一心多用或许让你感觉自己做了很多事,但专心地个别完成每件事情,可能反而更有效率,还能缓解现代人时时刻刻的焦虑。

文|戴芙拉.札克(Devora Zack)

“我很忙。”

“有我忙吗?好吧,我超级忙。”

“有吗?我超级、超级、无敌忙。”

忙碌是一种会扩散的传染病,就像粗壮的杂草长满整个草坪。然而,喧嚣忙碌并不一定会有回报。忙到不可开交并不一定表示工作有效率。LeaderShift 谘询公司总经理蕾丝莉.威廉丝(Leslie Williams)敏锐地观察到,“我们的文化对于生产力的定义受到催眠,我们以同时做多少件事来衡量工作效率。”

太多人的生活被事情塞满,实际成果却不成比例,很少有事情是重要到值得我们花费这么多时间的。结果是,我们分心和不满,过着职场压力愈来愈大的生活。

我们当前的文化认为,事情做愈多愈好。这很奇怪,似乎要把自己累垮才觉得自己有价值。作家萝拉.范德康(Laura Vanderkam)指出,忙碌能强烈地让我们觉得自己很重要:

“我们感叹工作过度和睡眠不足的同时⋯⋯显示我们很敬业。”


图片|来源

我们似乎已经忘记了一些基本的事情,例如,用不一样的方式管理我们的时间,可以大大提升生活品质。知名品质管理学者约瑟夫.朱兰(Joseph Juran)在着作《朱兰质量手册》(Juran’s Quality Handbook)中阐述了这个概念,并称之为“重要少数法则”(the Law of the Vital Few)。他与合着者约瑟夫.德.菲欧(Joseph De Feo)解释高品质的工作重点,是区分“多数琐事”和“少数要事”。他建议你审视自己的任务,哪些是必要的,然后把其他不重要的先搁一边。一旦你主要工作完成后,你可以评估其余的事项是否值得你费心,或是根本不值得去做。

哪些事属于“少数要事”呢?事情的重要性并不会总是立即显现出来,最重要的事情可能一开始看来并不重要,举例来说,美国参议员非常不看重和同事一起休息用餐的机会。

一天中最重要的一餐?

现在的国会成效可能是历史上最差的。白宫记者艾希莉.帕克(Ashley Parker)指出,老一辈的共和党和民主党参议员经常一起在参议院餐厅吃饭,“在今日两党对立的氛围中,无法想像这样的场景。”现在的参议院餐厅空荡荡,而“餐厅使用率下降,反映出国会普遍呈现两极化。”帕克引用参议员谢尔登.怀特豪斯(Sheldon Whitehouse)的话:“一想到我们时间多么紧凑,坐下来吃顿午餐花太多时间了。”

今日的参议员都忙到没办法和同事聊天吃饭,主动去了解彼此似乎一点都不重要。同时,议会气氛不和谐、暗潮汹涌,而且成效不彰。大家若能打破党派界线,聚一聚吃点东西,半小时下来可能是参议员一周里最有价值的时间,这是专于一事可以有好结果的另一个例子。把注意力集中在对方身上,面对面实际吃个饭,时间虽短,但很有可能避免参议院的僵局。


图片|来源

你的注意力都用到哪里?

企图一心多用和沉迷于忙碌有关,因此也会使人觉得无法消受。有一次我在机场很吵闹的闭路电视机附近要排队登机时,听到一名旅客对旅伴说,“这些没有用的资讯一直对我们疲劳轰炸。”我同意。我在宾州大学安纳柏格传播学院学到的经验是,媒体不能告诉你思考的方式,但它可以告诉你思考的题材。遗憾的是,媒体提供给我们的,经常是劣质的东西。(阅读更多:寒冬还是盛夏?郑国威X陆子钧:“媒体乱象,是因为受众跟题目都不对”

以前只有几家电视台在播一小时的晚间新闻。现在,我们每天 24 小时都能收到新闻,而且媒体的管道多到数不清。我们的注意力以光速剧减,电视广告和音乐录影带经常在一分钟内把 30 个、甚至更多的画面拼接起来。一心多用反映在媒体上,呈现出愈来愈多的零碎资料。我们被干扰物疲劳轰炸,然后我们的大脑被训练成不去自省。

显然地,人们为了能不用自省,几乎什么事都做得出来,正如维吉尼亚大学的一项实验,在心理学和神经科学学界引起了轩然大波。受试者单独在房间内无所事事,除了可以按一个会对他们发送电击的按钮。六分钟后,大多数的受试者觉得,与自己的想法独处非常不愉快,所以选择对自己施予电击。但是同样的受试者先前却表示,他们会付钱来避免受到电击。

这个令人“震惊”的电击(shocking)研究(我忍不住这么说)呼应了第三章讨论到的一些内容。如果你避免独处的时间,想想看你错过了什么,因为自省有很多好处。根据义大利的研究人员,自觉会增强我们的同理心:“我愈能连结到自己的感受和经验,愈能详尽、准确地猜测到其他人的想法。”

现代社会重视做事而非思考,这种风气盛行,但是如果我们可以挪些时间去思考,生活就能有明显的改善。每一天把“忙”着上网的时间,拿一些去思考个几分钟。


图片|来源

密西根大学伊森.克罗斯博士(Ethan Kross)推测,人们转移注意力,是为了逃避思考自己的生活。沉思是要经过学习的技巧,“如果朋友有问题寻求帮忙,我们告诉他们处理的方法,但是如果问题是发生在我们身上,我们却会觉得很困难,部分原因是,我们都有自我中心的偏见,使得理性推论变得困难。研究资料清楚地显示,你可以用语言来欺骗自己,让自己认为你的问题是发生在别人身上。”

有种技术可以帮助你,同时结合克罗斯博士的建议,在书写、思考,或者谈论你所面对的挑战时,用第三人称代词或你自己的名字。练习自我反思来面对人生的挑战,也是运用专于一事最棒的优点。

工作狂是一种相对的说法

“替你个人生活腾出时间”是常见的名言。然而,我们非但没有照着做,大家反而都变得更忙碌。

看看以下 1982 年人们对工作狂的描述:“回答下列问题,可以判断自己是否有工作狂倾向:你是否经常把工作带回家?即使正试着完成重要的工作,或正在休息时,你是否会接电话?你是否不愿意休假?”

