倘若你总是觉得工作做不完,试着将工作拆解成几个 5 分钟任务,改变对你时间的认知,改善拖延的情况!

容我冒昧问一句:请问你想过“自己的成本”吗?

根据我个人的计算,日本上班族每分钟的成本,大约是 50 日圆。因此,如果找一份资料要花 10 分钟,就等于浪费了 500 日圆;这笔钱已经足以买一个午餐便当或是一本周刊了。

但是,如果我们能在工作上巧妙运用 5 分钟(250 日圆,约新台币 66 元)的时间,工作的速度就会变快。

有人常会被夸赞“工作速度好快”。当然,他们本身的动作就非常快,但更重要的前提是,他们对工作的优先顺序及步骤都清清楚楚,几乎不会浪费一分一秒,因此做起来才会如此神速。


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我听过一位马拉松选手的故事,过程很耐人寻味。

这位马拉松选手要在一定的时间内,跑完 42.195 公里。他的规画如下:

首先,他决定用 3 分钟左右的时间跑完 1 公里。跑到 5 公里处,大约花了 15 分钟。接下来每 5 公里,他决定用 30 分钟左右的时间进行挑战。听说这位马拉松选手还配合这个时间,决定步伐的大小,完全不受周遭的影响,用自己想像的方式跑完了全程。

其实工作也是一样,如果我评估某项工作的所需时间在 30 分钟以上,我会把整个任务先分解成数个 5 分钟。例如,如果我打算花 30 分钟写报告,第一个 5 分钟我会阅读资料,第二个 5 分钟检查资料,接下来 10 分钟(5 分钟×2)打草稿,最后的 10 分钟修润编排。(推荐阅读:情绪管理X高效时间利用:你不是超人,学习奖励自己

只要掌握这个要领,工作速度真的就会变快吗?

至少你不会像现在坐在办公桌前,告诉自己“加油!现在起花 30 分钟写一份报告吧!”那般勉为其难。事实上,你可以先利用空档(零碎时间)想像完成报告时的情形,或者读取相关资料。然后,再以随手记下的工作便条为基础,着手开始进行。因为前面已经热身,现在就能从容的完成工作了。

总之,任何工作都可以用 5 分钟为单位,进行分解或组装。

现在,我就介绍一些可以用 5 分钟为单位来做的工作内容,供大家参考。

可以用“5 分钟”处理的工作:

报告、下指示、打电话、写工作便条、收拾办公桌、检查文件、为文件起草等。

只要改变你对时间的认知,就可以和拖延的自己说再见。做到这一点,你也一定能确实感受到工作方式、运用时间的方式、整理资料的方式,甚至你的生活方式,都会产生很大的改变。