谁说实习生只能做杂事？
建立好学、肯负责的工作态度，让实习不只是实习，而是往“专业工作者”迈进。
文｜张智钧
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录
晚安，Amanda。
我们前阵子正聊起了工作里所带领的实习生们。你总是说实习生让你不省心，需要带又要教，是额外的负荷，没有帮上忙。我想和你分享，我和实习生相处之间的不同看法。
我归纳出“协助实习生在企业实习大展身手”、“部门小主管带领时实习生可以做的三件事”和“进入职场之后的成人学习”三个篇章，并于中间穿插“小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录”和你分享。
我来自《摆渡人》Podcast 频道。摆渡人，拼了命活出自己的同时，摆渡人。
文章大纲
1. 协助实习生在企业实习大展身手
让实习生把自己当作正职，并把实习生当作正职
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——心态篇
2. 部门小主管带领实习生可以做的三件事
厘清为什么做和交付物
建立主动回报和定期回馈机制
协助实习生运用他的专业
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——实践篇
3. 进入职场之后的成人学习
给自己写必修课表，出自己的功课
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——学习篇
协助实习生在企业实习大展身手
让实习生把自己当作正职，并把实习生当作正职。
2016 年的时候在公司透过联合招募，从 264 位的潜在名单里中招募进了 14 位实习生，实习计画是为期 3 + 3 个月的形式，前面 3 个月是所有录取的实习生都会共同经历，而后面 3 个月则是部分时间和工作表现上，彼此都合意的情况下才会延长实习时间。
我记得当时公司的创始合夥人 Y，他在首次全员到齐、实习生第一天上班工作的月会上和大家说到：“只要你没有把自己当作实习生，把自己当作一位正职，那你就赢过 80 % 的同期夥伴了。”
“把自己当作正职。”这句话是神奇魔法。Amanda，这就是我们要告诉实习生的首要价值观。
很大部分的实习生会担心犯错、做错事情，不乏实习如此，正职的夥伴也时常表现扭捏和怯懦。在这数位时代、市场环境变动快速的年代，我们在组织里面所遇到的挑战，时常没有办法以“经验”来做出合适的决策和提出正确的解决方案，因为大部分都是陌生问题。
既然陌生，就没有 SOP、没有办法给予一定会成功的承诺、无法打包票，必然会有风险和尝试，反过来说，身为小主管、部门主管的各位，就很考验承担风险的能力和判断。
说远了，既然如此，当一位实习生把自己当作正职，而我们也将实习生当作正职看待，他总是尝试着解决问题，那么这位夥伴正朝着“专业工作者”迈进。
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小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——心态篇
成为实习生，你是不是有先把杂事做好？
把自己当作正职。
把“答应”视为你工作排序的最前面，这就是承诺。
将“时间安排”，当作一项工作任务。
忘记头衔，不要追求企业名牌，专注于可以带得走的能力。
设定目标：以成为正职或拿到推荐信为具体目标。
不要“讨好”上司。
保持联系。
部门小主管带领实习生可以做的三件事
建立主动回报和定期回馈机制。
有时候实习生的表现不佳，很有可能来自于 Amanda 你的指示并不明确。这段落我想一方面写给正在企业里面担任小主管的各位，一方面准备进入实习或正在实习的夥伴，也可以尝试着从我提到的观点中，试着揣摩组织运作的规则。
身为小主管，你的决定很多时候不是你的决定，于是在老板和实习生中间，你可以做这三件事情，用于沟通之间的风险预防。
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厘清为什么做和交付物
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建立主动回报和定期回馈机制
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协助实习生运用他的专业
厘清需求，确定工作流程。别急着埋头苦干产出没人要的档案。
首先小主管你自己接到任务的时候，一定要先厘清“为什么做”和做完之后要提交的“交付物（或指标）”是哪些。通常我在任务展开之前，我会做这三步骤：
厘清——做，能做好。
首先从任务本身找出主要关键。这步骤最重要的事情是提问，我们为什么要执行这项任务、要在多久的时限之内完成、老板本身对于任务本身有没有想像，快速整理之后，进到下一个阶段。执行——交，能准时。
在执行面一定要考虑三要素，时限、交付物（或指标）和谁去做。在专案管理之中常有人提到一句话方便记忆 "Who do what by when"，接着把资源和人力盘点之后，就可以进入执行阶段。检核——错，来得及改。
