即使想要追求效率,也不要把自己的行程排得满满的。记得留给自己休息以及反思的时间。

文|叶武滨

原来时间也能分类,多数人都不懂的时间五分类

优秀的时间管理者,可以把一天时间分为四类:休息时间、固定日程时间、弹性事件时间、留白时间;卓越的时间管理者还会有第五类—反思时间。

一、休息时间

那些无论如何都必须花费的时间,例如:吃饭、睡觉和运动等,这类时间的支出是为了维持人最基础的生命运行能量,它的作用是补充精力、消除疲劳,这部分时间占了时间总量的很大比例。

以一天为例,一个正常的成年人平均每天需要睡八个小时左右,加上睡前醒后的缓冲时间,他们一天花在睡眠上的时间,大约在九到十个小时左右。每天三顿饭,加起来大约会花我们一到两个小时。想要身体健康、身材健美,我们每天至少需要一个小时的锻炼时间。

这么算下来,一天二十四个小时,至少有十二到十三个小时是我们必须花费的休息时间,这还是比较自律的人;如果是自制力不够好的朋友,作息无规律,加上睡前玩手机,早上赖床,那么一天要花费十五到十六个小时。

每天因为失序和不自律而浪费的三到四小时,就是时间的黑洞。

同场加映:“睁开眼睛就想滑手机”生活心理学:你会不会其实把世界看得比自己还重要?

因此,想要避免时间黑洞,我们建议社团学员要有规律的作息,最好做到早睡早起。古今中外的许多名人和伟人,例如曾国藩和富兰克林等,都有早睡早起的习惯,曾国藩日程中最后一条是夜不出户,富兰克林的作息则是每天晚十早五。

同样的,我也是一直这么要求自己,无论在世界的哪座城市,我都会很快地根据当地的时间来调整自己的作息,与日同起,与月同眠。并且在早起或睡前,我还会留出三十分钟的第五类时间,来反思过去的一天,以及计画明天要做的事。

二、固定日程时间

那些执行事先计画好的、拥有明确截止日期的重要事件时段,称之为固定日程时间。例如:写稿、做教材、提前订了时间的会议、与他人的约会等等。

这类时间基本上属于上一章提到的 A 类事件。

在上一章中,我讲到了我大儿子鸿儒去参加 USAP 比赛,因为他平时学业繁重,没有太多时间准备,于是在赛前冲刺阶段,我们特意为他制定了一套训练计画。

本来那段时间我们一家原本的计画是去滑雪,并陪伴大儿子鸿儒准备 USAP 比赛的,但是鸿儒为了准备比赛,到了滑雪场的第一天,他选择了放弃滑雪。大年初一,他用 ABC255 专注力训练法进行赛前准备。扣除固定休息时间,鸿儒一天完成了十个 255 高能专注时间。

一个人一天有二到二.五小时的效率高峰期,经过训练后,可有四到八小时的高能时间,但我建议你正常情况下一天控制在二到四小时。

你会喜欢:当代时间管理思维:在最有价值的时间,做最有价值的事

所以,为有明确截止日期的重要事件,留出的专门固定的时间,应该选在一天中的高能时段,并且尽可能地排除干扰,同时要保持空间的安静整洁。


图片|来源

三、弹性事件时间

完成那些计画内,但没有固定截止日期的事件的时间,称之为弹性事件时间。

这类时间主要用于处理生活和工作中不太紧急的事务,处理的时间可以前后调节,但最好是提前处理。例如:订机票,虽然提前和推迟一两天差别不大,但提前处理不仅有低价机票,同时也了却一桩心事,免得占据我们的思维频宽。

四、留白时间

给那些计画之外的突发状况紧急事件预留出来的时间,称之为留白时间。一旦有紧急事件发生,我们可以用这段时间来应对,而且还不影响原有计画的正常执行,所以它的意义就等于高速公路上的应急车道。

这里我想要说说英国的交通。英国的乡村非常美,但路却很窄,而且车辆的通行速度都很快。英国的很多乡间公路上都有圆环,来自四面八方的车会很自觉地等视野里圆环中没有车之后,才会进入。这种通行方式看似慢,但一旦自己的车进入圆环,就毋须担心其他车辆进入,可以快速通过。

这种交替有序与时空留白,有效地提高了来往车辆的通行速度和安全性,维护了“秩序”的价值。

很多时候我们满满的行程计画被打乱,就是因为没有给自己预留留白时间,以缓解意外紧急事件的冲击,导致自己的内心和行为失去了原有的秩序。

我经常做“空中飞人”,一次和阿联酋航空的空服员聊天,得知他们的排班表就严格遵循了为紧急事件留出应对时间的机制。

据说,每个空服员每月大概要飞六趟,公司系统会根据航线需求和人员的技能,自动匹配每个人的工作,提前安排好前面五趟航班,最后会留有一趟航班不做具体航线安排,因为每个人都有可能被随时“抓”到某个航班上,去为别人代班,而他们每个人都可以在起飞前的四小时内取消自己的工作,原因可能是生病、家里突发急事,甚至是心情不好。

当发生有人不能按时到工作岗位上的情况时,因为有这种留白机制,航空公司也能快速地调配另一个人补替。公司运行井然有序,不受任何影响。这比起另外一家中东航空公司需要空服员十二小时待飞显得更科学与人性化。

因此,我强烈建议大家不要做太满的日程计画,要给自己留出一定的留白时间,以应对突发状况,这样就能活得更加从容淡然。

五、反思时间

为了保证计画内的事件被优先执行,我们还需要做到每日反思,保持进步。如果你在时间九段的第一段位,训练自己专注做一件事,通过25 + 5的回圈就可以评估。如果你在第二段位,通过一天的五色安排,基本就可以评估自己的高能要事表现。

随着计画周期的扩张,你需要进一步引入每日反思的系统,苏格拉底说:“没有反思的人生不值得过。”人对结果的创造不是一开始就能做到极致,这是一个不断精进的过程。脑中有计画,然后行动,有了结果后,需要与计画的预期目标做对比,如果发现结果与预期有偏差,这时就需要透过反思调整计画或改进方法,然后再行动。

推荐阅读:就算工时长,也不一定能做完?你需要的六个提升生产力秘诀