“一天要查好几次邮件”怎么高效处理工作中琐碎但重要的小事？

文｜李奥・巴伯塔

如果你一天到晚总是在查邮件、收讯息，你什么事也做不完。如果你决定只在固定的时间查邮件，其余时间都不管它，才可能做完真正重要的工作。

我建议你提前确定每天要查几次邮件，分别在什么时候查。下面是一些小诀窍：

每天查邮件的次数

每天查邮件的次数取决于你的工作类型。如果你每天只查一次邮件就行，那最好了。这样一来，你被邮件打扰的可能性最小，处理邮件的效率也最高。

但对大多数人来说，每天查两次会更实际一些。有些人可能需要多查几次，因为他们的工作指令是透过邮件发送的（例如客服人员）。这些人可以限制每小时查一次邮件，例如每个整点后的前十分钟。

还有一些人查邮件的频率可以少于每天一次，例如两天一次、每周两次，甚至每周一次。如果你认为自己属于这类人，那就充分利用这个优势，严格设定查邮件的次数。

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查邮件的最佳时间

我发现，如果每天查两次邮件，上午十点和下午四点是最佳时间。这样一来，你就可以在将近中午的时候弄清有哪些紧急邮件，然后在下班回家前全部搞定。不过，每个人的作息时间不一样，你应该根据自己的工作习惯、排程和特定需求，弄清最适合自己的时间，然后坚持下去。

避免一大早就查邮件

提高效率的祕诀之一，就是不要在一大早查邮件。这是一条非常好的建议。一大早就查邮件，邮件就会主宰你接下来的排程，你就不能自己决定当天的“首要任务”了。你会被邮件束缚住，难以脱身。

然而，大多数人都无法抑制一大早查邮件的冲动，因为他们已经上瘾了。尽管这个问题普遍存在，但你完全可以克服：第一步是弄清你查邮件的目的，在打开邮箱前先停下来想一想；第二步是做出更明智的决定，想一想你是更愿意查邮件，还是更愿意实现终极目标。

如果你能专注于完成“首要任务”，推进“唯一目标”，而不是查电子邮件，你就会离实现梦想更近一步。

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关闭新邮件提醒

大多数电子邮件程式都会发出提醒，例如发出声音、快显视窗或闪烁图示，告诉你新邮件来了。如果你现在还在使用提醒功能，我强烈建议你关掉它，这会打断你的工作，让你把注意力转移到某人发来的邮件上，而不是自己决定要做的事情上。关掉提醒，只在固定时间查邮件，这样你才能完成更多的工作。

如何持续这个习惯

嘴里说每天只查两次邮件很容易，但要真正做到就难多了，因为时不时查邮件早就成了人们一种根深柢固的习惯。

怎样才能坚持少查邮件？你可以花一两个星期专心养成这个习惯。写一张标语贴在墙上：“除了上午十点和下午四点（或者你选定的其他时间），绝对不查邮件！”当你发现自己习惯性地打开邮箱时，马上停下来，做几次深呼吸，重新集中精力做手上的工作。这么做的结果是，你能完成更多的工作。