终结冗长会议！七个企业高效开会的方法

“如何”系列来啦！人生好多疑问，女人迷陪你找方法。如何开一个高效的会议，相信是工作者很关心的事，今天来和大家分享女人迷，以及国外企业的开会秘诀！

谈到开会这档事，大家可能会有这些想法：耗时耗心力、常常没有结论、影响到下个工作行程、不知道自己为何要开这个会⋯⋯。相信许多人都曾遇过这样的问题。

当会议无法有效地进行，一周十几个会议，就可能成为拖延工作进度的绊脚石。那解决方法呢？当然有啦！接下来，我们要分享女人迷如何展开高效会议，而国外企业如美国运通、Facebook、英国维珍集团有什么样的开会秘诀，来翻转大家对会议的印象！

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当主席问“有没有人想提意见？”的时候，台下常常鸦雀无声，极大原因是没有参与感。这件事与我无关、反正我提意见也没人要听、我从头到尾都抓不到重点⋯⋯会议中的 OS 油然升起。所以主席在寄发会议通知时，应该包含三点讯息：

所有的会议都必须有明确目的，或者要解决的问题。这不只能帮助会议进行更有方向，也能吸引与会者投入，让他们知道“我为何要排开工作，来参加这个会？”

而美国运通（American Express）的副总裁 Christopher Frank 认为，你要能在五个英文字词内，描述你的目的。他也曾在《Forbes》杂志中提到，你对要沟通的资讯有清楚概念，才能确保所有人朝同一个方向前进。

会议流程如同指南针，能让对话有明确方向。QualCare Alliance Network 的 CEO Annette Catino 在接受访问时曾说：“给我会议流程，否则我不会坐在会议室。因为如果我不知道为何自己在这，你也不知道自己为何在这，那就没有任何理由开会了。”

Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 也坚持一定要有会议流程，才能确保所有项目踩点讨论。当然，会议流程也能保持弹性，你不需要一一列出，但必须要包含目的。

英国维珍集团（Virgin）创办人 Richard Branson 认为，创新的空间可以激发创新点子，譬如咖啡厅，能激荡出新点子。如果是较为机密的内容，在厨房餐桌、客厅⋯⋯任何一隅都可以。偶尔脱离会议室和 PPT，也能让脑子更清晰。

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事前通知完成后，就要正式进入会议。究竟如何开一场高效、又有具体行动的会议呢？

你有过这样的经验吗？坐在会议室枯等半小时，就为了等待全员到齐。一小时的会议，参与的人若有 5 位，你就占据了其他人共 4 个小时的时间开会。每个人的时间都很珍贵，即便身处高位，都应该要互相尊重。我们都明白，工作总有突发状况，但若会议表定 8 点，就该 8 点坐定位，准时开始会议。

当然，若与会者都已准备万全，提前开始会议也很好！

省去无意义的引言吧！让结论先行，再进一步讨论细节、解决方法。很多人会花时间在描述事件，但是，要让会议有效进行，最好的方法是先讲结论，这需要花时间练习。建议你可以在会议开始前，打个简单的草稿，帮助自己厘清结论、脉络。

数字说话、数字说话、数字说话！我们常有个习惯，就是用形容词描述：这次业绩有很大幅度的成长、触及率降低很多⋯⋯，成长多少？降低多少？在女人迷，十分强调用数字说话，因为数据能精确建立双方共识。如果遇到无法量化的情况，也要使用让彼此能达到共识的描述。

在会议最后留三到五分钟，讨论下一步的行动，内容必须包含：这件事由谁负责、在何时完成。以行动作为总结，才让这场会议有意义。你可以请所有与会人，使用这样的语句：“谁会在什么时间做完什么事（Who will do what by when?）”训练自己在高效讨论后，清楚明白自己的下一步行动。

同场加映：如何做会议记录

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做会议记录的精神，就是为了让不在会议的人，也能快速接收重点，而与会人也能在会后藉由纪录快速回忆。接下来和大家分享几个做会议记录的方法：

你不需要打逐字稿，把每个人说的话都记录下来。但在做会议记录时，你应该包含以下几点：会议时间地点、目标目的、具体行动、预计完成的时间。你也可以弹性增加其他项目，总之，做会议记录的目的，是要让与会人做后续追踪。

如同前述，多使用数字说话，在做会议记录时，也减少使用形容词，譬如“很好、很棒、很低”，或者副词“快速地、尽快地”。你不需要放入个人观察，用客观的角度书写即可。

保持高效行动！在会议中，你可以视情况快速做会议记录，而在会议结束后，给自己 5-10 分钟的时间整理内容。如果你无法在会议结束后抽时间整理，也务必要在 24 小时内完成，维持讨论的节奏以及热度（而且不要太依赖自己的记忆力呀！）。这样才有整理会议记录的意义喔！

做会议记录的方法有很多，有人习惯用 Word，有人习惯使用云端文件，无论你是哪一种，做完会议记录后，不是发给大家就没事了，最好能请所有人看看文件，是否有需要修正的地方，一方面确保大家都有收到文件，一方面也能请同事给回馈，看看语句顺不顺、逻辑通不通，让未来会议记录做得更好！

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会议是一群人集结起来，交换想法、脑力激荡、共创改变的过程。所以一场会议，应该是让所有人都享受其中，且赋予使命感的，我们都不希望让会议流于形式，所赶快笔记上述的内容，在下次的会议中，一起实践！