多数人都会记得最后去检查最后产出的“成果／成效”，我会建议你在专案进行到一半的时候，需要设立一个查核点，作为“风险控管”的指标。也就是说如果延宕 3 天、如果预算不如预期 20%、如果⋯⋯那么你可以启动 Plan B 或是提出支援需求。
在上述中的检核，要倚靠“建立主动回报和定期回馈机制”，有些企业里面有晨会、周会的习惯，实习生则有可能一周进公司 2 天或是云端工作，下一次看到实习夥伴又是一周了（也不见得能配合上周会），于是我们可以在既定的工作时间里，约定你和实习生“彼此”的回报机制。
他可以是以天为计或以事件为计。比如实习生他将协助你一起策划一场记者会，在专案中“场地确认”就是一个事件、“现场输出物料”也是一个事件，这些都可以当作即时回报的检核点。千万别等到了一周之后，才做一次确认，很多事情会让你惊吓。
定期回馈机制，关键是要从中协助实习生取得 Key Learning，通常我会搭配学习循环圈：Fact、Find、Feeling、Future 来引导实习夥伴，说出在专案之中看见什么、发现什么、感觉怎么样，以后可以如何运用在工作或生活上。
记得，别只在“出错”的时候回馈。要在做对了、超出预期、犯错了，都是很值得学习的时机，“对的”我们要找到如何保持和复制下一次成功；“错的”我们要找到调整和避免的方法。
而当你们有了定期回馈的对话时，你逐渐就会发现实习夥伴的专业在哪、思考逻辑是如何，这时候第三点“协助实习生运用他的专业”就能派上用场。
Amanda 当我们一起协助实习夥伴获得成就感和拥有好的工作表现时，也同时能够协助到我们的工作任务。
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——实践篇
追求你在实习期间的“职场代表作”。
主动争取工作任务，别只是等待别人交办你做事。
厘清需求，确定工作流程。别急着埋头苦干产出没人要的档案。
带着答案进会议室，让主管选，不要让他帮你想。实习，是实践过去所学，带方案去找主管，验证你的作法。
理论和成功案例都很美好，始终问自己“It's good idea, but How？”
犯错和实力评价，不总是成正比。你不应该怕犯错。
进入职场之后的成人学习
“火花”就是在这被交付重要任务时，被点燃的！
谈谈成人学习。我这里说的是离开了学校教育体制之后的学习工作，是的，我也将学习称之为工作。
在加入一间公司的时候，有许多的职场前辈建议：“不要说自己来学习的。”因为真的太奇怪了啦。其实啊，这中间有两个关键：
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不会有人告诉你必修和选修课表，从今天开始要自己安排。
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不会有人替你出功课，督促你缴交作业。你得自己给自己功课、每天做。
Amanda，而我们能做的事情是给予“一个表现的机会”。因为有目标，就有动机去主动学习和练习。我想到去年的时候，有位夥伴 Sunny 他在事隔两年才告诉我，她真的很感谢当时接下了任务，并且感动于我另一位同事是如此支持。
两年前有一场在学校的 2 小时演讲，主题是“社群经营”，当时 Sunny 是主要执行、负责的人，当然由她来和同学们分享，是最好不过的事。于是阿，公司主管便把这项演讲的任务，交付给 Sunny 由她来准备、担任当天的讲师。
“火花”就是在这时候被点燃的，过去 Sunny 只有“执行”的经验，还没有归纳总结她是怎么做、做什么，更别说怎么教了。
于是 Sunny 开始主动学习“如何演讲”、练习“演讲的技巧”和整场 120 分钟的架构、编排讲座中的小练习（做中学）、准备中间的笑点⋯⋯而这一切，仅仅只是因为，由主管给予的舞台和机会。
当天的讲座非常成功，可我更开心于 Sunny 独自完成了这项任务。她已经知道了该怎么为自己安排课表、出一份属于自己的功课了。
Amanda 我们接下来也可以盘点自己的工作项目，有哪些是我们在“容错率”可以掌握的情况下，全权交付给实习生们去执行，并全然的信任。
如同 Sunny 独立执行的演讲一般，他们会表现的让你超出预期。
小主管可以告诉实习生的 20 条工作备忘录——学习篇
把“挨骂”视为你负责任的一环。
不只问怎么做，多问为什么。比起埋头苦干，应该要去探索、知道决策的脉络。
建立自己的学习循环：学习、发现与归纳、实际运用、修正，找出职涯学习地图。
借用别人的资源和能力，成为一位专案管理的专家。（什么叫做资源：人、钱、时间）
从日常工作中归纳总结：实习的 Key Learning。
主动寻求反馈。
我和两位朋友也在《摆渡人》频道里面，录了一集〈实习根本不是你想得那样！〉我们在里面也讨论了对于企业和实习生双方，看待实习时的角色。
其中包含了大学生应该在就学时到企业实习吗？会不会只是一种跟风？对于实习的想像会不会和实际的工作体验有落差？企业可以如何面对和带领实习生？等等各种问题，妳也可以从里面听到摆渡人另外两位主持人的不同观点。
Amanda 欢迎妳在下一次遇到挑战的时候，我们在一块儿聊聊。我认为很多好的点子，都是从交换彼此所遇到的挑战和建议开始发生的。
就先约翰啦，晚安。