害怕说英文电话吗?不知道该如何有礼应答吗?职场里头必知的电话礼仪,两分钟影片让你英文应答不失礼!

通讯软体是现代人的好帮手,若善加利用可以为个人、甚至是为事业大大加分,但若是忽略了一些细节,可能反倒会被扯后腿!这部两分钟影片精简地整理出职场上使用电话的礼仪,帮助您正确利用电话提高自己的竞争力。(推荐阅读:【职场英文】五步骤!写出英文母语者也惊艳的商用英文信!

首先是基本礼仪,在工作场合需将手机音量调小(keep volume low)、或是转为震动(keep phone on vibrate),在会议上也要避免使用,更要减少传送私人简讯的次数,不让私事占据工作时间。

电话礼仪其实早从接起电话前就要开始执行。当铃声响起,先迅速找到手边的纸和笔,避免对话到一半还要分心找工具的窘境。在接起电话前先微笑,这会让声音听起来比较积极、有自信,来电者能透过电话感受到你的专业度。

接起电话时可以这么说:

Thank you for calling(公司名称) .(你的名字) speaking. How can I help you?

举个例子:

Thank you for calling Hopenglish. Silvia speaking. How can I help you?(感谢您致电希平方。我是 Silvia。有任何需要帮忙的地方吗?)

对话时要避免一心多用,有时盯着桌上的纸笔看不失为一种集中专注力的好方法。

若是来电者打错电话、或是要找部门内的其他人,别就这样挂上电话,帮助对方转接、或提供进一步的联络资讯。在转接时可以这么说:

Hang on one second please. (请稍后。)

Please hold, and I'll put you through to her office.(请别挂上电话,我会将您转接到她的办公室。)

若是要转接的人正好不在位子上,也别就这样结束对话,可以这样应答:

I'm afraid Charlie's not at his desk. Would you like to leave a message? (Charlie 目前不在位置上。您要留个讯息吗?)

He's busy right now. Can you call again later please?(他目前忙碌中。可以请您稍后再拨吗?)

He's at lunch right now. Who's calling please?(他去用午餐了。请问您是哪位?)

I'll let him know you called.(我会告知他您来电过。)

当下正忙碌无法抽身,这时不如就别接起电话。若是硬在处理事情的过程回应来电,不但不能专心对答,更有可能让来电者感到你的分心,造成不良观感。但若已经接起了电话,则可以这样回应:

It's nice talking with you. I've got a meeting now so I better run.(很高兴和您联络。我还有个会议,所以我最好要离开了。)

I'm sorry. I'm really busy right now. Let’s talk about this again in a few days.(不好意思。我目前非常忙碌。过几天我们再来讨论这个。)

记住以上礼节,并运用应答例句,就能让电话成为你建立形象、迈向成功的最佳利器!