你了解自己的工作风格吗?透过认识不同工作类型,建立对正面行为的成瘾,让自己更高效地完成任务!

公号 ID:knowyourself2015
公号简介:人人都能看懂、但只有一部分人才会喜欢的泛心理学。

最近关于亲密关系的问题我们谈得比较多,但随着假日过去,后台渐渐收到了类似“怎么样才能让自己发展更好”、“有很多想做的事但还是天天葛优瘫怎么办”这一类的问题,单他们其实都指向同一个问题:如何实现你自己的效率?

实现效率,可以理解为一个人能在多大程度上有效地达成目标。我们今天就要来聊这个问题。到底有哪些方法可以使我们过上更有效率的人生呢?

四种工作风格,你具备哪种?

Carson Tate(2015)基于对“个人生产效率”(personal productivity)数年的研究,提出了“效率风格”的概念。她认为,不同的人有着自己惯常的处理任务的风格。因此,并没有一种提高效率的方式可以适用于所有人,只有先了解自己和他人的效率风格,才能了解自己完成任务的方式和自身的优势、劣势。

她提出,在完成各项任务时,人们大致会体现出四种效率风格,一个人可能主要表现为某一种效率风格,也可能是几种风格的混合:

1. 排序者(Prioritizer)

排序者是那些以目标导向,遵从逻辑、分析、实证、数据支撑的思维方式的人。他们重视有效地利用时间,会对手上的任务进行优先级排序,确保聚焦在价值最高的任务上。

他们热爱批判性分析;激烈的、基于事实的辩论;聪明而有效地利用时间;讨厌无意义的闲聊;信息/指令的不准确或错漏;时间利用低效;过度分享私人信息。在沟通方式上,他们的叙述方式往往是清晰、有逻辑的,会为自己的观点提供证据,喜欢用专业术语和缩略词,喜欢直接提问、即时沟通,谈话和邮件通常都非常简短但是切中重点。(推荐阅读:【职场笔记】不必比较,找到自己的职场风格比什么都重要

排序者擅长立足一个项目最根本的目标去思考,也擅长进行数据处理、解决复杂问题、建立优先级、控制项目预算等;但他们通常不太擅长情感类的沟通,可能会难以考虑到他人的感受。


图片|来源

2. 规划者(Planner)

如果说排序者是对各项任务目标进行思考和排序,规划者就是重视执行任务的过程的人。

规划者是那些细节导向的人,他们在组织或机构里总是严格遵守规则和标准,有条不紊地完成任务,绝不拖延。他们会把需要完成的任务详细安排,制定精确、详尽的计画表并准时完成。

他们热爱严格按计画执行;跟进时间节点;使用监控进度的工具;讨厌时间表混乱;讨厌不清晰的语言表述、错别字或者其他小错误。在沟通方式上,习惯使用精确、谨慎的表述和反馈,叙述使用完整的句子或段落,往往会产生对质量、细节的怀疑和担心。

规划者擅长建立秩序、确保任务完成的进程;他们也擅长在过程中发现被忽视的错误。劣势则是,他们有可能在执行任务的过程中过于用拆分的方式去思考,较为死板,或者无法从更大的视野上去考虑问题。

3. 协商者(Arranger)

协商者是情感导向的工作者,他们常常充满热情,是最能够支持他人、和他人一起完成任务的角色。他们会站在他人角度上考虑他人的感受和情绪,善于人际沟通和说服,经常会依照直觉做决定。

他们热爱与他人互动,对他人表达承认和欣赏,就他人的担忧和疑虑进行讨论;讨厌缺乏眼神交流、情感交流的沟通,只依据数据和事实做决定而不考虑人情。在沟通方式上,往往健谈、不会冷场,善于讲故事、举例子,或者引用自己的个人故事。

协商者擅长协调团队互动、调节气氛,建立人际关系,推销和说服他人,令他人感到如沐春风;但他们可能会有缺乏理性分析、逻辑思考的问题,有时他们也会因为太想要获得一个考虑到各方感受的解决方案,而忽略掉主要因素。

4. 想像者(Visualizer)