想看看这 35 年来,人们对工作期望的演变。以往被视为危险工作狂的情况,现在只不过是大多数专业人士平常做法的最低标准而已。下班后还得心系工作,一边处理紧急工作,一边允许各种干扰的影响,此外,在许多专业领域,回覆泛滥的电子讯息是家常便饭,但是这么做并不正确。

有些人认为“永远有空”的专业人士是重要和厉害的人物。科技使我们有可能全天 24 小时都联系得上,这凸显出人们期望你要一直待命、非常忙碌和异常地重要。尽管科技进步节省了时间,我们却不知怎么地变得比以前更忙。

1928 年,约翰.梅纳德.凯因斯(John Maynard Keynes)撰写〈我们后代的经济可能性〉(Economic Possibilities for Our Grandchildren)一文,预测 2028 年的生活情况。他预测,到了 2028 年,欧洲和北美的生活水准会高到人们每天只要工作约三个小时,甚至还可能不必工作这么久。凯恩斯推测,我们今天主要面临的挑战是,如何打发我们所有的闲暇时间。

他完全没料想到情况却变成这样。

我们为什么这么忙?我们在忙些什么?正如作家亨利・大卫・梭罗(Henry David Thoreau)所言:

“光勤劳是不够的,蚂蚁也是勤劳的。要看你是在忙些什么。”

科技原是要让事情可以做更快,却往往适得其反:我们的时间永远不够用。我们不但没有摆脱永无止息的工作要求,在家里和工作场所的多媒体设备又在我们忙碌的生活上火上加油。(延伸阅读:当忙碌成了流行病:工作与生活失衡,也许是你不够自律

换一种角度来看:如果节省时间的设备确实节省时间,我们应该会有史上最多的时间才对。但奇怪的是,我们的时间似乎比几年前更少。到一个没有节省时间设备的地方真的很有趣,因为这时你会发现你有很多时间。在其他地方,你忙着工作,才能有钱购买帮你节省时间的设备,所以你就不必这么辛苦。过度执着节省时间最主要的问题很简单:时间是无法保存下来的,时间是用来使用的,但是你可以选择明智或愚蠢的使用方式。

节省时间是什么意思呢?这么多节省时间的设备,究竟带来什么结果?看来,即便我们如此努力工作,并购买了这么多东西,我们还是忙到无法好好享受。

我们不顾一切想要解套,所以试着一心多用,却因而导致错误、误算,以及令人不满的沟通结果。自称一心多用的人往往一刻也不得闲;毕竟,专于一事才能让我们有喘息的空间。


图片|来源

时间转移

让自己沉浸于一项工作,其中一个条件是建立规律的休息。在主要活动之外,还要预留时间,这样有助于专心工作。如果你的工作是静态,用休息时间活动一下筋骨。如果你在室内工作,可以到室外走一走。如果你的工作需要体力,用休息时间来放松一下,五至十分钟通常足够恢复你的精力。心脏是我们学习的榜样:“大多数人以为心脏是一直在工作,事实上,心脏每次收缩后都有一定的休息时间⋯⋯算起来,心脏每天休息整整 15 个小时。”

时间转移是指高效率时间和休息时间交替出现。从事一项工作时,要经常休息以保持充足的精力。科学家已一再证明,我们让自己休息后,效率会高更多。

由于数位产品充斥,有一些组织联合发起“全美断网断电日(National Day of Unplugging)”活动,让参与者在 24 小时内不使用科技产品,包含手机、平板电脑、电脑、收音机或电视。这个活动通常需要大家一起努力,因为很多人都至少拥有一台以上的电子产品。即使我们睡觉时,伸手也可以拿到电子产品。我几乎记不起上次看到有人出来遛狗或推着婴儿车时,手上没拿智慧型手机是什么时候的事情了。

2014 年全美断网断电日的参与者被访问到参加活动的原因,他们的答覆各式各样,有些很浪漫、有些很有理性,还有以下的期望:

  • 养精蓄锐,然后重新开始
  • 与家人共度优质的时光
  • 恢复日常生活之美
  • 活在当下
  • 与现实世界重新接轨

你也做得到。

是什么阻止了你?休息会让你内疚吗?你觉得必须要有高效率吗?你隐约觉得必须随时都能让别人联系得上吗?(真心推荐:每天来点负能量:生命中的谁都不重要,你自己最重要

你应该反过来想。如果你必须深感内疚,当你不专心时,才该内疚。如果你需要效率高,用时间转移的方式更能提高效率,你不必随时联系得上。如果你想安心,可以提前让别人知道你的理由,在电话留言的提示语音里,留下详细的资讯。也许渐渐地,这会改变别人的期望,你不是随时能满足所有人的任何要求。永远都有空是不切实际的,抛开这个不可能的想法,这会释放出精神抖擞、轻松、更专注的你──这样一来,当你与某人在一起时,你人在,心也在。设想黯淡、模糊的手电筒和雷射光之间的差异,就像有没有专注的差别。


图片|来源