给你的实用职场英文,只要掌握基本架构,把握五步骤,就能轻松写出让人惊艳的专业英文邮件!

想要叱吒商场,掌握电子邮件礼仪绝对是可以大大加分的技能之一。但有些细节你可能从未注意到,例如,你知道写邮件的时间点可能也会影响到整封信的调性吗?这部影片带你认识其他眉眉角角,让你轻松写出商用信件。

在正式书写商用信件之前,要先掌握几个基本原则与细节,但除了掌握基本原则,内文架构与书写方式才是最重要也最困难的,当然也不能忽略啰!那到底英文信件有什么元素是一定要包括在内,又有什么架构要遵循呢?本篇专栏告诉你!(推荐阅读:【职场学英文】安排休假与职场回归的七句实用英文

Greetings 称呼/问候

写信时,确认写信的对象非常重要,在一开始信件的问候就要确实称呼,才能让收信人感觉受到尊重喔。最常见的问候就是“Dear + 收信人,”例如:

Dear Mr. Brown / Miss Brown / Mrs. Brown / Ms. Brown

其中 Mr. 是指“先生”,Miss 称呼“未婚女性”,Mrs. 称呼“已婚女性”,Ms. 则是用在不确定婚姻状态的女士身上。

另外如果不确定收信者为何,可以这么写:

To Whom It May Concern,(敬启者)

Reason for Writing 致信原因

接下来可以稍微说明一下,为什么你会寄这封信,有什么主要的原因。有一个句型非常万用:

◎ I’m writing to…

可以这样用:

I’m writing to apply for the position of assistant fashion designer.(我写信来应征时尚设计师助手的职位。)

I am writing to ask for more details about your new product.(我写这封信是想取得您的新产品的更多细节资讯。)

Make a Polite Request 有礼地提出需求

商业来往,常常会有需要对方协助,或是要提出需求的时候,掌握以下句型,就可以有礼地说明自己的需求喔:

◎ Could you…

例如:Could you please send me the meeting minutes from our last meeting?(可以请您寄给我上次会议的纪录吗?)

◎ Would you mind…

例如:Would you mind scheduling a meeting for me with Mr. Gates tomorrow?(你可以帮我安排明天跟盖兹先生的会议吗?)

◎ Would it be possible to…

例如:Would it be possible to get a discount on bulk orders?(大量订购可以有折扣吗?)

Attaching Files 附加档案

信件最后若有附加邮件,也别忘了提醒收件者:

Please see the attached file.(请见附加档案。)

Please see the following attachment.(请见附加档案。)

Please find attached the file you requested.(请查收您所需要的档案。)

Closing 结尾

结尾有很多应用,可以参考除了 Best Regards 你还能这么用更深入了解喔!

了解架构、看过更多句型应用后,下次就能轻轻松松写出英文邮件啰!​