想像者是思考那些未来可能的目标是什么的人。他们更多与未来工作,而不是与当下工作。

他们是创新导向的人,喜欢开放地、整合地思考,去想像更大的图景、识别出新的机会,喜欢挑战。他们也能够同时处理多线程任务,并将不同的想法建立起联系,整合成新的想法,能够快速地转移方向。

他们讨厌重复、缓慢的进度,死板、高度结构化的计画,讨厌过于追求细节和数字,以及被告诉“你不能做⋯⋯”或者“我们一直都是这么做的”。在沟通方式上,他们喜欢抽象、概念化的叙述方式,会用“想像”、“看见”、“预期”这样的词,善于使用比喻。往往会问任务的创新点。(推荐阅读:很努力还是做不完?七个颠覆工作效率的新观点

想像者擅长推动创新、建立未来的图景,确保整个项目前进的速度和多样性;但他们可能不擅长具体的复杂任务,会忽略执行中的细节。

Teamwork 网站进行的一项基于 Twitter 的调查发现,41% 的人是规划者,29% 的人是排序者,18%的人是想像者,12% 的人是协商者(Teamwork,2016)。

只要是在达成目标的语境,人们就会体现出以上这四种风格的一种或多种。你可能会觉得你自己的表现达不到上述描述的这么好,但你还是会相对更接近其中的某一种,只不过在发展程度上还不到极致。

Tate(2015)认为,了解自己的效率风格,你就会明白自己为什么会拥有和他人完全不同的目标,或者在达成同一个目标时可能会采取迥异的路径。你可以以此来分析自己擅长什么样的工作或者任务,懂得如何发挥自身的长处提高效率,或者提醒自己可能会忽略的东西。同时,你也会懂得如何根据他人的效率风格,来决定你如何与他们进行合作或互助。

如何高效地达到自己想要的目标?

不管你属于哪种效率风格,想要提高效率,你都需要经历一个科学的目标设定和完成的过程。因此,下面就介绍一些通用的目标设定与达成方法:

目标的设定:“SMART”标准

Locke(1990)提出的目标设定理论认为,在任务完成的过程中,目标的设定会直接影响到表现。一个明确、具有挑战性的目标,配合在过程中及时的评估反馈,可以令个人的工作表现获得提升 (Locke, 2006)。

一个好的目标应该具备如下五条标准,被称为“SMART”(Fuhrmann, 2013):

  • 具体的(Specific):目标要清楚、明白、不含糊;
  • 可以衡量的(Measurable):有关于任务是否完成、完成程度的考量标准;
  • 行动导向的(Action-oriented):把最大的目标细化到可以如何去执行它;
  • 现实的(Realistic):在考虑到困难程度后,它仍然是可以实现的;
  • 有时间限制(Time-bound):有规定时间节点。

比如,如果你想要建立职业人脉,那么,你需要确定,你要建立的人脉会包括哪些领域的人际关系,需要以什么样的标准去衡量(比如在 6 个月的时间里认识 x 个人) ,具体要通过哪些方法去实现(比如每个月参加 3 场社交活动,每场活动和至少两个人建立联系)⋯⋯如果你仅仅定下一个“我要建立起职业人脉”的含糊目标,那么很有可能会以失败告终。

目标的实现过程

当你确定了一个可行的目标之后,接下来就是目标的实现了。Locke(2012)认为,有 3 个因素影响目标实现成功与否:

a. 达成目标对你来说有多重要,即认为这个结果对自己来说越重要,对这一结果的期待越高,越容易成功实现;

b. 自我效能(self-efficacy),即对“自己能够达成目标”的信念有多强。研究发现,越信任未来的自己,越能够提高你在完成任务过程中的表现; 

c. 建立(与他人有关的)目标承诺(Goal commitment),即针对目标的实现有所承诺,且最好这些承诺不要只与自己有关。例如,如果这个任务不完成,我就请 KY 吃一个月饭,这种。


图片|来源

我们也整理了一些在实现目标的过程中,一些出其不意的小 Tips:

1. 与未来的自己共情,想像可能的失败

2016 年的神经科学研究发现,在我们的大脑中,掌管自控力和共情力的其实是同一个区域——rTPJ(右颞顶连接处)。而且,它影响自控力和共情力的原理也是类似的,因为这两种能力本质上都是“推理他人感受、理解他人精神状态的能力”:

共情是超越你自己的视角,站在他人的视角上去欣赏他人、理解他人的情感;自控则是超越“现在的你”的视角,站在另一个自己(假想的、未来的自己)的视角上去看待那个自己。

因此,如果你想要在完成目标的过程中更好地约束自己,可以时不时地跳出来,站在那个未来自己的立场上去思考(Soutschek, 2016),预先想像未来可能的失败。

Kahneman(2011)提出,在我们开始执行一项计画时,有一种叫做“Pre-mortem”(预先检验)的策略可能会帮助你取得成功:无论这个目标是“跑完一场马拉松”还是“创业做一家公司”,想像你已经做了这件事,过了一段时间后失败了,然后分析可能的、会导致失败的原因。

这一方面是帮助你确认自己的乐观是有现实根据的,而不会陷入不加批判的、不现实的乐观中;也帮助你为可能导致失败的因素去做准备。要注意的是,这种想像与确信“我一定做不好”、“我没有成功的希望”无关。它不含太多恐惧等负面情绪,只是把坏的可能作为可能性的一种去考虑,且考虑的重点放在“帮助现在的自己提前做出更好的准备”。

Kahneman 认为,它与自信并不矛盾,因为当你意识到所有坏的可能、有更充足的准备时,你反而更有可能会取得成功 (Kahneman, 2011)。

2. 建立“对正面行为的成瘾”

人们往往认为“成瘾”是一个负面词汇,它指代的是我们对某一些物质或行为产生长期、反覆、强迫性的渴求。但是,William Glasser 提出了“正面成瘾”(positive addiction)的概念,他认为人们也会形成对正面行为的成瘾,它对我们是有积极意义的。

与负面的物质、行为成瘾相似的是,正面成瘾的成因也是因为,在每次有这样的行为体验时会得到奖赏,拥有兴奋和满足感;但与负面的成瘾不同,正面沉溺的程度是适度的,它往往限制在一个时间段内,只针对某种行为而言,而并不会统领或控制你的整个人生 (Glasser, 1976)。

因此,人可以通过条件反射的原理来使自己对正面行为也产生“成瘾”,比如,为你想要达到目标所必须做出的行为设置一些奖励,使得每一次这样的行为都会使人获得快感,就会更沉迷于做一件事。长此以往,你会训练自己的大脑更愿意做这件事。

3. “结果导向”与“过程导向”结合

在我们每个人实现想要的目标的过程中,都需要被不断地推动。就动机而言,有的人倾向于“被结果推动”,即以某一个重要的目标作为执行的动力,将每一步小的胜利都看作是接近那个大目标的过程,以此来激励斗志;有的人则倾向于“被过程推动”,即他们更看重享受执行任务的过程,在过程中感受到自己是富有创造力的,而最终的那个目标只是过程的副产品(Romm, 2016)。

不过,最好的动机策略可能是“既能够被结果推动,又能够被过程推动”;既怀着对未来更好的自己的期待,也充分享受努力的过程。

特别是,如果这个目标是与你的整个人生规划,或者人生意义相关的时候,它往往是长时间的,是由不同的目标和过程组成的,你很难只以某一个具体的目标作为终点。比如,你想成为一个作家,固然需要一些好作品,但那只是途中的一些节点,你的人生中更多的是每天固定的写作。如果你无法享受每天的写作过程,那么即便在实现目标后感受到狂喜,也会在其余的大部分时间内很快感到空虚。

我祝你找到目标,从而有前进的方向;也祝你找到你真心喜爱的道路去前往这个方向,这样沿途你也会玩得开心。

在一个理想的状态里,我们每个人都要做自己的想像者:未来的你会是个怎样的人?过着怎样的生活?然后,你要像一个排序者那样,决定哪些目标对你来说是更重要的;紧接着,做规划者要做的事,拆解你的目标,落实成一个一个的小任务并尽力实现他们。而协商者的特质,能为你带来好的关系,让你在这一路上有伴随行。