之前，要充分准备达成结论的资料；会议之中，以达成结论为导向，专注议题、分配时间；会议之后，发出“3W 会议纪要”──Who do What by When（谁在什么时间完成了什么事）。

第二，减小时间成本

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会议时间成本＝每人时间成本×参会人数×会议时间

假如，公司员工的时间成本大约是 100 元／小时，聚集 20 人开一个两小时的会，那么会议的时间成本就是 4,000 元（100 元×二十人× 2 小时）。如果公司以出售手机为主营业务，卖一部手机的利润是 40 元，也就是说，公司要多卖 100 只手机，才能赚到足够的钱，才开得起这个会议。

很可怕！但更可怕的是，公司每花一分钱，都需要财务部签字，而随便谁召集一个小会，4,000 元的时间成本就花出去了，却没有人心疼。美国人每天要开 1,100 万次会议，每年会议的时间成本高达 370 亿美元，都不需要财务部签字。

怎么减少时间成本呢？

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限制参会人数。Facebook 有一条会议规则：开会时只能订一盒比萨；苹果拒绝无关者参会；谷歌坚持会议人数不要超过八个人。这其实都是通过限制参会人数的方法，减小时间成本。

缩短会议时间。亚马逊（Amazon）召开会议之前，文档资料要先读完，不在会上宣讲；柳传志规定，联想的会议不准迟到，谁迟到谁罚站一分钟；王健林开会讲话，时长误差不超过 5 分钟。这其实都是通过缩短会议时间的方法，减少时间成本。

除此之外，还有一些办法，比如给会议室订价、只允许站着开会、开远程会议、在微信群里开会等，都是减少时间成本的好办法。

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【KEYPOINT】开会

开会，依然是一种必不可少的沟通工具。开会的本质，是一个用时间换结论的商业模式。有人之所以不喜欢开会，是因为在这个商业模式中，常常亏得血本无归。应该怎么做？第一，增加结论价值：尽量少开共识会，用科学的方法开共创会；第二，减小时间成本：限制参会人数，缩短会议时间。