电子信箱里头总是有堆积如山的信件待处理,让你一点也提不起打开的兴趣吗?Inside 先前曾报导小助理每天处理八百封信件的原则,Facebook 创办人 Mark Zuckerberg 的姊姊 Rendi Zuckerberg 亲自现身说法,教大家快快大扫除,关机开趴去。
(推荐阅读:来自 Facebook 产品设计总监的“管理宣言”

不,不如让 Party 从删除第一封信就开始。择定一天黄道吉日举办“收件夹大扫除派对”,邀请同事或三五好友下班来家里边喝酒边欣赏你在信件海中自溺而后自救的伟大情操,把这件苦差事变成普天同庆的乐事吧!

首先来处理一些早该处理的信:

  1. 过去因为鬼遮眼按下订阅,或在注册帐号时忘记剔除勾勾的网站电子报,一个一个揪出来,取消订阅。
  2. 你曾在任何组织、清单或优惠券网站留下个人资讯,导致每天都接到他们肆无忌惮发射过来的信件吗?请别再有我会错失好康的迷思,立刻移除自己的资讯,那些折扣没什么了不起,需要的时候上网搜寻一定找得到。
  3. 建立过滤机制和资料夹,自动分类电子邮件。
  4. 关闭电子邮件通知,你不需要分分秒秒掌握谁把自己标记在相片上了,又有哪架飞往夏威夷的班机大降价了,打开你经常造访的各类网站,进入个人设定页面,取消电子邮件通知。

解决完这些无关痛痒的商业广告信后,接下来,一定还有很多令你左右为难,无法大刀阔斧直接砍掉的信件。但头都洗一半了,

坚持下去,完成任务:

  1. 同事请求协助、亲友请求介绍工作、外来组织请求赞助活动⋯⋯这些信件你既不想答应,又不好意思拒绝,只好束之高阁,任其躺在信箱里面发霉。把这些信归档到“say no”资料夹,接着请个与上述人士毫无接触的朋友分类帮拟草稿,他们彼此既然非亲非故,下笔说不自然轻松写意,往后你也只要复制贴上依情况稍加修改就了事,有没有觉得瞬间减轻负担?
  2. 虽不紧急,但还是需要回覆的信件很多,也很容易被每天汹涌而至的新信排挤到第二页第三页,从此就遭人遗忘。把它们丢到“待回覆”的资料夹,如此一来主页面变得清爽,也有提醒自己的作用。
  3. 网路经常令人躁郁,所以让你感觉良好的信件虽然肤浅,不过还是有存在之必要,为它们建立“加油!”资料夹,以后心情奇差无比的时候翻开,会有意外惊喜。

信箱终于清洁溜溜,但持之以恒才是最困难的事情。现在固然有一堆协助整理电子信箱的 app 或网页工具,不过就像清扫房间,如果不保持好习惯,过没几天一定有乱糟糟。

此外,试着限制自己每天检查信箱的次数,事实上这反而有助于你更专注在工作上,从而提高生产力。最后,Rendi Zuckerberg 建议:

适度拉开与他人的距离,我们都不是回信机器,我们都是需要好好生活的人。

 

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〉〉主管不说,但你一定要懂的事:电子邮件主旨明确
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原文连结:Getting to inbox zero
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