“如何”系列来啦!人生好多疑问,女人迷陪你找方法。如何开一个高效的会议,相信是工作者很关心的事,今天来和大家分享女人迷,以及国外企业的开会秘诀!

谈到开会这档事,大家可能会有这些想法:耗时耗心力、常常没有结论、影响到下个工作行程、不知道自己为何要开这个会⋯⋯。相信许多人都曾遇过这样的问题。

当会议无法有效地进行,一周十几个会议,就可能成为拖延工作进度的绊脚石。那解决方法呢?当然有啦!接下来,我们要分享女人迷如何展开高效会议,而国外企业如美国运通、Facebook、英国维珍集团有什么样的开会秘诀,来翻转大家对会议的印象!

会议前——给我会议流程,否则我不会坐在会议室


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当主席问“有没有人想提意见?”的时候,台下常常鸦雀无声,极大原因是没有参与感。这件事与我无关、反正我提意见也没人要听、我从头到尾都抓不到重点⋯⋯会议中的 OS 油然升起。 所以主席在寄发会议通知时,应该包含三点讯息:

会议目的

所有的会议都必须有明确目的,或者要解决的问题。这不只能帮助会议进行更有方向,也能吸引与会者投入,让他们知道“我为何要排开工作,来参加这个会?”

而美国运通(American Express)的副总裁 Christopher Frank 认为,你要能在五个英文字词内,描述你的目的。他也曾在《Forbes》杂志中提到,你对要沟通的资讯有清楚概念,才能确保所有人朝同一个方向前进。

会议流程

会议流程如同指南针,能让对话有明确方向。QualCare Alliance Network 的 CEO Annette Catino 在接受访问时曾说:“给我会议流程,否则我不会坐在会议室。因为如果我不知道为何自己在这,你也不知道自己为何在这,那就没有任何理由开会了。”

Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 也坚持一定要有会议流程,才能确保所有项目踩点讨论。当然,会议流程也能保持弹性,你不需要一一列出,但必须要包含目的。

开会地点选择

英国维珍集团(Virgin)创办人 Richard Branson 认为,创新的空间可以激发创新点子,譬如咖啡厅,能激荡出新点子。如果是较为机密的内容,在厨房餐桌、客厅⋯⋯任何一隅都可以。偶尔脱离会议室和 PPT,也能让脑子更清晰。


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会议中——进行高效讨论,行动总结

事前通知完成后,就要正式进入会议。究竟如何开一场高效、又有具体行动的会议呢?

准时开始

你有过这样的经验吗?坐在会议室枯等半小时,就为了等待全员到齐。一小时的会议,参与的人若有 5 位,你就占据了其他人共 4 个小时的时间开会。每个人的时间都很珍贵,即便身处高位,都应该要互相尊重。我们都明白,工作总有突发状况,但若会议表定 8 点,就该 8 点坐定位,准时开始会议。

当然,若与会者都已准备万全,提前开始会议也很好!

先讲结论

省去无意义的引言吧!让结论先行,再进一步讨论细节、解决方法。很多人会花时间在描述事件,但是,要让会议有效进行,最好的方法是先讲结论,这需要花时间练习。建议你可以在会议开始前,打个简单的草稿,帮助自己厘清结论、脉络。

说话方法

数字说话、数字说话、数字说话!我们常有个习惯,就是用形容词描述:这次业绩有很大幅度的成长、触及率降低很多⋯⋯,成长多少?降低多少?在女人迷,十分强调用数字说话,因为数据能精确建立双方共识。如果遇到无法量化的情况,也要使用让彼此能达到共识的描述。

行动总结

在会议最后留三到五分钟,讨论下一步的行动,内容必须包含:这件事由谁负责、在何时完成。以行动作为总结,才让这场会议有意义。你可以请所有与会人,使用这样的语句:“谁会在什么时间做完什么事(Who will do what by when?)”训练自己在高效讨论后,清楚明白自己的下一步行动。

同场加映:如何做会议记录


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做会议记录的精神,就是为了让不在会议的人,也能快速接收重点,而与会人也能在会后藉由纪录快速回忆。接下来和大家分享几个做会议记录的方法:

(推荐阅读:提升你的工作效率:重视会议记录,抓出细节里的魔鬼

摘录重点

你不需要打逐字稿,把每个人说的话都记录下来。但在做会议记录时,你应该包含以下几点:会议时间地点、目标目的、具体行动、预计完成的时间。你也可以弹性增加其他项目,总之,做会议记录的目的,是要让与会人做后续追踪。

内容具体

如同前述,多使用数字说话,在做会议记录时,也减少使用形容词,譬如“很好、很棒、很低”,或者副词“快速地、尽快地”。你不需要放入个人观察,用客观的角度书写即可。

在 24 小时内完成

保持高效行动!在会议中,你可以视情况快速做会议记录,而在会议结束后,给自己 5-10 分钟的时间整理内容。如果你无法在会议结束后抽时间整理,也务必要在 24 小时内完成,维持讨论的节奏以及热度(而且不要太依赖自己的记忆力呀!)。这样才有整理会议记录的意义喔!(推荐阅读:记忆力不好?熬夜加班不如好好睡一觉

保持同步

做会议记录的方法有很多,有人习惯用 Word,有人习惯使用云端文件,无论你是哪一种,做完会议记录后,不是发给大家就没事了,最好能请所有人看看文件,是否有需要修正的地方,一方面确保大家都有收到文件,一方面也能请同事给回馈,看看语句顺不顺、逻辑通不通,让未来会议记录做得更好!


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会议是一群人集结起来,交换想法、脑力激荡、共创改变的过程。所以一场会议,应该是让所有人都享受其中,且赋予使命感的,我们都不希望让会议流于形式,所赶快笔记上述的内容,在下次的会议中,一起实践!