如果我们不学会放下手机，保持专注，我们再也没有时间思考与创新；如果我们不预先规划我们的时间，其他的人或事，就会为我们填满每天的时间。
小小的行为，可以带来大大的改变。何不今天就开始“专心”呢？
本文经 创新拿铁 授权转载，文｜戴羽
早上起床，你做的第一件事是什么？相信很多人都会拿起手机，检查各种讯息和通知。手机已经成为我们生活中不可或缺的一部份，但是，它同时也是最主要的“干扰”来源。美国行为大师 Nir Eyal 认为，如果我们不学会放下手机，保持专注，我们再也没有时间思考与创新。
Eyal 热爱心理学、科技与商业的研究，也从事写作、谘询与教学，同时还是美国多家新创公司的顾问。Eyal 很了解我们是如何养成特定习惯的，毕竟他给新创公司的建议，就是如何打造让人上瘾的产品与服务（例如：社交网站与手机游戏）。而且，他还写了一本名为《钩瘾效应：创造习惯新商机》（Hooked: How to Build Habit-Forming Products）的书。
Eyal 近来在研究如何培养另外一种习惯；“在工作时保持专注”。他认为，在人工智慧迟早会取代大部分工作的时代，人类可以从事的只剩下那些需要高度专注力与创意的工作。因此，学会“保持专注”将是一项必要的技能。
创新点：不要为电邮做复杂的分类，简单分成“什么时间该完成”让我们能够在特定的时间才开始专注处理这些电邮，而不是随时都被“打扰”。
本文获 First Round Review 授权进行编译，原文为《Hack Back Distractions with Tactics from This Behavioral Designer》
本文 4 大重点：
- 填满我们的行事历，让我们能够专注在需要完成的工作上。
- 运用简单而明确的讯号，让同仁知道我们何时不想被打扰。
- 将电邮简单的分类为“今天”或“本周”，然后在规划的时间内处理它们。
- 设定“开放时间”，让我们可以减少干扰，同时可以发掘新的想法。
图片｜Photo by Eric Rothermel on Unsplash
1. 填满我们的行事历，让我们能够专注在需要完成的工作上
Eyal 常听到他人埋怨新技术让他们分心，社交网站的吸引力导致他们无法好好工作。但是，当他要求这些人让他看看他们的行事历时，上面很常是空无一物的。
Eyal 认为，在这个时代，如果我们不预先规划我们的时间，其他的人或事，就会为我们填满每天的时间。
因此，要“保持专注”，我们首先要从规划行事历。从我们起床那刻开始，一直到我们准备睡觉，每一天的每一分钟都应该被规划。当然，这并不代表我们不能做规划以外的事，但是，如果我们不规划，那我们就一定无法完成我们想要的事。
很多时候，我们会认为我们一定会记得有什么事需要完成，所以没有必要将它写入行事历。但是，Eyal 说：“知道要完成什么，和真的投入时间去将它完成，是两件截然不同的事。”
这是因为我们都只重视“产出”而忽略了每一项成功的产出，都需要我们花费时间去关注。假设我们需要完成一份重要的简报，我们可能会被数不尽的因素所影响。这些因素里面有的可控、有的不可控，但是我们唯一能确定的是，我们可以先规划出足够的时间，以关注这些因素。
要确保我们能够“事事规划”，我们可以准备一个可以每周重复使用的行事历模板。在这个模板上，我们首先要预留时间给需要专注力的工作。因为，这些工作需要的时间最容易被琐碎的杂事排挤（例如：回 Email、开会、和同事及工作夥伴喝咖啡）。
Eyal 认为，如果我们有必须要不被打扰才能完成的工作（例如：专案规划、撰写报告），那我们就一定要将这些工作放到我们的行事历上。否则，我们将不会找到时间去专心处理这些事。
另外，将要做的事写到行事历还有一个好处，就是让我们不用想，就知道接下来要做些什么。我们很常在要开始工作时，花很多的时间思考要先处理哪件事。透过先规划好处理事情的时间，我们就能够养成习惯，在某个时间做某件事。这样，我们可以确保不会遗漏任何重要的事，在要开始处理任何事情时，也不需要浪费时间思考顺序。
2. 运用简单而明确的讯号，让同仁知道我们何时不想被打扰
“规划行事历”是让我们“保持专注”的第一步，但是，我们难免还是会受到很多外部干扰而分心。这些干扰包括电话、电邮、各种手机上收到的通知、以及同仁忽然要“问一个问题”。
Eyal 认为，如果我们不设法避免这些干扰，我们就不能“保持专注”的工作。因此，Eyal 建议了一些很简单的方法来解决这些“外部干扰”。
在美国，因医疗相关而死亡的前三大因素是心脏病、癌症、以及处方错误。每年，共有 400,000 名病人因为药物的份量或类别错误而照成伤害，但是，大部份的医疗机构都将这件事当成是无可避免的人为疏失。
但是，美国加州大学旧金山分校 (UCSF) 医院中的几位护理师就决定深入的研究这个问题，并找出解决方案。经过他们的研究后发现，护理人员每次在给药时，平均都会被干扰 10 次，而这正是导致处方错误的最大原因。
