为了明天要举行的英语会议,妳心中还是揣揣不安吗?先看看我们帮你准备的几个小祕诀吧!我们会陪你从会议的开始前准备,一路到最后要完成记录为止。所以,亲爱的,不要再害怕了,开心带着我们一起迈向明天的挑战吧!
文|巨匠美语
你是不是也有过这样的经验,跟外国老板或外国客户开会时,发现自己的英文程度不够好,但还是得硬着头皮写英文会议纪录呢?其实,写好英文会议记录,只要掌握以下几个技巧,可以轻松完成,也让你的老板刮目相看喔!(你会喜欢:《暖活》帮助腹部放松温暖的呼吸法)
会议记录 minutes
首先,会议的英文这个单字该怎么说? 会议记录的英文写法是:meeting minutes/minutes of meeting。但是很多老外会直接用 minutes,当老外说 Do you take minutes, please?意思是请你帮忙写会议记录。(延伸阅读:掌握五大原则,做出吸睛简报)
会议开始前
会议开始之前,多半会先追踪上一次的会议纪录内容是否有如期完成,这时候你可以说: To begin, let's quickly go over the minutes from our last meeting. (本次会议开始前,我们先检视上次的会议内容。)(延伸阅读:抛开“不懂”的羞耻心,练习厚脸皮学习)
会议记录重点
开会的目的就是为了进行讨论及取得结论,因此进行会议记录的成员必须注意下列几个一定要写的地方:
- discussion/topics:讨论事项与会议主题
- resolution:决议事项。
- actions by whom:列出谁应该负责哪一件事
- bullet points:摘要式的重点记录,内容要简洁清楚。
(小提醒:在会议上通过决议的固定说法是 resolution,这个字和“决心”有关,不可以用 conclusion 或 decision 这两个字,意思不太相同。)
会议记录须包含内容
在一篇英文会议记录中,应包含的内容及顺序如下:
- Date:开会日期。
- scheduled starting time:预计开始时间。
- actions by whom:每一件会议上讨论的事情都应该列出负责人。
- bullet points:摘要式的重点记录,内容要简洁清楚。
- place:开会地点。
- minutes:会议纪录。
- present:出席者:或是用 members in attendance。
- apologies:无法出席或者请假者。也可以说 Absent with apologies 或用 regrets,但不要说 take leave(请假)。
- discussion/ topics:讨论主题。此项目视会议情况也可用 announcements 报告事项。
- resolution:(针对上述讨论主题)通过的决议。
- date of next meeting:下次会议日。
- approval of previous meeting minutes:请大家确认上次的会议记录内容。
相关范例:
- CEO recommends: The organization stays where in the current location over the winter if not being able to find new facility by the end of this month.(营运长建议:月底前找不到新设施,本季继续待在公司原址。)
- Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 6/20.(员工需在周五前缴交报告。准备6/20的记者会。)
- After discussion, members agreed.(讨论后,全体出席者同意。)