你常常觉得自己忙碌,工作却还是常常追着你跑吗?推荐给你三个高效率的心法,不再追着期限跑,你会发现把待办事项通通都划掉绝非难事。(延伸阅读:11个有效提高工作效率的方法

我习惯用 google calendar 来管理所有代办事项,方便又环保。

并且我有一种病,看到代办事项列在右手边栏位的时候,会非常想要把事情完成,否则就会浑身不对劲。看着他们一条一条被划掉,代表我完成的越来越多、进度越来越快,心里感觉只有爽快!(看到这里,如果你是老板,我想你已经很想把我挖角到你公司了吧?)

对我来说很习惯的事情,却经常听他人提起自己在完成任务上的困难,包括生活中的任务或是工作中的任务。他们经常伴随着叹气,告诉我:“唉!我无法理解,那种看到代办事项就想把它们铲除的心情,他们太巨大了,看到它们我只想逃啊啊……”

而这个结果就是,他们的行程表已经发展到一种失控的程度,让他们总是追着期限跑,期限复期限完全看不到终点。(延伸阅读:上班第一个小时千万不要做什么事?

“说真的,难道我不会想逃吗?”我问自己,又对自己回答:“嘿!好像还真的不想逃耶。”到底,这个差异在哪里?艾彼觉得自己有义务好好剖析一番,也写出来为正在和失控的工作清单奋战的上班族、个人工作者分享。

秘诀一、将任务拆解成小步骤

首先,别被看似困难、巨大的任务给唬住了!穿透它的表象,你就可以分辨他是由哪几个部分构成的。如果你正要发展一份企画书,不知从何下笔,1页如果太多,那么至少从一段开始吧?一段还是太多,那么不妨从一个标题开始呢?简单来说,只要有开始并且持续,离终点就不远了。

祕诀二、从最容易的开始

如果你不是像艾彼一样习惯倒吃甘蔗越吃越甜的人,建议你可以从最简单、最容易的步骤开始,循序渐进往困难的步骤挑战。困难的步骤完成是完成,但简单容易的步骤完成也是完成啊!谁说一定得先从困难的开始呢?并且当你集中所有注意力去完成简单容易的事情时,可以为自己建立一些自信心与控制感,这个称为“自我效能 self-efficacy”的感觉,能够帮自己面对即将面临的困难挑战。

祕诀三、一段有限且合理的时间

如果没有期限,事情就不会有完成的一天。若是这件事情在你的行程表上已经摆了一年,从来都没有动过,这件事情还有完成的可能吗?即便是前述提到的小步骤、简单的步骤,你也应该规定自己在10分钟、30分钟等不等的时间之内完成。否则很轻易就会认为:“这个很简单,应该一下子就处理完了。”实际处理时,却因为对期限的焦虑或琐碎的细节,而无法顺利完成,一下子就放弃,反而把事情越拖越久!

上面这些建议,是写出来与不知道该如何开始,总是被巨大困难给困住、无法开始的朋友分享的。晤谈中,我发现往往不这么顺利,总会有另一群人用一种熟悉的声音告诉我:“我都知道,但就是无法开始!”

如果你属于他们,也许你该想想自己拖延的动机是甚么?

是知道做不完时会有人来帮你完成吗?如果是,也许你应该现在就找这些人与你一起动起来,为这件事情尽点心力。是期待自己可以在最后一秒钟攻克这一切吗?如果是,嗯,那我想你的确是个冒险家,你应该很享受这种血压突然上升、脉搏突然加速后又在冒险结束后急速下降的感觉(既然对你不会是问题,就也不需要解决了)。

而亲爱的,如果你也不是这两者。我想许多时候,我们只是因为“太害怕不完美而无法踏出简单的第一步”罢了。想一想,让完美主义控制你的整个生活,真的值得吗?不让我们的代办事项满溢到整个生活,让我们必须被时间追着跑、追着时间跑,我们需要的只是一个,简单的开始!(延伸阅读:改变人生的一分钟:培养预见未来的影响力