每个人的时间都一样少、一样宝贵。将自己该做＆想做的事情，用“紧急度”与“重要性”分成四个象限，一步一步提升工作效率，完成梦想。
我常常跟资浅同事说，时间是越用越多的。他们都常觉得不解。这是如何管理工作效率及效能的问题。
因为要谈效能，这篇就例外一下，用有效率的条列式，整理几项我认为可以在办公室捕捉效率、创造效能的招式。
一、
刚当上主管的人经常会有这样的迷思：等我把下属教会，天都黑了，干脆自己来做比较快，也做得比较好，于是永远亲上火线，单兵作业。
但其实这是在剥夺下属学习的机会，除了把自己累死，对个人、对团队都没有好处，既没有效率，也不能创造效能。
反之，花些时间训练下属，让他们成为你的臂膀，同时也是在形塑团队的共识与文化，让你带领的群体可以承担更重大的任务，做好更多事。
二、
主管太晚给任务，最后一刻才说要做，这种最要不得。因为大家都忙，要大家临时煞住各自正在驾驶的车，匆忙换位去启动另一辆车，很容易让团队陷入混乱。
而在时间不够的情况下，想做出好成果几乎只能凭运气。最后一分钟才想到要做什么，是主管欠缺自律，让下属瞎忙往往只能换到不好的成果，变成全输的局面。这对效率与效能当然是一大打击，所以千万要避免。
三、
主管交代工作时含糊不清，这也是造成时间浪费、人力浪费，同时打击团队士气的一大原因。
事实是，没有人天生是别人肚子里的蛔虫，所以交代工作时一定要具体，具体的内容、具体的目标、具体的做法，让部属有所依循。
四、
主管很愿意说明工作，却讲得冗杂，抓不到重点，让下属一头雾水，这也是大忌。
说明任务时，必须要去芜存菁，把重要的事情列清楚。主管头脑清楚，团队做事就会条理分明，所以主管必须先训练自己。
五、
避免为了帮别人忙而延误自己的时程。在飞机上戴氧气罩时，要先罩好自己再照顾别人，工作也是一样。
我们往往因为怕破坏关系而不敢拒绝，但吊诡的是，在关键时刻不说 NO，戮力以赴的结果却可能导致信用破产。
拒绝是有技巧的，优质的说“不”具有积极的力量。
例如告诉客户这不是你的专长，某某人可以做得更好，征求同意后为之引荐。或者，清楚说明提供协助的所需配套，好比需要多少时间，需要哪些支援，让人感觉你不是推托，是有诚意想协助他完成工作。
有勇无谋地先做再说，或一味说好不敢反应真实情况，都是会导致后患的行为。
另一方面，要麻烦别人时也要有礼貌，要先询问对方是否有时间。不能一厢情愿地把事情赖给他人，或藉口说这件事很快，你先帮我弄五分钟等等，这样只会惹人讨厌。
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六、
科技很多时候是助手，但也有很多时候不是。有些事拨一通电话，五分钟就沟通完成，你传 Line，来来回回却花掉一小时。或者在网路上查资料，本来只需要两分钟，却因为旁边的推荐连结而分心，浪费了半小时。
又或者，一有什么事就赶快传 Line 给对方，认为对方看到就可以立即回应，这样可以增加效率，但白天 Line 晚上也 Line，干扰了对方的生活也不自知，很可能无形中破坏了彼此的关系，事后还要解释或道歉，反而得花更多时间去处理衍生的问题。
七、
减少无用的会议，con-call 能够解决的就不一定要碰面，视讯会议能够做到的，就不一定要出差。
八、
约开会时，不只要说几点开始，也要明订几点结束，这样能方便与会人士安排后续的时间，也能约束自己，让会议有效率地进行。
九、
用“紧急度”与“重要性”区分出的四个象限来检查自己的时间使用情况，这四个象限分别是：“紧急＆重要”、“紧急＆不重要”、“不紧急＆不重要”、“不紧急＆重要”。
“紧急＆重要”与“不紧急＆不重要”都容易判别、因应，在此就不提。
“紧急＆不重要”是时间管理中最需要对付的问题：我是不是经常在做紧急但不重要的事？
“想做”和“该做”的有没有先完成？如果确实已经马不停蹄还是做不完，那你应该跟主管谈一谈，找出问题的症结，或寻求主管协助，不要让其他人偷走你的时间。
十、
琐碎的事要选择有效率的方式，一次解决。
例如每个月要缴交水费、电费、瓦斯费等，就算住家楼下有便利商店仍可能忘记，而忘记缴费的后果更麻烦。像这样的琐事，就应该抽一点时间一次办好自动扣缴，省下后续的时间与心力。
同场加映：通勤就能搞定的六件小事，能提高效率，还能拥有好心情？
做这么多时间管理只有两个重要的目的：
一是能更有效率地处理掉紧急但不重要的事。这类事情处理起来所花的时间愈少，能处理的事项就愈多，熟练的速度愈快，自己的战力就愈能升级。
二是花在紧急但不重要的事情上的时间愈少，就愈有余力去处理真正重要的事，在重要的事情上展现能力，获得擢升的机会，拥有更大的舞台。琐事缠身是一种消耗，连带也会影响身心健康，怠慢了人际关系，削减生活品质。
人生也有不紧急但重要的事，这种事最容易被拖延。
我们知道应该要做，但始终任念头载浮载沉，迟迟没有行动，因为没有燃眉之急。这种事短期来看做与不做好像没差，做了会带来的美好彷佛很虚幻，但它仍有时机性。
不预先做准备，等哪一天从“紧急＆重要”与“紧急＆不重要”中抬起头时，有可能就来不及了。
你会喜欢：为什么“我喜欢”的事情，无法变成“我想做”的事情？
你是否一直想把英文学好？一直想回学校念书？一直想开始慢跑？一直想进行健康饮食？一直想早睡早起？一直想每天心无旁骛地陪伴孩子、家人两小时？
一直想写作？一直想去遥远异地自助旅行？甚或，一直想辞去目前稳定甚至高薪的工作，试着往梦想前进？
要实践“不紧急＆重要”的事需要远见与决心。清楚看到做到之后的益处，体认到那样的益处对自己的重要性，能改变自己，焕然一新，这是远见。
要在已然忙碌的行程中加进未雨绸缪的计画，势必要调整现有时间，这会带来新的压力，有新的挫折或打击要面对，度过这些要靠决心，用时间换取美好的决心。
这些事做起来慢，好像没有效率，但有计画地去做，效能会在未来展现。