试想，当一名护理人员在数十种药物中，要找出病人需要的药，或是在专心数每位病人需要多少颗药的时候不停的被打扰，我们就可以了解出错的机率会有多高。（如果还无法想像，我们也可以想像在数钱时，有一个人忽然问你一个问题，回答完问题后，很常我们就会忘了我们数到哪了！）
因此，他们用了一个很简单的方法来解决这个问题。任何医护人员在处理给药相关事项时，都穿上一件红色的外套，让同仁知道这个时候不可以打扰他。透过这个简单的方法，处方错误的问题就被减少了 88%。
Eyal 相信我们也可以利用同样的方法来让我们“保持专注”，特别是当我们身处在开放式办公室，每位同仁随时都能够来找我们聊天的时候。
老板们都在需要专注时将他们办公室的门关上。我们虽然没有个人办公室，但是，当我们需要专注处理某些事时，我们可以用某些讯号来告诉同仁们不要打扰我们。例如，我们可以贴一张红色的便利贴在我们的萤幕上，并让同仁们知道，看到红色便利贴时，就代表我们在专注工作，不希望被打扰。
3. 将电邮简单的分类为“今天”或“本周”，然后在规划的时间内处理它们
解决了同仁的干扰后，我们就可以进一步的减少手机与电邮带来的干扰。
Eyal 发现，虽然我们常常抱怨手机的通知非常恼人，但是，却有三分之二的人，从来没有调整过手机上任何的通知设定。Eyal 认为，我们只要花很少的时间，就可以移除一堆我们不需要的 App，同时减少被这些 App 的通知所打扰。
另外，一些工作用的通讯 App ，例如：Line 和 Slack 的群组，我们也应该关闭它们的通知功能。这些通知当然都很重要，但我们不需要每分每秒都被通知。
最好的处理方法，就是如上面所说的，规划出时间去处理这些通知。例如，每半天我们可以规划出 20 分钟去检视 Line 或 Slack 的讯息，然后回覆要处理的，而不是不停的被它们打扰。电话也是如此，如果我们的工作中需要大量的通话时间，那我们就应该特别为它规划出时间，而不是即兴式的处理。
当然，我们也应该为电邮规划出特定的处理时间，但是，由于现代的工作会需要我们处理大量的邮件，Eyal 也特别为电邮处理提出了不同的做法。
首先，Eyal 认为当我们收到电邮时，我们就应该为电邮分类。这个类别，不应该分得太细（例如：用不同的公司部门、专案、或是工作类别），反而应该简单的将电邮分类为“今天处理”以及“本周处理”就好。
如果我们不先为电邮分类，我们就会陷入重复的打开同一封电邮，然后决定要不要处理，然后再关掉电邮的回圈。但是，当电邮被分类后，我们就可以在预先设定的时间内，去处理特定类别的邮件。
Eyal 习惯在每天规划出一个很短的时段（例如：1 小时）去处理当天必须要回覆的邮件。然后，每周规划一个比较长的时段（例如：3～4 小时）去处理当周需要回覆的邮件。而每个周一的下午，就是 Eyal 的电邮星期一。在那段时间内，Eyal 会专注在回覆当周需要处理的所有邮件。
Eyal 认为，这样的规划，有助于我们在其他时间“保持专注”，而不被不同的“外部干扰”影响。
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3. 设定“开放时间”，让我们可以减少干扰，同时可以发掘新的想法
除了同仁、电话、电邮、通知之外，我们不时还会被很多人邀约“聊天”或“喝咖啡”。这些人可能是我们的合作夥伴、厂商、客户、甚至是长官们。Eyal 也不例外，在他出版了《钩瘾效应：创造习惯新商机》后，他发现有一堆的人想要请他“喝咖啡”。“如果我接受每一次的邀约，那我什么都不用做了。”，Eyal 说。
因此，Eyal 在他的个人网站上公布的“开放时间”，任何人都能够在那个时间区间内，预约 15 分钟的和 Eyal 聊任何事。这样做的好处是，Eyal 可以控制每周他花费多少时间“聊天”，不会因此影响他的“专注时间”。同时，也能够透过这些“开放时间”和有需要的人聊聊，发掘新的想法与机会。
Eyal 认为，如果有人要找我们“喝咖啡”，那他们的事情一定不会太过紧急，所以等到下一次有空的“开放时间”再聊也不会照成任何问题。更重要的是，透过等待“开放时间”，也可以让对方想清楚要讨论的事。很多时候，对方会在见面前，就找出解决问题的方法。而这样就更加减少 Eyal 的干扰了。
除此之外，这些“开放时间”也能够用来解决和同仁的沟通问题。当我们发现一些电邮上的讨论开始失焦，我们可以和大家说：“我这周有三段时间可以讨论这些问题，不如我们大家那个时候再做更深的讨论。”
Eyal 发现，很多时候，面对面的讨论能够节省很多我们浪费在来回电邮的时间。
在这个所有事情都讲求“速度”的年代，我们常听到“人类的专注力不如金鱼”。希望我们能够透过 Eyal 的分享，学会如何排除“外部干扰”，再次找到“保持专注”的方法。