简报不能过于冗长

简报,顾名思义,就是简单的报告。不会复杂,也不会长篇大论。

以时间来说,最短五分钟,最长不能超过四十分钟。超过四十分钟,就不叫简报,而叫上课、训练了。

简报的目的不是把所有我知道的东西都告诉你,而是要让你知道我想表达的重点,影响你去展开行动、产生认同。所以,简报和训练不同。

用一个简单的判断来区分的话,“训练”重在学员的吸收程度及技能培养,讲师希望学员尽可能了解,手法较为平实。

“简报”则重在说明及说服听众,简报者确信要百分之百影响听众行为。手法上有时会较为夸大,但是要记住:“炫”是不得已的!千万不要为了炫而炫,反而模糊了焦点。

简报的目的在“说服”跟“说明”,换句话说,它一定有一个说明的主题和说服的对象,同时希望影响听众产生行动。像商务简报可能就是简报后希望你购买产品或服务,或是要你接受我的一个观念等等。

只要简报结束后达成了预期的目的,就具有影响力。

把握原则,简报并不难

先来举一个我在课堂上曾经演示过的案例内容,你也可以应用在公司例会或是激励内部团结的场合。

假设我在“高绩效团队的领导与运作技巧”这堂课,要针对前来受训的企业员工强调团队合作的重要性,我可能会这么说:

各位亲爱的朋友,你听过这句话吗?明星球员,光芒短暂;明星团队,史上留名。

一般大家常常听到“分工合作”,但我却要持相反的看法,我认为,“合作分工”才能真正发挥团队实力。

大家都念过小学吧!每当清扫工作开始前,老师会开始分配工作。

“第一组负责扫地,第二组负责拖地,第三组负责倒垃圾,第四组擦窗户,第五组搬桌椅,第六组要清蜘蛛网。好,大家开始打扫。”

结果,桌子没搬开,不能扫地;没有扫地,就不能拖地。没等蜘蛛网清完,每个人头上都是灰尘,地白扫了,玻璃也白擦了。没有整个教室打扫好,倒垃圾的工作就无法进行。

这就是分工合作时很容易遇到的状况。

在职场里,老板一定很会分配工作,每个人都会有自己该负责的事务。我们中国人常讲分工合作,但是分工其实是不能合作的。像我刚说的小学老师,工作分配得非常细,每个人都有自己的工作,但是,如果每个人只做自己的事,结果往往是互相干扰、无法合作。

所以,我提倡“合作分工”,先合作,再分工,这个做法会有完全不同的效果。

但如果老师说:“小朋友,你们全部先赶快把桌子搬开。之后第一组开始扫地、拖地,第二组趁这时候赶快去倒垃圾,第三组同时去擦玻璃,第四组去清蜘蛛网。我们务必在二十分钟内,把教室打扫干净。”

这种以创造团队成就为目标,再来依专长分工的做法,就是我所说的“合作分工”,相信会是比较有效益的管理文化。

我希望公司未来可以创造一种“合作分工”的文化,如果一个工作团队没有共同的核心目标,团队的价值就已经崩解了。

一个人成功,不如两个人成功;两个人成功,不如一个团队成功。
明星球员,光芒短暂;明星团队,史上留名。

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