工作常常需要多工处理吗?节省你的“任务切换”时间,使用看看番茄钟工作法,全神贯注工作 25 分钟,也能休息 5 分钟,让你的工作效率大提升!

你有没有遇到过这样的情况:正在准备第二天会议的演讲稿,一位朋友打电话过来向你大吐苦水,你不得不一边听着他的抱怨,一边扒几口快要冷掉的午餐。这时,电脑萤幕上弹出来邮件资讯,你顺手点开,发现居然是个搞笑影片。你忍住不笑出声来让朋友听见,关掉邮件。挂断电话之后,再回到演讲稿上来,却发现脑子一片空白,只好郁闷的喝了口汤⋯⋯(你会喜欢:时间不够用?看看12个创业家提高工作效率的祕诀

我们常常梦想自己要是有三头六臂就好了,或者能像电脑一样,同时处理好几项任务。人真的可以三头六臂吗?真的可以同时处理好几项任务吗?


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学过计算机原理的人都知道,电脑同时处理多项任务,其实是通过把 CPU(中央处理器)的计算时间切成足够小的时间切片,然后快速的轮流使用而已。也就是说,所谓的“多任务”,其实是高速切换的单任务。比如我的笔记型电脑,它把一秒钟切成 22 亿等份,供各个软体轮流使用,切换的速度快到让人完全感觉不出来。

那么人脑呢?人脑中有一个叫“丘脑”(Thalamus)的组织,其作用和电脑的任务切换机一样。当然,人脑切换任务的效率远不如电脑。假设一个人正在专心致志的做一件事情时,突然被电话打断,哪怕只打断一分钟,他想要重新集中注意力至少需要几分钟,甚至十几分钟。也就是说,人脑每一次切换任务,都有可观的时间成本。三头六臂式的多任务,不但不会节省时间,还会造成大量的时间浪费。

于是,很多人都在研究,到底多小的时间切片、多快的切换速度,是人脑最佳的工作频率?1992 年,弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)发明了“番茄钟工作法”。

番茄钟工作法,就是指把人脑当作 CPU,切割成以 30 分钟为单位的时间切片──每次集中精力工作二十五分钟,休息五分钟。可以用厨房常用的番茄钟来计时,所以被称为“番茄钟工作法”。

从时间管理的角度看,番茄钟工作法其实就是用合适的时间颗粒度,来保证注意力的专注度,节省任务切换导致的时间浪费。

具体怎么做呢?非常简单,买个番茄钟(苹果钟、西瓜钟都行),然后坐到桌前,从 GTD 的“下一步行动”目录中,拿出一件事情来,就可以立刻尝试番茄钟工作法了。但是,为了获得最好的效果,有几个地方需要注意。

第一,防止被打断

一次打断会带来两次大脑任务切换,一来一回,可能就会浪费几分钟。番茄钟工作法的关键是防止被打断,全神贯注二十五分钟。

最被动的打断往往来自电话。可以关掉手机,或者设置成勿扰模式,只允许老板、家人的电话打进来。把简讯设置成自动回覆:“现在正忙,稍后给您回电。谢谢。”要是老板真的打电话来呢?接通之后,如果不是急事,可以礼貌的说:“老板,我知道了,我 30 分钟后回覆您可以吗?”

最诱人的打断来自微信。关闭微信和所有应用程式的提醒功能。那些动不动就叮一下、震一下、亮一下萤幕,并且还不能关闭的应用程式,我一律卸载。微信有一个很好的功能,就是可以设置“免打扰一小时”。

最难防的打断来自自己。有时候,一件事情会突然出现在我们脑海中。比如想起忘记订火车票,或者冒出来一个灵感。可以放一张纸在手边,或者打开电脑上的记事本,快速的用几个字记下这件事情,然后把它清除出大脑,继续专注 25 分钟。必须坚决拒绝打断,否则别拿出番茄钟。


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第二,努力进入心流体验

心流体验是一种忘我的状态,才思如泉涌,通常半小时过去了,觉得就像过了几分钟一样。努力让自己进入心流体验,会事半功倍。

怎么进入呢?绝对安静,也许并不能帮助每个人进入心流体验。相反,在一些背景音(比如流水、下雨、刮风、咖啡馆的喧哗,甚至是电视机的雪花音)下,很多人更容易专注。如果你需要这些背景音的话,可以在手机端下载一个叫作“白噪音”的应用程式。(你会喜欢:工作秘技:用好声音,陪我们好好工作

另外,半小时对于心流体验来说, 或许不够。这也是很多人批评番茄钟工作法的地方。强制性的设置每半小时一个番茄钟,会粗暴的打断心流,休息 5 分钟之后,可能再也回不去了。所以,我个人的做法是:设置 25+5 的小番茄和 50+10 的大番茄。处理杂事,用小番茄;在写作上,用大番茄。

第三,要专注,也要休息

用电脑时间长了,电脑会发烫;用大脑时间长了,大脑也会发烫。所以,要保证番茄钟之间的休息。另外,专注可能让人限于局部,休息则有助于把人拉回到全局。

【KEYPOINT】番茄钟工作法

番茄钟工作法,就是每集中精力工作二十五分钟,休息五分钟。这是一种用合适的时间颗粒度,来保证注意力专注度的工作方法。在执行时需要注意:第防止被打断;第二,努力进入心流体验;第三,要专注,也要休息。