本月吾思学院邀请“商业思维学院”的院长 Gipi 分享 “OTPR 敏捷工作法”,透过目标、时间、专案管理以及敏捷思维的方法,让我们重新成为自己的时间主人!

欢迎你来到吾思学院!每月我们会举办课程,吾思学院想要透过课程让大家照顾身心灵,也增进大家的专业!因为我们相信把自己照顾好、准备周全,才能影响更多人!

不知道你在工作上,是否会遇到这些问题:工作时间都在开会,自己手上的工作却要加班完成,时间管理永远都是挑战!或是在订定目标时不够明确与具体,一昧地追求数字成长,却不知道投入心力、时间,背后的原因是什么。

我们团队当然也有都会经历这样的历程,但因为梦想很大、就要把时间用的更精实,所以这个月我们邀请了“商业思维学院”的院长 Gipi 为我们分享 “OTPR 敏捷工作法”,让我们学习到实用的时间管理方法,一步步找回时间掌控权(看看我们的时间都花在哪里了?)

课程结束后,夥伴都受益良多,觉得 Gipi 分享的工作心法十分贴近职场生活,更有夥伴在课程结束时,已经现学现卖改变自己的工作方式了!现在就来和你分享“OTPR 敏捷工作法”的课程重点笔记,希望你也能学起来,带进你的生活与工作里:

什么是 OTPR 呢? O,代表 OKR; T,代表 Time Management 时间管理;P,代表 Project Management 专案管理;R 代表,Retrospective 回顾。了解这四个英文字母所代表的涵意后,就跟着我们一起往下看该如何运用吧!

O-OKR:目标管理,做最重要的事

OKR 这个名词,最近很流行,而到底什么是 OKR 呢? O(Objective)代表目标,KR(Key Result)代表关键结果。然而在目标尚未被定义清楚、揭露以前,行动都是无效的,我们做了行动,却不知道是为何而战,所以在设定目标时,我们必须善用 OKR,把目标与关键成果先定义清楚。


财富自由是我们的最终目标,而它的关键结果是可支配所得 >5 万 / 月以及被动收入占比 >40%,列清楚后就可以开始展开行动。图片|授权自 Gipi

T-Time Management:时间管理,控管与分配好时间

时间管理,意味着盘点手上任务,包含工作任务、个人目标、生活琐事,这三个任务在设定时需要问自己这三个问题:

一、在这个任务中,你是否有学到东西?

二、这个任务是否对你的工作成果有帮助?

三、这个任务是否与你的个人目标一致?

并将这先任务排定优先顺序,排序背后的原因是,当有突发状况时,能有原则去判断,哪些任务可以延后或是提前,辨别轻重缓急,让你不会因突如其来的变化而感到措手不及。

练习将工作任务、个人目标、生活琐事排序,当有插单时依据心中原则,决定是否要变更。

图片|授权自 Gipi

P-Project Management:专案管理,有效的计画与执行

在执行专案管理时,我们可以安排这些基础原则:

  1. 定义交付的产出(delivery and acceptance),将这项工作后会产生的结果交付给下属,让下属可以顺利执行。
  2. 估算工作量(work estimation)尝试将工作拆解,在估算时间与定义产出时会相对容易。
  3. 六小时原则,一天可排工作的时间是六小时,其他是缓冲时间。
  4. 不开会原则,与工作夥伴订定传递讯息、建立文件等规则,提升工作方法。

另外,Gipi 在这边传授团队都很受用的排定 Google Calender 小秘诀,如以下几张图说明:


每周日晚上排妥下周行程,并将周一至周五 9:00-18:00 设为工作时间。 图片|授权自 Gipi


排不满没关系,但要避免被动等待任务安排。 图片|授权自 Gipi


排完后,就开始按表操课执行每日的工作任务吧!图片|授权自 Gipi

遇到意外状况怎么办?!学习进行变更管理,调整前要记得任务的优先顺序呦!图片|授权自 Gipi

R-Retrospective:回顾活动,检视过去的成果

回顾,指的是觉察、行动、改善,回顾当时任务执行的过程,进行覆盘,推演各种可能性,并自我提问,理解为何每一天的计画是如此,从屡次的经验中学习,经过一周一周的调整,使自己成长,符合心目中的预期。

你以为回顾很容易,但其实要认真回顾并做出调整,可是要很大的毅力与决心来累积呢!像是 Google Calendar 时间管理法的回顾,就可以用以下表格来检讨自己的时间规划与执行状况,下一周马上进行调整。


透过每日回顾,确认自己是否有按表操课或省思没有将计画完成的原因,步步调整。图片|授权自 Gipi

结束后,团队夥伴给予了许多回馈,“有印象的部分是思考任务的三道题,透过三个面向更综合思考任务, 喜欢 Gipi 的举例很生活且很简单易懂!”、“我很喜欢规划行事历的部份,还有拆解 OKR 的部份,觉得很受用!觉得好合理好清楚阿!”

课堂上 Gipi 提及拿回时间主权,让我回顾过去的时间,都是由自己还是别人决定?

仔细想想,大多时候确实别人需要我协助时,我都会第一时间把自己的事情排开,立即给予相对应的帮忙,而使自己的事情延后。课程结束的周末晚上,我便开始尝试安排隔周工作事项,改变工作方式,让自己的生活步调更有节奏。

“OTPR 敏捷工作法”传授给我们的是一个工作上的方法,透过妥善安排自己的时间,做最好的运用,教我们如何订定具体目标,脚踏实地实践,最后透过一次次的覆盘,修改行事历,让我们在提升工作效率的同时,也能享有个人时间陪伴家人、伴侣、朋友。

然而透过课程,让我进一步省思的是我们的时间一天都是 24 小时、我们的时间都有限,唯有自己才能决定自己想要长成什么样子,唯有自己才能捍卫自己的时间,所以我愿意花时间、花心力投入我认同的事情,因为我心目中有我想成为的样子,那你呢?你愿意投入时间在什么事情上?

喜欢这次吾思学院所带来的工作心法吗?欢迎分享给周遭的亲朋好友,跟着我们一起做时间的主人,我们下次上课见!