进入职场后,是否发现和同事沟通有困难。但别让这件事成为你的职场绊脚石,一起来练习如何有效沟通吧!

别让讯息作茧自缚:抽丝剥茧沟通术

不论是国际组织或是一般职场,要如何让来自不同背景,以及拥有不同想法的人们一起工作,良好的沟通绝对是不二法门。沟通向来不是单向道,清楚的表达自己的想法,与完整的理解别人的讯息,都是很重要的课题。


图:OISTAT 国际剧场组织提供/Flor Dias 摄影

沟通,沟通,再沟通

要建立良好的沟通,除了基本的礼貌、尊重等,还需要耐性,以及抽丝剥茧的精神。无论是文字讯息或是口语讯息,也必须仔细判读每个字,有时需要多次的往来,才能完整表达彼此的想法。(延伸阅读:1句话,立刻说服他:顺利沟通的三大技巧!

在国际组织工作环境,除了上述的沟通守则,由于使用语言多、个人对于语言的掌握能力不同,难免增添隔阂,更需花功夫沟通。

国际组织中,通常会挑选一种语言作为共同的沟通语言,虽然大部分是以英文为主,也有部分国际组织会采取英文与其他语言(如法文、西语等)并行的方式。然而,无论选择了哪个语言,其通行语言不会是所有国际会员的母语。因此,国际间沟通交流通常需要更长的时间来彼此厘清语意。


图:OISTAT 国际剧场组织提供/Luned Evans 摄影

除了语言之外,沟通的方法以及语气也会随者撰写人的文化与背景有所差别。有些文化的沟通方法较迂回,沟通的内容如洋葱一般,需要一层层剥开才发现得到重点。例如亚洲国家的人通常讲话较婉转,常常绕了一大圈,说完了他的近况之后,重点只是想告诉你他因此无法帮你的忙。

然而,有些文化的人则是说话直接了当,刀刀见骨,重点明瞭,却有时带给人不近人情,或是咄咄逼人的印象。例如来自如纽约这种国际大都会的人,在你寻求帮忙时,可能仅会简短的说“I’m afraid I can’t help you”,也不给予任何的原因。因为对他们来说,原因并不重要,重点是他无法帮忙。

来自不同区域、不同文化的沟通方式本会不同,学会解读讯息时不加入太多的个人情绪,才能有效率的挑出重点。

沟通中,没有什么事是“枝微末节”

在网路的时代下工作,Email 是很重要的工具,尤其在国际组织中,当大家都分散世界的角落时,大部分的沟通都是依靠 Email 的书信往来。Email 的内容可以正式,可以随兴,端看双方的熟识度以及谈论的内容。然而,在撰写 Email 内容的同时,也不能忽略了其他可能让好事破局小细节。切记,在沟通中,没有什么事是枝微末节的,大至 Email 本身,小至寄件者名称设定,都是成功沟通的要角。


图:OISTAT 国际剧场组织提供/Flor Dias 摄影

1. 信件标题
Email 的标题看似微不足道,但事实上是整封 Email 的灵魂中心。试想一天涌进的上百上千封信的国际组织信箱,对于 Email 的标题语焉不详信件,多半就被当作是垃圾信等,被删除或忽略。特定的活动或是项目,若是清楚的写在标题中,除了让收件者了解问题的急迫性与重要性等,也得以快速地找到该项目的资料以做出最精准的回应。

2. 寄件者名称
寄件者名称是一个人的身分代表,连同 Email 的标题,是所有人在接收到一封信时的第一印象。一般而言,若是上班族,通常使用的是公司的 Email,寄件者设定可能是你的全名+公司名称等等的组合,如:“国际剧场组织-王大明”清楚的表明你的身分以及来历。对收件的人来说,若第一眼不清楚来信者是谁,很有可能就会忽略的这封信件,或当垃圾信删除了信件。


图片来源:pixabay

3. 信件署名
许多人会在 Email 的信件置入预设的签名档,表明身分、联络方式、公司资讯等。签名档固然方便,但其功用仅是提供额外的连络资讯,是无法取代署名的。于信件最后署名,不仅让收件者更明白来信者是谁,也是对沟通双方的尊重。(和你分享:把握每天的第一个钟头

4. 开头称谓
以英文信件为例,若知道收件者的名讳,信件的开头多半会使用“Dear Mr. Smith,”、“Hello Jenny,”等。若不清楚收件的人的名字时,可以使用最中规中矩的“To whom it may concern”,或是“Dear Sir/Madam”、“Dear(部门名称)Officer”等,都会比什么都不写,劈头直接进入内容来得恰当。

时间不只是金钱,更是尊重

沟通的时间很重要。成功的沟通,是利用最少的时间,得到最完整的讯息。而对国际组织而言,不仅沟通时间的长短很重要,沟通的时辰更是不能忽视的。


图片来源:Wikimedia.org

在任何国际间的沟通要开启之前,第一绝对要确认对方的时区以及时间。假设在台湾要与英国的会员联系,因为两地的时差为7小时,绝对无法在台湾的白天进行。若明白联系国家的时间时,有时自然不能期待所有的请求都能及时被回应。

除了时差之外,对各文化的节日也要有基本的了解。例如加拿大在11月初过感恩节,美国则是在11月底;复活节在4月初;中国新年每年会随着农历改变等。不仅是沟通时,一个国际组织在安排活动时,皆需要将这些条件考虑进去,才能较准确的衡量一个活动进行的时间轴。例如12月中到1月初是欧美的圣诞假期加新年假期,若有活动的准备阶段会经过这段时间,就必须考量到这段时间的进度会较缓慢的可能,或是在这段时间尽量减少欧美夥伴的工作量等。


图片来源:Freedigitalphoto.net

贴心比什么都重要

很多时候,沟通不一定是很严肃的。定期的问候,或是一句贴心的话语,有时能造成更大的影响。

贴心、善解人意其实都不是难事,重要的是需要有敏锐以及宽广的观察力。举例来说,当得知了在欧洲有严重的水灾,适时地去信关心当地的会员,便会让人倍感温馨。记住彼此的喜好或小习惯,有时也会带来意外的惊喜,例如了解某位会员特别喜欢喝茶,当送礼的时节来临时,茶叶便是不二之选。


图片来源:pixabay

在国际组织中,对各个文化的基本了解也是必要的课题。由于参与的人来自四面八方,且各自拥有独特的文化、宗教、习惯等。例如圣诞节是基督教的节日,“圣诞快乐”这样的祝福就不适用于来自伊斯兰教或犹太教的人。(一起来看:“用礼物跟神明交换愿望?”法国人看台湾的迷信文化

眼观四方,耳听八方,往往一个最小的问候反而是牵连国际组织人与人之间的最佳黏着剂。打开心胸接受不同文化的洗礼,并给予回馈,就是最佳的沟通方法。