风靡职场的“番茄工作法”，简单步骤跟着做

传统的番茄工作法为 30 分钟：25 分钟工作、5 分钟休息。

每天开工之际，从事项盘点表挑出想处理的事项，区分优先顺序，写进今日工作表（图表 3）。

图表 3：今日工作表

展开第 1 个番茄钟

把番茄钟设定为 25 分钟，开始做今日工作表上的第 1 项事项。无论有几个人在用番茄钟，该能清楚看到剩余的时间（图表 4）。

图表 4：能清楚看到剩余的时间

番茄钟不可打断：就是 25 分钟全拿来工作

番茄钟不可分割：没有半个番茄钟或四分之一个番茄钟这种事，最小单位就是 1 个番茄钟。

如果番茄钟被打断，该视为失效，就像从未设定过，然后你该重新设定一个新的番茄钟。

当番茄钟响起，你就在刚才所做的事项右边画叉，休息 3 至 5 分钟。

此外，番茄钟响表示当前的事项确实完成（虽然仅是暂时完成），不可以再“多做几分钟”，就算多几分钟就能做完也万万不可。

图表 5：第 1 个番茄钟

这 3 至 5 分钟是脱离工作的必需时间，供头脑消化吸收刚才 25 分钟的工作内容，而且你能趁机做点有益身心的小活动，以便在下一个番茄钟时段发挥最佳表现。

这类小活动包括起来走一走，喝杯水，想像下一次假期去哪里玩，深呼吸或伸展筋骨，跟同事聊天说笑也不错。

休息时间不适合很费心神的活动，例如：别跟同事聊工作、别写重要的电子邮件、别打重要的电话，诸如此类，免得妨碍头脑整合，损及下一个番茄钟时段的专注度。

你该做的是把这类事项列进事项盘点表，标注特定的番茄钟时段来做。在休息时间，不该继续想前面番茄钟时段的事项。

当休息时间结束，把番茄钟设定为 25 分钟，继续处理手头工作，直到再次钟响，然后在今日工作表上再画一个叉（图表 6）。休息 3 至 5 分钟，再进行下一个番茄钟时段。

图表 6：第 2 个番茄钟

每 4 个番茄钟时段，安排一次长休息

每做完 4 个番茄钟，进行一次 15 至 30 分钟的长休息。

这段休息时间很适合拿来整理办公桌、去咖啡机弄杯咖啡、听语音信箱、检查电子信箱、进行呼吸练习、出去走一走，不然单纯休息一下也行。

重点是别做任何复杂事情，否则头脑无法重组整合，下一个番茄钟时段就难以发挥最大效能。休息时间显然不该继续想前面番茄钟时段的事项。

图表 7：第 1 组番茄钟结束

完成事项

一个接一个时段继续工作，把该事项做完，然后从今日工作表上划掉（图表 8）。

图表 8：完成一件事项

特定情况的处理方式：

如果番茄钟还在走，事项就处理好了，则适用这条基本原则：番茄钟开始后，一定得响。你不妨趁机做到更尽善尽美，拿剩余时间检查工作成果，稍作加强，温习所学，直到番茄钟响起来。

如果你在前 5 分钟就大功告成，认为这事项其实在前一个番茄钟时段就处理完了，而且不值得再修改，则可当例外，这个番茄钟时段不必列入表中。

目前这个事项做完之后，开始做表上的下一个事项，再下一个事项，每个番茄钟时段和每 4 个番茄钟时段后都要休息（图表 9）。

图表 9：完成数个事项

记录

每天结束时，完成的番茄钟工作可以印出来留存。更方便的做法可能是用电子表格或资料库，并从事项盘点表里删除已完成的事项。记录与追踪的内容则依目标而定。追踪记录的初步目标，可以只是记下各事项所用的番茄钟时数。

换言之，你可能想呈现每个事项所费的精力。这时，能用的栏目如：日期、开始时间、事项类别、事项内容、实际用的番茄钟数目、成果备注、改进方向或可能难处（图表 10）。这个初步记录视需求而定，拿笔在纸上列出来也很容易。

图表 10：纪录表

如果马克当初没记是何时开始做某个事项呢？

以番茄工作法来说，事项（或番茄钟时段）的开始时间不必然得记，重点是记下实际用的番茄钟数目：实际精力。

这是了解番茄工作法的关键。由于每天至少追踪一次，回想开始时间并不难，而且是满有益的头脑体操。

高效诀窍：谈到回想开始时间，有个实用技巧：从最后一个事项开始，一路往前回推到第 1 个事项。

改进

透过纪录表，我们能观察自己的实行与安排状况，有效精进。比方说，你可以自问一周有多少番茄钟时段用在工作事项和尝试新事项、平均一天实行几个番茄钟时段，诸如此类。你也可以衡量各部分是否有效实行，若无帮助或可省略。

举例来说，根据图表 10，马克花 10 个番茄钟时段在撰写、调整与浓缩〈如何学音乐〉一文，似嫌太久，其实大概只须花 9 个以下的番茄钟时段就能写好文章，空出 1 个以上的番茄钟时段去做其他事情。

马克可以自问：“下一篇文章我要事半功倍，花更少力气，却能写得一样好，但如何达成？哪部分要删掉？哪部分真有用？哪种调整可提升效能？”

这些提问有助于改进工作方式或读书方式。

在一天的最后，记录（及之后的改进）不该花费超过 1 个番茄钟的时间。

图片｜Photo by Frank Busch on Unsplash

番茄工作法的本质

番茄钟标记时间的经过，衡量时间的刻度。若加上人数与事项，则变成衡量精力的刻度。

经过计算，我们能说一项工作是花几个“个人番茄钟”、“双人番茄钟”或“团队番茄钟”，分别表示所费的精力。不同人数所须的精力各异，工作量无法加总或比较。

当工作是由单人、双人或团队完成，背后的分工合作不同，沟通协调各异，所以个人番茄钟、双人番茄钟与团队番茄钟无法直接换算，没得相提并论。

高效诀窍：假设我们想计算单人、双人或团队工作的开支，按工时金额，所费的精力能拿来比较与加总。

比方说，一项工作耗费 2 个“个人番茄钟”与 3 个“双人番茄钟”。从精力而论，个人番茄钟与双人番茄钟无从比对或加总。然而，如果替工时设定金额，例如：每个时段 10 美元，则这工作得花 2 个“个人番茄钟”乘以 10 美元再加上 3 个“双人番茄钟”乘以 10 美元，总价便是 80 美元。

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